Kluczowe wyzwania przy wdrożeniu systemu WMS

 

Wielowymiarowość i złożoność procesu, konieczność integracji z innymi systemami i modułami czy wreszcie osiągnięcie porozumienia i uświadomienie sobie potrzeb klienta – wdrożenie systemu WMS wiąże się z szeregiem wyzwań.

 

Które z nich należą do tych najpoważniejszych? Szczegóły całego procesu przybliża:

 

 

Adrian Borek

kierownik projektu z działu wdrożeń

 w Logifact-Systems

Na samym początku warto ustalić i wyraźnie podkreślić, że wdrożenie systemu WMS owszem, jest trudne i pracochłonne, ale korzyści z uruchomienia tego oprogramowania przewyższają potencjalne bariery, przeszkody i ograniczenia, z którymi trzeba liczyć się na poszczególnych etapach wdrożenia. To, co klient zyskuje po uruchomieniu systemu zarządzania magazynem, zdecydowanie rekompensuje cały podjęty trud!

 

• System zarządzania magazynem – jak działa?

   

Rozważań o kluczowych wyzwaniach przy wdrożeniu WMS nie sposób nie rozpocząć od wyjaśnienia, jak właściwie działa taki system i co zyskuje magazyn, „wzbogacony” o takie oprogramowanie. Gdybyśmy spróbowali opisać, czym jest oprogramowanie do zarządzania magazynem w jednym, krótkim zdaniu, moglibyśmy sprowadzić się do następującej definicji: to oprogramowanie, które pozwala na sterowanie, wsparcie i nadzór pracy magazynu, dzięki czemu magazyn działa sprawniej i wydajniej. To oczywiście uproszczenie, na którym nie zamierzamy jednak poprzestać, bo kwestia Warehouse Management System jest o wiele bardziej złożona i wielowymiarowa. Przejdźmy więc od wyjaśnienia ogólnego do szczegółowego.

System WMS stanowi rodzaj zintegrowanego programu, zarządzającego procesami magazynowymi oraz śledzącego i analizującego stan realizacji tych procesów. Oprogramowanie nie tylko zbiera informacje, ale również dostarcza je w trybie on-line pracownikom odpowiedzialnym za pracę magazynu, dzięki czemu mogą podejmować możliwie optymalne decyzje w zakresie sterowania procesami magazynowymi. System proceduje te decyzje i przetwarza je na zbiór zadań dla pracowników magazynowych, dysponujących terminalami (wózkowymi lub ręcznymi), a także archiwizuje i dokumentuje realizację każdego poszczególnego zadania. Umożliwia to analizę danych historycznych i podejmowanie decyzji mających na celu dalsze usprawnienie pracy magazynu.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu WMS to oczywiście szeroko pojęte usprawnienie pracy magazynu. Na to pojemne pojęcie składają się zwiększenie wydajności, eliminacja tzw. czynnika ludzkiego, który może prowadzić do błędów podczas kompletacji zamówień, możliwość wyjaśniania ewentualnych nieporozumień, przyspieszenie realizacji zamówień, nadzór nad terminowością, czy kontrola stanów magazynowych.

 

• Wyzwania przy wdrożeniu systemu WMS

   

Tak naprawdę wyzwania przy wdrażaniu systemu WMS mogą pojawiać się na każdym jego etapie i dotyczyć każdego obszaru, więc jest ich całe mnóstwo. Gdyby jednak spróbować wytypować najważniejsze i te, które występują najczęściej, można ograniczyć się do kilku kluczowych barier i ograniczeń.

Pierwszym z nich jest bez wątpienia szeroko pojęta złożoność i skomplikowanie procesów magazynowych. Odwzorowanie ich jest czaso- i pracochłonne, a ponadto bardzo często idzie w parze z licznymi integracjami systemu WMS – systemem nadrzędnym (na ogół ERP) czy programami kurierskimi. Nowocześniejsze magazyny wymagają również integracji WMS z automatyką (regałami automatycznymi, przenośnikami czy sorterami).

Druga kwestia to sam fakt, że we wdrożeniu występuje wiele stron. Proces nie ogranicza się tylko do kooperacji klienta oraz dostawcy oprogramowania do zarządzania magazynem, ale angażuje również innych interesariuszy i ściśle wiąże się z dotrzymaniem terminów dostarczenia określonych rozwiązań. Zilustrujmy to przykładem: nie można prawidłowo wdrożyć przygotowanego systemu WMS dla magazynu z automatyką, w którym konieczna jest bezbłędna integracja systemu WMS z systemem klasy MFC dostawcy automatyki, bez w pełni przygotowanych i przetestowanych układów automatyki, co oznacza ich ukończony montaż mechaniczny, elektryczny i zatwierdzone testy ruchowe na poziomie MFC. Wdrożenie systemu WMS może stać się też niewykonalne, jeśli zabraknie gotowości którejś ze stron. To czasami się zdarza, a wówczas szuka się możliwie najwygodniejszego dla klienta innego terminu uruchomienia.

Po trzecie – absolutnie fundamentalną kwestią jest utrzymywanie jak najlepszych relacji z klientem. To nieodzowne dla pomyślnego przebiegu współpracy! Dobra relacja z partnerem biznesowym pozwala nam lepiej go zrozumieć, a jemu – zaufać nam i zdać się na nasze doświadczenie. Taka postawa szybko procentuje i ma wpływ na sprawne produkcyjne uruchomienie magazynu i systemu WMS. Musimy pamiętać, że wspólnie z klientem „gramy do jednej bramki” i przyświeca nam wspólny cel. Słuchajmy więc klienta, bądźmy uważni, cierpliwi, otwarci na jego potrzeby, ale i gotowi, by wyjaśniać wątpliwości.

Czwarte wyzwanie to konieczność mierzenia się z tzw. zdarzeniami losowymi i niezależnymi od nikogo okolicznościami. Przykładu nie trzeba długo szukać – to, rzecz jasna COVID-19. Zwłaszcza na krótko po wybuchu pandemii wielu klientów przesuwało uruchomienie systemu WMS przez niedostępność swoich pracowników, zachorowania i kwarantannę.

 

• Wdrożenie systemu WMS – ile trwa?

   

Nie ma dwóch takich samych wdrożeń systemu WMS, bo każdemu towarzyszy cały szereg zmiennych: branża, w której działa klient, specyfika i wielkość magazynu, liczba pracowników magazynowych czy dotychczasowe oprogramowanie, z którego korzysta. Oczywiście w wielu przypadkach można wyodrębnić pewne części wspólne, ale w szerszej perspektywie do każdego wdrożenia trzeba podchodzić indywidualnie.

Tak samo, jak nie ma jednego przepisu czy wzoru na udane wdrożenie systemu WMS, tak nie da się, uogólniony sposób, określić, ile taki proces trwa. W tej kwestii również nie ma innej odpowiedzi niż „to zależy”. Długość wdrożenia systemu WMS jest bardzo różna i jest uwarunkowana złożonością procesów magazynowych.

Przyjęło się, że dla magazynów o mniej skomplikowanych procesach pracy uruchomienie przygotowanego wcześniej oprogramowania, razem z testami własnymi, poprawkami, optymalizacją i szkoleniami pracowników aż po finalne uruchomienie produkcyjne i asystę powdrożeniową, może trwać około dwóch – trzech miesięcy. W bardziej skomplikowanych przypadkach, większych i „trudniejszych” magazynach taka implementacja może zająć nawet ponad pół roku!