Kompletacja zamówień. Dlaczego jest tak istotna?

 

Kompletacja zamówień odgrywa fundamentalną rolę w kontekście zapewnienia ciągłości oraz sprawności pracy magazynu. To właśnie ten proces najlepiej odzwierciedla prawidłowe funkcjonowanie magazynu, choć trzeba zaznaczyć, że jego realizacja wiąże się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami. Jakiego rodzaju są to wyzwania i jak sprawić, by kompletacja zamówień była realizowana sprawnie? Nad tym tematem pochyla się Paweł Klimczewski, dyrektor ds. wdrożeń w Logifact-Systems. Gorąco polecamy jego tekst!

 

 

 

Paweł Klimczewski

Dyrektor ds. wdrożeń

 w Logifact-Systems

 

 

Kompletacja zamówień – czym jest?

 

 

Zacznijmy od sprawy kluczowej – definicji. Proces kompletacji zamówień polega na przygotowaniu, wyszukaniu i pobraniu zamówionych przez klienta towarów, a następnie złożeniu ich w gotowe zamówienie, spakowaniu i przygotowaniu do wysyłki. Kompletacja może obejmować zarówno połączenie w jedno zamówienie tych towarów o zbliżonych właściwościach wysłanych do klienta w kartonach lub na paletach, ale również takich o zupełnie innej charakterystyce – np. gabarytowych, ciężkich – i w różnych jednostkach ładunkowych. „Kształt” kompletacji zależy tak od zamówienia klienta i jego specyficznych potrzeb, jak również od rodzaju składowanych w magazynie towarów.

 

 

Rodzaj i metody kompletacji

 

 

Kompletacja zamówień może być realizowana na różne sposoby i może być dzielona według różnych kryteriów – strategii realizacji, sposobu jej obsługi czy przepływu towaru i personelu. W przypadku pierwszego z tych kryteriów możemy wyróżnić kompletację single order picking, multi-order picking, kompletację strefową, grupową czy kompletację cross-docking. W przypadku sposobu obsługi kompletacji zamówień możemy mówić o kompletacji ręcznej, półautomatycznej lub automatycznej. W kwestii przepływu towaru i personelu można wyodrębnić kompletację „człowiek do towaru” oraz „towar do człowieka”.

 

 

Istnieje wiele różnych narzędzi, służących do efektywnej kompletacji zamówień. Najpopularniejsze metody wykorzystywane w tym aspekcie to tzw. Pick by Voice, Pick by Light oraz Put to Light. Po więcej informacji na temat poszczególnych rodzajów oraz metod kompletacji odsyłam do bardzo wartościowego tekstu Krzysztofa Obroślaka, Kierownika Projektu w Logifact-Systems, który zgłębił tę kwestię na naszym blogu.

 

 

Dlaczego proces kompletacji zamówień ma tak istotne znaczenie?

 

 

Kompletacja zamówień ma istotne znaczenie z kilku powodów. Po pierwsze – sprawna a przede wszystkim bezbłędna realizacja zamówień, na które składa się właśnie proces kompletacji zamówień, przekłada się na wzrost zadowolenia klientów, a co za tym idzie – na wzrost lojalności i większą szansę, że klient dokona zamówienia ponownie. Analogicznie, błędy w kompletacji mogą prowadzić do irytacji klientów i spadku zaufania wobec marki, u której dokonał zamówienia – a to oznacza, że zawiedziony klient do nas juz nie wróci.

 

Nie bez znaczenia jest też unikanie opóźnień. Jeśli nie ma ich na etapie kompletacji, zwiększa się szansa, że zamówienie dotrze do klienta na czas – co jest szczególnie ważne w kontekście przedsiębiorców, którzy dostarczają określone produkty w określonym terminie.

 

Wyżej wymienione opóźnienia lub błędy w kompletacji zamówień oznaczają nie tylko spadek zaufania ze strony klientów, ale również – a może przede wszystkim – wzrost kosztów wynikających z obsługi reklamacji, a także nadmiernego zużycia zasobów oraz czasu. Problemy w kompletacji ściśle wiążą się z rentownością magazynów – im jest ona sprawniejsza, tym większa szansa na optymalne zarządzanie kosztami magazynu. Dzięki dobrze zorganizowanej kompletacji towarów obniżamy pracochłonność co w konsekwencji minimalizuje koszty pracy i koszty magazynowe.

 

Ostatnim z aspektów jest szeroko pojęta konkurencyjność firmy. To, jak przebiega proces kompletacji zamówień, jest jednym z elementów tzw. doskonałości operacyjnej magazynu. Partner biznesowy, który gwarantuje obsługę zamówień na wysokim poziomie (a więc jest w stanie robić to szybko i niezawodnie), ma większą szansę na przyciągnięcie do siebie nowych klientów.

 

Prawidłowy podział na strefy umożliwia zoptymalizowanie procesów magazynowych i zapewnienie operacyjnej efektywności. Każda strefa może być zaprojektowana w taki sposób, aby efektywnie obsługiwać konkretne etapy procesu, co prowadzi do zwiększenia wydajności wszystkich procesów magazynowych.

 

Co więcej, podział magazynu na strefy pozwala na zoptymalizowanie przepływu materiałów i produktów. Pracownicy nie muszą przemieszczać się na duże odległości, aby wykonać różne zadania, co skraca czas potrzebny na obsługę zamówień i inne czynności.

