Dlaczego Twój magazyn potrzebuje systemu WMS? Sygnały, które powinny Cię zaniepokoić.

 

Czy zdarzyło Ci się potwierdzić klientowi dostępność produktu, który w ERP, module magazynowym albo arkuszu widniał jako dostępny na stanie, a fizycznie nie znajdował się w magazynie albo w przypisanej lokalizacji? Najgorsze w takiej sytuacji nie jest samo przeproszenie klienta, tylko bezradność, która za tym stoi. Brak rzetelnej historii stanów, lokalizacji i ruchów magazynowych uniemożliwia ustalenie, czy towar wydano bez dokumentacji, czy może nigdy nie trafił na regał. Taka sytuacja rzadko jest przypadkiem. Zwykle to efekt narastających od miesięcy problemów w magazynie, które przy mniejszej skali działania były niemal niezauważalne, a wraz z rozwojem firmy zaczynają realnie blokować przepływ towarów i utrudniać zarządzanie magazynem jako całością. Poniżej pokazujemy pięć sygnałów, po których poznasz, że dotychczasowy system magazynowy przestał wystarczać, oraz wyjaśniamy, jak system WMS odpowiada na każdy z tych problemów.

 

Po czym poznać problemy w magazynie, które wymagają zmiany systemu magazynowego?

 

Zanim przejdziemy do konkretnych sygnałów, warto zauważyć jedną rzecz: rzadko pojawiają się one pojedynczo. Zwykle jeden problem w magazynie pociąga za sobą kolejny, aż w końcu okazuje się, że dotychczasowy sposób zarządzania magazynem nie nadąża za tempem rozwoju firmy. Poniższe pięć sygnałów pokazuje, w jakiej kolejności zwykle się to dzieje i na jakim etapie warto pomyśleć o optymalizacji magazynu.

 

Sygnał 1: kompletacja zamówień trwa coraz dłużej

 

Pierwszym procesem, w którym zwykle najszybciej widać narastające problemy, jest  kompletacja. Bez systemu, który wskazuje pracownikowi dokładne miejsce, z którego ma pobrać towar, magazynier musi polegać na własnej pamięci albo błądzić między regałami. Im więcej SKU, czyli indeksów towarowych i im więcej zamówień w ciągu dnia, tym szybciej rośnie chaos, a każda niejasność dotycząca lokalizacji, kolejności pobrań czy dostępności towaru zaczyna wydłużać realizację zleceń. System WMS rozwiązuje ten problem, prowadząc pracownika po wyznaczonej ścieżce kompletacji, dzięki czemu nie musi on samodzielnie decydować, gdzie iść i co zrobić. To realnie skraca czas przygotowania zamówienia i pozwala obsłużyć więcej zleceń w tej samej zmianie.

 

Sygnał 2: kontrola po kompletacji zajmuje coraz więcej czasu

 

Zaraz za kompletacją zaczyna się sypać kontrola, czyli weryfikacja kompletności zamówienia przed spakowaniem i wysyłką. Jeśli ten etap zajmuje tyle samo czasu, co sama kompletacja, to sygnał, że pracownicy nie mają narzędzia, które eliminowałoby pomyłki wcześniej. W systemie WMS każdy pobrany produkt jest skanowany, potwierdzany i weryfikowany względem zlecenia na bieżąco, więc kontrola końcowa nie musi już obejmować 100% wydawanych zamówień wystarczy losowo kontrolować 10% -20% wychodzącego strumienia zamówień by mieć bardzo dobrą ocenę jakości procesu kompletacji. WMS posiada również funkcję wybiórczego kontrolowania skompletowanych zamówień np. tylko zamówienia skompletowane przez nowych jeszcze niedoświadczonych pracowników czy zamówienia dla określonych klientów. W przypadku posiadania dobrej kadry pracowniczej i dopracowanego procesu kompletacji zarządzanego przez system WMS błędy eliminowane są już na etapie pobrań. Pozwala to radykalnie zredukować a czasem nawet całkowicie wyeliminować proces kontroli wyjściowej.

