Proces wdrożenia – najczęstsze bariery na etapie współpracy?

 

Proces wdrożenia systemu informatycznego klasy WMS jest wielopoziomowym, złożonym i bardzo poważnym przedsięwzięciem. Aby system informatyczny został prawidłowo uruchomiony i oferował najwyższą możliwą funkcjonalność, konieczne jest nie tylko poniesienie materialnych i niematerialnych nakładów inwestycyjnych, ale również zmierzenie się z kilkoma istotnymi barierami. Na łamach naszego bloga omawia je Paweł Klimczewski, dyrektor ds. wdrożeń w Logifact-Systems.

 

 

 

 

Paweł Klimczewski

Dyrektor ds. wdrożeń

 w Logifact-Systems

 

 

 

 

Wdrożenie systemu informatycznego klasy WMS w magazynie

 

 

WMS to nic innego, jak narzędzie informatyczne, operujące w czasie rzeczywistym i przeznaczone do wspomagania zarządzania manualnymi, automatycznymi i półautomatycznymi procesami magazynowymi oraz zapasem magazynowym. Jest zintegrowane z otoczeniem i ma na celu wsparcie tzw. operacyjnego zarządzania procesami magazynowymi, a co za tym idzie, zapewnienie sprawnej, bezbłędnej i wydajnej pracy całego magazynu.

 

Cel ten jest możliwy do osiągnięcia poprzez poniższe funkcjonalności:

• agregację i analizę wszystkich istotnych danych na temat przebiegu wszystkich procesów magazynowych w trybie ciągłym. Dane te mogą dotyczyć m.in. stopnia realizacji tych procesów i są bardzo cennym źródłem informacji dla kadry kierowniczej, która na ich podstawie ocenia bieżącą sytuację i może podejmować optymalne decyzje zarządcze.

• możliwość prezentacji kadrze kierowniczej zleconych zadań (przyjęcia dostaw, kontroli wejściowych i wyjściowych, kompletacji zleceń, załadunków, inwentaryzacji) i sprawnego zarządzania tymi zadaniami na poziomie dyspozytorskim;

• planowanie zadań zwolnionych przez kadrę kierowniczą do realizacji;

• automatyczne przetwarzanie tych zadań na mniejsze, cząstkowe zlecenia, które następnie są przydzielane i przesyłane do wykonania odpowiednim pracownikom magazynowym na ich terminale radiowe lub przekazywane do systemów sterowania urządzeniami

• czytelną i prostą prezentację pracownikom zadań cząstkowych. Dzięki prostym poleceniom system niejako prowadzi pracowników krok po kroku przez wykonanie całego zadania i nadzoruje poprawność ich wykonania; oprogramowanie WMS pełni więc niejako funkcję „przewodnika”

• nadzór nad stanami magazynowymi z dokładnością do numeru artykułu wraz z jego specyficznymi cechami, numeru jednostki magazynowej oraz adresu lokacji magazynowej.

 

System WMS – wdrożenie. Efekty

 

Tak jak wspomniałem wyżej, system WMS ma na celu zapewnienie: ciągłości pracy, wzrostu wydajności rozumianego jako zwiększanie liczby obsługiwanych zadań i operacji logistycznych (przyjęć, wydań, itp.) przy tych samych nakładach, optymalnego wykorzystania dostępnej infrastruktury magazynowej a także zapewnienie poprawy jakości świadczonych usług głównie poprzez minimalizację błędów i terminowość realizacji zleceń. Z perspektywy klienta cechy te pozwalają na poprawę komfortu i jakości zarządzania magazynem, redukcję kosztów wynikających z przestojów w pracy magazynu, błędów w kompletacji czy nieodpowiedniej organizacji lub realizacji zadań przez kadrę kierowniczą i personel magazynowy.

 

 

 

 

Usprawnienie procesów wynikające z wdrożenia systemu informatycznego klasy WMS pośrednio wpływa również na wyższy poziom satysfakcji u klientów, którzy mogą dzięki temu mieć pewność, że ich zamówienie zostanie szybko przygotowane do wysyłki i nie zostanie skompletowane błędnie. Wszystko to stanowi pewnego rodzaju system naczyń połączonych – system WMS wpływa na sprawnie funkcjonujący magazyn, czego beneficjentami są tak klienci, pracownicy, jak i kierownictwo magazynu czy kadra zarządzająca – ta ostatnia w oparciu o wydajnie i bezbłędnie działającą logistykę magazynową może z jednej strony optymalizować koszty, a z drugiej – konsekwentnie budować przewagę konkurencyjną wobec innych przedsiębiorstw.

