Wdrożenie systemu WMS. Jak przebiega?

Wprowadzenie systemu WMS (Warehouse Management System) to kluczowy krok w doskonaleniu operacji magazynowych oraz w optymalizacji procesów logistycznych w przedsiębiorstwie. System ten, skrótowo oznaczający „system zarządzania magazynem” to oprogramowanie, które nie tylko ułatwia, lecz także znacznie przyśpiesza procesy związane z magazynowaniem i przepływem towarów w magazynie. W niniejszym artykule przyjrzymy się etapom wdrożenia systemu WMS.

Czym jest system WMS (Warehouse Management System)?

WMS to skrót od Warehouse Management System. W tłumaczeniu na język polski oznacza to nic innego, jak „system zarządzania magazynem”.

System WMS jest to zintegrowane z otoczeniem narzędzie informatyczne, działające w czasie rzeczywistym, służące do wspomagania zarządzania procesami magazynowymi (manualnymi, półautomatycznymi i zautomatyzowanymi) oraz zapasem magazynowym w celu zapewnienia sprawnej, bezbłędnej i wydajnej pracy magazynu. Celem implementacji systemu zarzadzania magazynem jest optymalizacja procesów tam zachodzących. System pomaga w monitorowaniu zapasów, zarządzaniu przepływem towarów, optymalizacji układu magazynu oraz innych zadaniach związanych z magazynowaniem.

Dla klienta kluczowym celem wdrożenia systemu WMS jest usprawnienie wydajności magazynu, co w konsekwencji podnosi jakość świadczonych usług przykładowo w postaci minimalizacji błędów w kompletacji zamówień.

System magazynowy kompleksowo nadzoruje wszystkie procesy magazynowe – od przyjęcia dostaw po kompletację i wysyłkę zamówień.

Dzięki temu zapewniona jest ciągłość procesów logistycznych. Jest to nieocenione wsparcie dla pracowników, ponieważ zmniejsza ryzyko popełnienia błędów praktycznie do zera. System WMS poprawia wydajność pracy w magazynie tym samym zwiększając konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Magazynowy system informatyczny – koszt wdrożenia systemu zarządzania magazynem

Koszt wprowadzenia systemu WMS będzie się różnił dla każdej organizacji. Jest wiele czynników, które wpływają na wycenę oprogramowania; m.in. stopień złożoności procesów logistycznych czy funkcji i możliwości, które ma oferować system czy liczbą integracji z istniejącymi systemami.

Cena również zależna jest od oczekiwań klienta jak i kryteriów, które on sam bierze pod uwagę. Koszt wprowadzenia systemu WMS relatywnie szybko zwraca się organizacji, która w niego zainwestuje. Implementacja takowego oprogramowania jest w stanie znacznie przyśpieszyć procesy zachodzące w magazynach optymalizując tym samym funkcjonalność oraz wydajność pracy. 

Oprogramowanie WMS – etapy wdrożenia

Etap handlowy

Zanim proces wdrożenia informatycznego systemu do zarządzania magazynem (WMS) rozpocznie się w pełni, konieczne jest pozyskanie klienta. Na tym etapie kluczową rolę odgrywa zespół handlowy, który odpowiada za szczegółowe zapoznanie się z procesami logistycznymi w firmie, skalą przepływów magazynowych, ich charakterystyką oraz planami w zakresie automatyzacji procesów. Równie istotne jest doprecyzowanie oczekiwań klienta, ponieważ to one determinują kształt finalnej oferty. Zwieńczeniem tego etapu jest podpisanie umowy i rozpoczęcie opracowywania koncepcji systemu.

Koncepcja i specyfikacja

Na podstawie ustaleń z pierwszego etapu powstaje koncepcja rozwiązania, która obejmuje szczegółową specyfikację systemu. Dokument ten definiuje wszystkie funkcjonalności oprogramowania oraz interfejsy z innymi systemami (ERP, MFC, sterowanie produkcją). Specyfikacja opisuje nie tylko sposób wspomagania procesów magazynowych, ale także elementy tak szczegółowe, jak definicje etykiet umieszczanych na jednostkach wysyłkowych. Czas opracowania koncepcji jest uzależniony od stopnia skomplikowania procesów – od kilku dni w przypadku prostych magazynów do kilku tygodni w przypadku dużych centrów dystrybucyjnych.

Przygotowanie systemu i interfejsów

Kolejnym etapem jest dostosowanie oprogramowania do wymagań wynikających z koncepcji. Obejmuje to parametryzację istniejących rozwiązań, prace programistyczne nad rozszerzeniami oraz tworzenie interfejsów pomiędzy systemem WMS a systemami współpracującymi (ERP, sterowanie produkcją, automatyka). Wdrożenie wymaga dopasowania nie tylko po stronie WMS, lecz także systemów zewnętrznych. Po zakończeniu tych prac prowadzi się testy integracyjne, które weryfikują prawidłową wymianę danych.

Szkolenie i testy w środowisku magazynowym

Po przygotowaniu systemu prowadzone są szkolenia dla pracowników, którzy będą z niego korzystać na co dzień. Następnie oprogramowanie instaluje się w środowisku testowym, aby sprawdzić jego funkcjonalność w rzeczywistych warunkach magazynowych – przy docelowej konfiguracji, rzeczywistym wyposażeniu (regały, wózki, automatyka) oraz produktach. Testy obejmują współpracę z innymi systemami i służą potwierdzeniu pełnej kompatybilności.

Go-live i uruchomienie produkcyjne

Po pomyślnym zakończeniu testów następuje tzw. go-live, czyli przejście do pracy produkcyjnej. Obejmuje ono przygotowanie bazy produkcyjnej, wprowadzenie niezbędnych danych oraz przełączenie systemu ze środowiska testowego na produkcyjne. Etap ten może potrwać od kilku do kilkunastu tygodni w zależności od złożoności wdrożenia.

Asysta powdrożeniowa i rozwój systemu

Wdrożenie systemu nie kończy się na jego uruchomieniu. Kluczową rolę odgrywa asysta powdrożeniowa, obejmująca wsparcie techniczne (często 24/7), szybkie reagowanie na usterki, dodatkowe szkolenia oraz optymalizację ergonomii systemu. Istotnym elementem jest także dokumentacja powykonawcza oraz odbiór systemu po okresie tzw. „wygrzewania”. Po wdrożeniu system WMS może być dalej rozwijany – klienci często decydują się na umowy serwisowe, które obejmują rozbudowę i udoskonalanie oprogramowania w miarę zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.

Nie powinno się od razu wdrażać systemu WMS z myślą o działaniach produkcyjnych, gdyż może się to wiązać ze stratami finansowymi dla całego przedsiębiorstwa. Na tym etapie zespół samodzielnie pracuje z systemem WMS pod nadzorem specjalisty. Podczas tego okresu sprawdzana jest też między innymi kompatybilność oprogramowania z innymi narzędziami działającymi w organizacji.