 

Sygnał 3: inwentaryzacja nadal odbywa się na kartkach albo w arkuszu

 

Kolejny problem widać w sposobie, w jaki firma przeprowadza inwentaryzację, co bezpośrednio wpływa na zarządzanie magazynem. Wiele magazynów, mimo rosnącej skali, nadal trzyma się starego schematu: liczenie towaru na wydrukowanych kartkach albo w arkuszu Excela. Problemem nie jest wyłącznie to, że taki proces trwa długo. Jeszcze poważniejsze jest to, że stan faktyczny coraz częściej nie zgadza się z tym, co wynika z kartek, arkusza albo danych przepisanych do systemu po zakończeniu liczenia. To rozwiązanie, które sprawdzało się przy mniejszej liczbie SKU i niewielkich stanach magazynowych, przy większej skali zamienia się w wielodniowy, żmudny proces podatny na błędy. Inwentaryzacja systemowa działa inaczej. Odbywa się przy zastosowaniu skanowania najpierw dla potrzeb identyfikacji lokacji magazynowej, następnie rejestracji znajdujących się w niej jednostek magazynowych a na koniec do bezbłędnej identyfikacji znajdujących się na danej jednostce artykułów (SKU. Pozwala dokładnie śledzić stan przed i po inwentaryzacji oraz precyzyjnie wskazać, gdzie i kiedy powstała różnica, zamiast zgadywać, co poszło nie tak.

 

 

 

 

Sygnał 4: dane o stanach nie nadążają za rzeczywistymi ruchami towarów

 

Czwarty sygnał dotyczy nie samego liczenia towaru, ale bieżącej synchronizacji informacji o tym, co faktycznie dzieje się w magazynie. Bywa tak, że firma polega wyłącznie na systemie ERP albo prostym module magazynowym, który pokazuje towar jako dostępny, podczas gdy w rzeczywistości, został już pobrany, przesunięty, zarezerwowany albo fizycznie go brakuje. W sprzedaży e-commerce ten problem szczególnie uderza bezpośrednio w klienta: zamawia produkt widoczny na stronie sklepu jako dostępny, a finalnie okazuje się, że towaru brakuje na stanie magazynowym. Ten sam brak precyzji przekłada się później na niezgodności w rozliczeniach księgowych, które wychodzą na jaw dopiero podczas audytu. System WMS eliminuje ten problem, bo rejestruje każdy ruch magazynowy (pobranie/odłożenie porcji towaru, rozchody/przychody wewnętrzne, zmiany inwetaryzacyjne czy przesunięcie jednostki magazynowej pomiędzy lokacjami, itp.) w momencie, gdy faktycznie się on odbywa, a nie z opóźnieniem wynikającym z ręcznej aktualizacji danych.

 

Sygnał 5: procesy zależą od pamięci pracowników i nieformalnych skrótów

 

Na koniec zostaje coś, czego nie widać w żadnym raporcie: rosnąca zależność od doświadczenia pojedynczych pracowników i coraz częstsze obchodzenie procedur, gdy „nie ma czasu”. Przykładem jest pomijanie dokładnej weryfikacji dostawy, bo towar „zaraz musi zostać wydany”. Taki skrót na wejściu do magazynu odbija się później na kompletacji, gdy okazuje się, że przyjęto mniej sztuk, niż zapisano w systemie lub inne nie zamówione  artykuły. Sam pracownik magazynu rzadko robi to złośliwie, po prostu szuka skrótu, gdy presja czasu jest większa niż presja procedury. To sygnał, że magazyn potrzebuje narzędzia, które ujednolici sposób realizacji zadań, ograniczy liczbę decyzji podejmowanych „z pamięci” i pozwoli potwierdzić wykonanie operacji tam, gdzie rzeczywiście się ona odbywa. W praktyce WMS nie kontroluje pracownika, tylko zdejmuje z niego ciężar podejmowania wielu powtarzalnych decyzji: wskazuje, skąd pobrać towar, ile go wydać, gdzie go odłożyć i dokąd go zanieść, dzięki czemu nowi pracownicy osiągają pełną sprawność w pracy znacznie szybciej. Ewentualny opór zespołu warto traktować nie jako osobny sygnał problemu magazynowego, ale jako element wdrożenia, którym trzeba dobrze zarządzić przez szkolenia, testy i jasne pokazanie korzyści z nowego sposobu pracy.

