ERP a WMS. Co wybrać do zarządzania magazynem?
01.02.2023
W procesie rozmów z nowymi klientami często spotykamy się z pytaniem o typ rozwiązania informatycznego, które należałoby wybrać do zarządzania magazynem. Czy ma być to system klasy ERP (Enterprise Resource Planning) czy też autonomiczny WMS (Warehouse Management System)? Różnice między tymi systemami i ich kluczowe cechy przedstawia na naszym blogu Albert Grudzień, Sales Manager i Senior Business Consultant WMS w Logifact-Systems.
Albert Grudzień
Sales Manager i Senior Business Consultant WMS
w Logifact-Systems
Na początek warto przypomnieć definicje tych systemów. Poznanie ich z pewnością pozwoli na dokładniejsze zrozumienie ich funkcjonalności i roli, jaką oba te narzędzia mogą odgrywać dla przedsiębiorstwa.
System ERP – definicja
System ERP (to akronim od „Enterprise Resource Planning”, tj. „zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa”) jest oprogramowaniem wspierającym zarządzanie przedsiębiorstwem, a dosłownie służącym do planowania zasobów tego przedsiębiorstwa. System ERP ma strukturę modułową. Każdy moduł odpowiada za inny aspekt działalności przedsiębiorstwa: aplikacje wchodzące w skład systemu ERP mogą odpowiadać za zarządzanie obszarami takimi jak sprzedaż, marketing, CRM (zarządzanie relacjami z klientami), finanse, księgowość, zarządzanie zasobami ludzkimi, systemy analityczne, controlling, produkcja i wreszcie: spedycja czy logistyka. Często system ERP posiada moduł magazynowy, umożliwiający zarządzanie stanem magazynowym, a także centralizujący dane dotyczące operacji zachodzących w obrębie magazynu.
W ramach wspomnianych modułów zawarte są funkcjonalności, za pomocą których przebiega obsługa realizowanych procesów. Całość łączy wspólna transakcyjna baza danych, w której są gromadzone i przetwarzane dane i informacje ze wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa, do której odwołują się wszystkie moduły oraz elementy systemu.
System WMS – definicja
Jeśli wiemy już nieco więcej o systemie ERP, warto skupić się na oprogramowaniu klasy WMS. To działające w czasie rzeczywistym, zintegrowane z otoczeniem informatycznym zaawansowane narzędzie, które służy do wspomagania zarządzania procesami magazynowymi, zapasem magazynowym oraz w swojej rozszerzonej wersji przepływami na produkcji. Oprogramowanie służy więc do kompleksowego zarządzania magazynami, od procesu przyjęcia towaru aż do wydań skompletowanych zamówień klienta, umożliwiając kontrolę, koordynację oraz optymalizację operacji magazynowych z uwzględnieniem ich automatyzacji.
W odróżnieniu od systemu ERP system WMS jest systemem „zdarzeniowym” nastawionym na bardzo szybką obsługę fizycznych operacji magazynowych.
System zarządzania magazynem WMS wspiera realizację wyżej wymienionych celów za sprawą różnych funkcjonalności.
WMS – funkcjonalność
Po pierwsze, zbiera i analizuje wszystkie dane o przebiegu procesów magazynowych (w tym o stopniu ich realizacji) w trybie ciągłym, co umożliwia dostarczanie kadrze kierowniczej magazynu informacji, które są niezbędne do oceny bieżącej sytuacji i podejmowania możliwie szybko jak najlepszych decyzji zarządczych związanych z organizacją pracy magazynu.
Po drugie, system WMS umożliwia nadzorowanie kadrze kierowniczej zlecanych zadań i zapewnia sprawne zarządzanie tymi zadaniami na poziomie dyspozytorskim. To oznacza, że system WMS wspiera zarządzanie na każdym etapie pracy, przyjęciami dostawy, kontrolą wejściową i wyjściową, zapasem magazynowym, kompletacją zamówień, wydaniami, inwentaryzacją i innymi procesami.
Po trzecie – zadania, przekazane przez kadrę kierowniczą do realizacji, planuje i przetwarza na zadania cząstkowe, aby przekazać i przydzielić do nich odpowiednich pracowników magazynowych (np. przesyłając informację na terminale mobilne pracowników lub przekazując je bezpośrednio do systemów sterowania automatyką magazynową).