Wszystko to przekłada się na wyższą wydajność magazynu, minimalizację kosztownych błędów w kompletacji i unikania zakłócających pracę magazynu incydentów. W nieco szerszej perspektywie przekłada się to na wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa i wzmocnienie jego rynkowej pozycji.

 

Proces wdrożenia systemu WMS

 

Jak już wspomniałem na początku – uruchomienie systemu WMS jest bardzo poważnym przedsięwzięciem. To wymagająca na ogół poniesienia znacznych nakładów finansowych inwestycja, która może przynieść wiele rozmaitych korzyści zarówno w krótszej, jak i dłuższej perspektywie. Ogromne znaczenie mają jednak nie tylko nakłady finansowe, ale również samo zaangażowanie po stronie zamawiającego wdrożenie systemu.

Sam czas wdrożenia zwykle wynosi kilka miesięcy – w zależności od złożoności danego wdrożenia i konkretnych oczekiwań klienta. Przebieg całego procesu wdrożenia można podzielić na kilka podstawowych etapów, bez których trudno wyobrazić sobie sukces całego przedsięwzięcia.

 

Etapy wdrożenia systemu WMS. Zdefiniowane oczekiwań klienta

 

Inicjacją każdego wdrożenia systemu WMS jest tzw. etap handlowy, koordynowany przez zespół ds. sprzedaży. Jego przedstawiciele muszą z jednej strony przekonać klienta, że warto zdecydować się na współpracę właśnie z nami, z drugiej zaś dowiedzieć się jak najwięcej na temat procesów logistycznych w firmie, przepływów magazynowych, charakterystyki przedsiębiorstwa etc. Nie bez znaczenia jest też uzyskanie jak najpełniejszych odpowiedzi o oczekiwania klienta. Od ich zdefiniowania zależy końcowa oferta i propozycja rozwiązania przygotowana przez dostawcę systemu WMS.

 

Etapy wdrożenia systemu informatycznego. Koncepcja systemu

 

Na etapie handlowym rola klienta bynajmniej się nie kończy, wręcz przeciwnie zaangażowanie kluczowych osób odpowiedzialnych za przyszłe funkcjonowanie magazynu rośnie. Kolejnym krokiem jest bowiem przygotowanie koncepcji systemu klasy WMS w oparciu o wnikliwą analizę: przebiegu i złożoności procesów  magazynowych, struktury i wielkości dostaw, wydań oraz zapasu, stopnia automatyzacji danego magazynu czy wreszcie specyfiki danego magazynu czy też branży, w jakiej operuje. Nie należy zapominać, że przeprowadzona analiza uwzględniać powinna prognozy zmian dla wyżej wspomnianych elementów, przynajmniej dla pierwszych kilku działań systemu. W oparciu o zebrane od klienta dane zostaje opracowana bardzo szczegółowa specyfikacja oprogramowania, opisująca i uwzględniająca wszystkie funkcjonalności oprogramowania, wszystkie istotne dla obsługi magazynu procesy czy interfejsy z systemami, z którymi WMS będzie wymieniać niezbędne dane.

 

Etapy wdrożenia WMS. Przygotowanie systemu

 

Trzecim podstawowym etapem jest już przygotowanie samego systemu w celu dostosowania go do wymagań określonych w przygotowanej koncepcji. Jednocześnie, niejako „obok” projektowania systemu trwają prace nad przygotowaniem interfejsów pomiędzy systemami WMS a systemami z nimi współpracującymi (ERP, automatyka, sterowanie produkcją etc.).

Na ogół implementacja systemu WMS ma miejsce w przedsiębiorstwie, w którym miało już miejsce wdrożenie systemu ERP (to skrót od enterprise resource planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa). ERP ma na celu integrowanie zasobów i procesów biznesowych w obrębie przedsiębiorstwa i składa się z różnych modułów i aplikacji porządkujących informacje na temat przedsiębiorstwa – od finansów, księgowości, przez kadrowość i zarządzanie zasobami ludzkimi, po logistykę, spedycję, sprzedaż i marketing.

 

Etapy wdrożenia WMS. Uruchomienie testowe systemu WMS w magazynie

 

Po stworzeniu oprogramowania  zgodnie z opracowaną koncepcją można poddać je procesowi uruchomienia w magazynie. Uruchomienie w tej fazie ma charakter testowy, odbywa się na testowych dostawach oraz zleceniach wysyłki, ale przy stosowaniu rzeczywistych produktów, docelowych środków technicznych oraz prowadzeniu pracy testowej w sposób identyczny jak docelowo. Szczegółowo testowane są kolejno poszczególne funkcjonalności systemu, integracja z jego otoczeniem informatycznym (np.: ERP, kurierzy, sterowania automatyką, etc.) oraz odbywa się testowa migracja danych.