 

Dlaczego Excel i prosty ERP nie wystarczają do zarządzania magazynem?

 

Zanim wyjaśnimy, dlaczego oba te narzędzia zaczynają zawodzić przy większej skali, warto oddać im sprawiedliwość, bo żadne z nich nie jest złym wyborem samo w sobie. Excel może się sprawdzić w mniejszych magazynach i przy prostych, powtarzalnych procesach, kiedy magazyn ma niewielką liczbę zamówień, lokalizacji i indeksów towarowych. Excel jest dostępny od ręki, nie wymaga wdrożenia ani szkoleń i pozwala utrzymać podstawowy porządek bez dodatkowych kosztów. System ERP z kolei dobrze radzi sobie tam, gdzie magazyn jest jednym z wielu obszarów działalności firmy, bo centralizuje dane finansowe, sprzedażowe i zakupowe w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie całym przedsiębiorstwem, a nie tylko samym magazynem.

 

Ograniczeniem Excela i prostego ERP nie jest jednak wyłącznie skala firmy. Równie ważny jest poziom skomplikowania procesów w konkretnym magazynie: liczba stref, różnorodność asortymentu, strategie wydań, wymagania dotyczące kontroli, konieczność śledzenia partii, terminów ważności, numerów seryjnych, uprawnień pracowników czy zabezpieczeń wymaganych w danej branży, na przykład w farmacji. Problem pojawia się więc nie tylko wtedy, gdy rośnie liczba zamówień, ale także wtedy, gdy rośnie złożoność operacji magazynowych. Skoro powyższe sygnały mają wspólny mianownik, to jest nim brak kontroli operacyjnej w czasie rzeczywistym nad lokalizacją, ruchem i historią towaru, czyli brak realnego zarządzania magazynem, a nie tylko rejestrowania jego stanu.

 

System WMS obsługuje przyjęcia, wprowadzanie do stref składowania , przesunięcia, uzupełnienia stref kompletacji, kompletację, kontrolę, pakowanie, wysyłkę, inwentaryzację jednocześnie rejestrując przebieg wszystkich wykonywanych operacji. Rejestracja wszystkich operacji pozwala również analizować wydajność pracy magazynu, w tym wydajność poszczególnych pracowników, liczbę wykonanych zadań oraz czas potrzebny na ich realizację. System WMS może współpracować z ERP, platformami e-commerce, systemami kurierskimi, TMS, automatyką magazynową (sterowaną systemami MFC), zapewniając wymianę danych pomiędzy nimi. Integracja ta wspiera realizację procesów magazynowych, jednak podstawową funkcją WMS pozostaje ich bieżące planowanie, sterowanie i kontrola. ERP wspiera zarządzanie procesami biznesowymi całego przedsiębiorstwa w średnim i długim horyzoncie działania, natomiast WMS odpowiada za operacyjne zarządzanie (z horyzontem zmiany) procesami magazynowymi i stanowi podstawowe narzędzie pracy magazynu.

 

Kiedy system WMS realnie napędza optymalizację magazynu?

 

Wdrożenie systemu WMS przynosi wymierne korzyści dla optymalizacji magazynu, jeśli firma rzeczywiście doświadcza opisanych wyżej sygnałów. Nie chodzi wyłącznie o to, czy magazyn jest duży, ale o to, czy obecne narzędzia nadążają za tempem i złożonością operacji. Nowoczesne systemy WMS są skalowalne i konfigurowalne, dlatego mogą wspierać zarówno niewielkie magazyny manualne, jak i rozbudowane obiekty z automatyką magazynową. Argument „mój magazyn jest za mały na WMS” nie zawsze się broni, bo często ważniejsze od samej wielkości magazynu jest to, czy firma potrzebuje kontroli nad procesami, lokalizacjami i przepływem towaru w czasie rzeczywistym.