Po czwarte, oprogramowanie nie tylko przydziela pracownikom zadania do wykonania, ale także prowadzi ich krok po kroku przez cały przebieg tego zadania i monitoruje poprawność ich wykonania, w czasie rzeczywistym.
I wreszcie po piąte: system stale nadzoruje stany magazynowe z dokładnością do porcji każdego artykułu wraz z jego cechami a także informacją na temat numeru jednostki magazynowej na której ten artykuł się znajduje oraz adresem lokacji odkładczej, w której znajduje się dana jednostka magazynowa.
Jeżeli w magazynie występują zróżnicowane strefy składowania np. składowanie palet i składowanie pojemników to stopień wykorzystania magazynu powinien być wyliczany oddzielnie dla każdej strefy.
Oprogramowanie WMS i ERP
W poszukiwaniu najlepszego rozwiązania czasami bywa tak, że kadra zarządzająca przedsiębiorstwa planującego zakup i wdrożenie oprogramowania nie zawsze dobrze rozumie rolę oraz podział odpowiedzialności pomiędzy systemem ERP i WMS. Może wydawać się, że moduły logistyczne wchodzące w skład ERP wykonują zadania systemu WMS w taki sposób, jak są realizowane w autonomicznym niezależnym systemie WMS. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że oba te rozwiązania realizują różne cele w przedsiębiorstwie, zajmują się innymi kwestiami dotyczącymi procesów magazynowych, a w samym obszarze logistyki i zarządzania magazynami sposób działania oraz sposób pracy na wielu płaszczyznach różni te systemy.
System ERP to zestaw mocno zintegrowanych wielu modułów do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Podstawą działania systemów ERP jest logika oparta na powiązaniu danych pomiędzy tymi modułami, agregowaniu danych z wielu lat, z uwagi na przepisy księgowe oraz dodatkowo zależności i skomplikowane połączenia funkcjonalne między tymi modułami. Z tego też powodu systemy te bardzo często nie są w stanie m.in. sprawnie przetworzyć dużej ilości danych magazynowych, szybko reagować na tysiące zapytań generowanych przez operacje magazynowe, niezwłocznie wysyłać polecenia wykonania zadań dla pracowników operacyjnych w magazynie czy też nawet zapewnić nieprzerwaną pracę magazynu.
ERP a WMS – różnice
Niejednokrotnie spotykamy się z sytuacjami, kiedy firmy, które zdecydowały się na wdrożenie ERP dodatkowo w obszarze magazynów, decydują się na wyłączenie pracy magazynów w systemie ERP i objęcie ich autonomicznym WMS zintegrowanym interfejsami danych z systemem zarządzania przedsiębiorstwem. Posłużmy się zresztą przykładem – uruchamiany mechanizm wyceny zapasów w module finansów może spowodować czasowe zablokowanie pracy całego magazynu, jeżeli w bazie danych przechowywania jest duża ilość danych. Tymczasem w przypadku rozdzielenia zarządzania magazynem na dwa systemy ERP i WMS, ten drugi posiada własną bazę danych, nie bierze udziału w żadnych operacjach finansowych i może wydajnie obsługiwać magazyn. Należy pamiętać, że nawet najmniejsze, krótkie zatrzymanie pracy systemu odpowiedzialnego za operacyjne zarządzanie magazynem, może spowodować poważne problemy w jego funkcjonowaniu oraz sprawnej realizacji zleceń dla klientów końcowych w wymaganym reżimie czasowym.
ERP a WMS – różnice
System WMS a automatyka magazynowa
Jeśli magazyn wymaga systemów automatyki takich jak sortery, przenośniki, układnice, magazyny automatyczne, automaty do kompletacji czy też półautomatycznych systemów kompletacji (np. pick-by-voice lub pick-by-light, put-to-light), jest mało prawdopodobne, aby system ERP był w stanie efektywnie go obsłużyć. Optymalne wykorzystanie automatyki wymaga często przebudowy obsługi procesów logistycznych w systemie, optymalizacji składowania w automatycznych strefach oraz wdrożenia dodatkowego oprogramowania klasy MFC (przeznaczonego do sterowania urządzeniami automatyki magazynowej).