To na tym etapie przeprowadzane jest również szkolenie użytkowników (kadry oraz pracowników magazynowych). Wraz z postępem szkoleń zamawiający powinien, w coraz większym stopniu, prowadzić pracę testową samodzielnie tak aby system i pracownicy mogli bez zbędnego ryzyka przejść do fazy pracy produkcyjnej.

 

Etapy wdrożenia WMS. Uruchomienie produkcyjne systemu i asysta powdrożeniowa

 

Po testach i szkoleniu przychodzi czas na tzw. uruchomienie produkcyjne systemu, a więc przełączenie go ze środowiska testowego na produkcyjne (go-live) czyli przejście magazynu z pracy na danych testowych na realizację rzeczywistych dostaw i wysyłek a następnie ustabilizowanie produkcyjnej obsługi wszystkich procesów i operacji magazynowych zarządzanych przez system WMS (asysta powdrożeniowa).

Asysta powdrożeniowa to ostatni etap, ale nie jest on najmniej istotny. Wręcz przeciwnie – tak zwana asysta powdrożeniowa obejmuje wsparcie klienta często przez 7 dni w tygodniu przez całą dobę na wypadek, gdyby wystąpiły ewentualne problemy lub usterki mogące zakłócać ciągłość funkcjonowania magazynu. To czas na „wygrzanie” systemu, jego odbiór czy optymalizację jego ergonomii.

Finalne wdrożenie systemu WMS i zakończenie asysty powdrożeniowej nie oznacza końca współpracy z klientem. System można rozszerzać o nowe funkcjonalności, rozbudowywać i optymalizować – tak, by uwzględniał zmieniające się potrzeby klientów.

 

Proces wdrożenia – wyzwania i bariery na etapie współpracy

 

Podstawą w procesie wdrożenia jest ścisła współpraca i zaangażowanie klienta w proces opracowania koncepcji , uruchomienia testowego oraz ostatecznego wdrożenia produkcyjnego, przyszłego systemu WMS. Jakie obowiązki wdrożenie systemu WMS nakłada na klienta? Na przykładzie wdrożeń realizowanych przez Logifact-Systems, to kolejno:

• powołanie i zarządzanie zespołem wdrożeniowym składającym się z doświadczonych pracowników po stronie klienta, posiadających ugruntowaną wiedzę z zakresu procesów magazynowych, produkcyjnych oraz znajomości procesów biznesowych firmy;
• powołanie kierownika projektu, który będzie gównie zajmował się wdrożeniem WMS i odciążenie go od bieżących obowiązków
• aktywny udział niezbędnych przedstawicieli klienta we wszystkich spotkaniach i pracach projektowych ze szczególnym uwzględnieniem fazy koncepcji oraz uruchomienia systemu. W etapie opracowania koncepcji systemu WMS, konieczne jest zorganizowanie spotkań roboczych z udziałem specjalistów i decydentów firmy klienta w celu potwierdzenia lub ewentualnej korekty ustalonego przebiegu procesów magazynowych i zasad ich obsługi w systemie WMS,
• aktywny udział pracowników zamawiającego w rozwiązywaniu pojawiających się problemów
• aktywny udział w testach systemu szczególnie w fazie uruchomienia,
• udział w szkoleniach, organizowanych przez Logifact-Systems, z obsługi systemu na poziomie dyspozytorskim i pracownika magazynowego (dotyczy administratora, kierowników i liderów),
• prowadzenie (przez kierowników i liderów), pod nadzorem Logifact-Systems, szkoleń dla pozostałych pracowników magazynowych w fazie samodzielnej pracy testowej (o ile to możliwe szkolenie i testy własne mogą się już rozpocząć w drugiej połowie fazy uruchomienia)
• wsparcie przez kierownika, administratora i liderów pozostałych pracowników magazynowych w obsłudze systemu w fazie asysty powdrożeniowej,
• samodzielne zarządzanie magazynem w etapie uruchomienia produkcyjnego (go-live, asysta powdrożeniowa, optymalizacja ergonomii systemu aż do testów akceptacyjnych).

 

Wdrożenie systemu WMS

 

Jak widać, wdrożenie nowego systemu magazynowego nie może zostać przeprowadzona bez wsparcia klienta oraz jego dużego zaangażowania od samego początku i to na każdym etapie tego przedsięwzięcia. Tylko taki sposób działania gwarantuje końcowy sukces projektu!