 

Korzyści widać przede wszystkim tam, gdzie firma doświadcza wcześniej opisanych sygnałów:

• wzrost wydajności magazynu, zarówno w procesie przyjęcia towaru, jak i jego wydania do realizacji zamówień,
• mniej pomyłek na etapie przyjęcia, kompletacji, kontroli i wydania towaru, poprawa terminowości realizacji zleceń,
• systemowa inwentaryzacja zamiast liczenia towaru na kartkach,
• zapewnianie pełnej kontroli nad stanami magazynowymi, pełna rejestracja ruchów magazynowych i możliwość ustalenia, co się wydarzyło i kiedy,
• automatyczne generowanie, przydzielanie i przesyłanie, odpowiednim pracownikom, zadań na terminale np. kompletacji czy zadań uzupełnienia towaru w strefach kompletacji, zanim pracownik zdąży zauważyć brak,
• mniejsze obciążenie decyzyjne pracowników, bo to system wskazuje, gdzie i jak wykonać zadanie,
• lepsze dopasowanie procesów do specyfiki branży, na przykład przez obsługę partii, terminów ważności, różnych poziomów kontroli, stref funkcjonalnych albo automatyki magazynowej.

 

Nie warto jednak traktować wdrożenia jako gotowego szablonu zarządzania magazynem, który można skopiować z innej branży. Każdy magazyn ma swoją specyfikę procesów, którą trzeba dokładnie przeanalizować przed wyborem konfiguracji systemu. Firma z branży farmaceutycznej musi uwzględnić przepisy prawne dotyczące śledzenia dato-serii, a firma spożywcza rygorystyczne zarządzanie terminami przydatności. W magazynach e-commerce kluczowe mogą być z kolei tempo kompletacji, obsługa zwrotów, pakowanie, integracja z platformą sprzedażową i systemami kurierskimi. Dlatego decyzję o wdrożeniu warto poprzedzić rzetelną analizą, a nie podejmować ją wyłącznie pod presją bieżących problemów.

 

Jak przygotować się do zmiany systemu magazynowego?

 

Pierwszym warunkiem udanego wdrożenia jest gotowość zespołu do zmiany sposobu pracy. Ta gotowość ma sens wtedy, gdy pracownicy widzą, że zmiana rzeczywiście przynosi firmie korzyści, a nie jest zmianą dla samej zmiany. Bez tej gotowości nawet najlepiej skonfigurowany system może napotkać opór, który spowolni wdrożenie. Kolejnym krokiem jest dokładna analiza procesów magazynowych pod kątem specyfiki branży, bo to ona decyduje o tym, jakie funkcjonalności systemu będą kluczowe. Taka analiza powinna obejmować nie tylko obecny przebieg pracy, ale także strukturę magazynu, strefy funkcjonalne, przepływy materiałowe, charakterystykę grup towarowych, wymagania kontroli oraz planowany rozwój procesów.

 

Na etapie samego wdrożenia liczy się przede wszystkim cierpliwość podczas testów. Jeśli wdrożenie jest już w toku, nie warto przyspieszać testowania kosztem dokładności. Im więcej problemów uda się wykryć i rozwiązać na etapie testów, tym mniejsze ryzyko, że te same błędy pojawią się później podczas pracy produkcyjnej, gdy magazyn obsługuje już rzeczywiste zamówienia klientów. Warto też jasno podzielić odpowiedzialność między dostawcę systemu i zespół klienta, ponieważ wiedza o procesach magazynowych, konfiguracji logistycznej, danych podstawowych, infrastrukturze oraz testach musi być po obu stronach projektu.

 

Chcesz dowiedzieć się, jak system WMS pozwoli Ci odzyskać kontrolę nad magazynem i zamienić opisane wyżej sygnały w konkretne usprawnienia? Skontaktuj się z nami. Eksperci Logifact pomogą Ci dobrać rozwiązanie dopasowane do skali i specyfiki Twojej branży. System magazynowy dziś nie jest zarezerwowany tylko dla dużych graczy, to element kompleksowego zarządzania, który współpracuje z systemami ERP, platformami e-commerce i systemami kurierskimi, wspierając optymalizację magazynu i poprawę obsługi klienta w całym przedsiębiorstwie.