Na ogół oprogramowanie MFC bezpośrednio integrowane jest z systemami klasy WMS. Jeśli dostawcy automatyki magazynowej nie oferują własnego rozwiązania klasy MFC lub jest ono bardzo kosztowne, to właśnie system WMS (WMS rozszerzony o dodatkową warstwę MFC) przejmuje te zadania. Zaawansowane systemy zarządzania magazynami często zawierają też gotowe rozwiązania wymagane do integracji z systemami sterowania automatyką magazynową, a wyspecjalizowani dostawcy WMS, którzy często wdrażają zaawansowane rozwiązania w dużych zautomatyzowanych magazynach, oferują poza oprogramowaniem WMS swoje systemy klasy MFC.
Rola dostawcy WMS
Poza systemem jako narzędziem informatycznym, niezmiernie ważne jest również doświadczenie dostawcy rozwiązania do zarządzania magazynem w integracji z automatyką magazynową. Tutaj zdecydowanie dużo większe doświadczenie oraz kompetencje posiadają dostawcy zaawansowanych systemów klasy WMS.
Systemy WMS na ogół bowiem projektowane są przez ekspertów znających procesy magazynowe i logistyczne, którzy opracowują algorytmy optymalizujące pracę magazynu z myślą o efektywnej i sprawnej pracy magazynu.
ERP – zastosowanie
Systemy ERP w zakresie obsługi magazynów na ogół sprawdzają się w dość statycznych środowiskach i łatwych w obsłudze magazynach, gdzie nie jest wymagane szybkie ciągłe wprowadzanie zmian oraz tam, gdzie operacje i procesy magazynowe nie są zbytnio skomplikowane. Najczęściej dostawcy ERP oferują proste moduły, których funkcje ograniczają się do zadań związanych np. z kontrolą stanu zapasów. W bardziej rozbudowanych systemach tej klasy, gdzie dostępne są moduły WMS, architektura tych systemów oraz ścisłe powiązanie z innymi modułami powoduje problemy, które utrudniają i wręcz spowalniają pracę magazynu.
WMS i ERP – rola w przedsiębiorstwie
Na koniec warto podkreślić, że zarówno nowoczesne systemy ERP, jak i WMS pełnią bardzo ważną rolę w przedsiębiorstwie. Każdy z nich ma jednak swój obszar działania, gdzie się najlepiej sprawdza. ERP służy do zarządzania takimi przykładowo obszarami wymienione już wcześniej jak finanse, sprzedaż, zakupy, projekty, produkcja czy też CRM. Głównym zadaniem WMS jest z kolei optymalizacja pracy samego magazynu.
Praktyka oraz wiedza od końcowych użytkowników pokazuje, że w zdecydowanej większości przypadków w magazynach lepiej sprawdzają się niezależne rozwiązania klasy WMS. W przypadku decyzji o wdrożeniu autonomicznego systemu zarządzania magazynem warto pamiętać, że kluczowe znaczenie ma sprawna wymiany danych między jednym a drugim oprogramowaniem.
WMS i ERP. Co wybrać?
Podsumowując: podjęcie decyzji, czy lepiej zarządzać magazynem poprzez wdrożenie w firmie systemu ERP czy przez niezależny system WMS, jest kluczowe dla efektywnej późniejszej pracy magazynu oraz poprawnej realizacji zleceń dla klientów końcowych. Należy przeanalizować wiele zmiennych: długoterminowe cele biznesowe, wymogi dotyczące funkcjonalności, plany rozwojowe dostawcy systemu czy też koszty serwisu i rozwoju oprogramowania.
Dla magazynów manualnych o prostych procesach logistycznych, o niewielkim potencjale optymalizacyjnym i o niewielkich przepływach zastosowanie do zarządzania nimi odpowiednich modułów systemu ERP może być zasadne. W innych przypadkach warto jednak podjąć decyzję o rozdzieleniu zarządzania logistyką na dwa systemy ERP i WMS, które zintegrowane ze sobą automatycznym interfejsem wymiany danych, znakomicie się uzupełniają i oferują firmie największe korzyści.