 

Zwiększa się też bezpieczeństwo – odpowiednie oznakowanie stref, wyodrębnienie ich i wyznaczenie stref awaryjnych zmniejsza ryzyko potencjalnych wypadków i przyspiesza oraz usprawnia reakcję na ewentualne zdarzenia losowe. Podzielony na strefy magazyn jest też łatwiejszy w utrzymaniu porządku i pozwala personelowi lepiej skupić się na wykonywaniu określonych zadań, a co za tym idzie – pracować wydajniej.

 

Wydzielenie stref w magazynie pozwala również na ścisłe monitorowanie stanu zapasów. Określone strefy magazynu mogą być zaopatrzone w konkretne produkty, a to ułatwia nadzór nad rotacją towarów, ich ilością czy ważnością. Ponadto precyzyjne wyodrębnienie stref w magazynie pozwala na dostosowywanie do zmian w procesach czy rodzaju składowanych towarów. Dobrze zorganizowany magazyn zdecydowanie łatwiej przechodzi „ewolucję”.

 

Podstawowe strefy magazynowe

 

Kluczową kwestią jest wyodrębnienie w magazynie kilku podstawowych stref: rozładunku/przyjęć, składowania, kompletacji oraz wysyłek/załadunku. Każda z nich pełni inną rolę, więc ich odpowiednie zaplanowanie oraz rozmieszczenie w przestrzeni magazynu ma bardzo duże znaczenie.

 

Oczywiście – w zależności od złożoności procesów oraz magazynu, tych stref może oczywiście występować o wiele więcej np. strefy VAS (Value Added Services), co-packing’u czy produkcji magazynowej. Rozmiary każdej strefy zależne są wykonywanych w nich operacji magazynowych, od wielkości przepływów oraz ilości składowanych zapasów. Zanim magazyn zostanie podzielony na strefy, konieczne jest przeprowadzenie analizy wyżej wymienionych czynników, aby magazyn mógł pracować w sposób optymalny i wydajny.

 

 

 

 

Optymalna kompletacja zamówień

 

Wszystkie wyżej wymienione czynniki prowadzą do jednego wniosku: kompletowanie zamówień to niezwykle istotny proces, który ma wpływ na efektywne działanie całości magazynu w tym sprawne wydawanie towaru. Od skutecznej i prawidłowej kompletacji zależy naprawdę wiele – warto zatem zadbać by kompletowanie zamówień (a także inne operacje logistyczne) były prawidłowo rozplanowane, a jednocześnie wykonywane w sposób sprawny i kompleksowy.

 

Mianem optymalnej kompletacji zamówień określamy taką obsługę zamówienia, która polega na przygotowaniu zamówienia do wysyłki w najkrótszym czasie i przy najmniejszych możliwych nakładach sił i środków.

 

Jakie są trudności związane z kompletowaniem zamówień?

 

W procesie kompletacji zamówień można doświadczyć wiele barier, trudności i błędów, które komplikują cały proces i czynią jego realizację znacznie bardziej wymagającą. Jedną z takich trudności jest umieszczenie produktu w nieprawidłowym miejscu składowania towarów lub strefy kompletacji, co przyczynia się do wydłużenia procesu kompletacji, a tym samym obniża jego wydajność. Bardzo często nieefektywna kompletacja zamówień wynika też z braku odpowiedniego oznaczenia produktów, co – tak jak w przypadku składowania towaru w nieprawidłowym miejscu – może prowadzić do błędów lub problemów z odnalezieniem towaru. Barierą dla efektywnej kompletacji jest również nieefektywny układ magazynu oraz brak odpowiednich narzędzi, wspomagających cały ten proces – na przykład brak systemu WMS czy automatyki magazynowej.

 

I wreszcie – nie można zapomnieć o błędach popełnianych przez pracowników, spowodowanych czynnikiem ludzkim. Pracownik magazynu może – na przykład w wyniku rozkojarzenia albo chwilowej utraty koncentracji – popełnić prosty błąd, którego konsekwencje mogą mieć istotne znaczenie dla dalszej realizacji zamówienia. Takie błędy po prostu się zdarzają i często występują w najmniej oczekiwanym momencie.

 

 

Wydajność kompletacji. Jak usprawnić kompletację zamówień?

 

 

Aby kompletacja zamówień przebiegała sprawnie, konieczne jest spełnienie kilku istotnych warunków. Pierwszym z nich jest przemyślane zaprojektowanie przestrzeni magazynowej – tak, by umożliwiała ona efektywną pracę, a przepływ materiałów był sprawny i nie powodował tzw. wąskich gardeł, czyli wszelkiego rodzaju barier odpowiedzialnych za opóźnienia i przestoje w realizacji procesów magazynowych. Przemyślany projekt pozwala też na optymalne rozmieszczenie stref składowania i kompletacji w magazynie – tak, by nie były od siebie zbytnio oddalone i by przejście pomiędzy nimi nie zajmowało zbyt wiele czasu. Same strefy kompletacji oraz rozkład towarów powinny być zaprojektowane w sposób minimalizujący drogi kompletacji. Warto zatem na etapie projektowania magazynu skorzystać ze wsparcia firmy doradczo-projektowej, która pomoże zaprojektować magazyn w taki sposób, by realizacja wszelkich procesów zachodziła tak sprawnie i wydajnie, jak jest to możliwe.

 

Drugi warunek to zaprojektowanie prawidłowych procesów kompletacji wykorzystujących optymalnie do potrzeb dobrane wyposażenie techniczne, które obejmować może zarówno systemy regałowe, różnego rodzaju wózki, wyżej wspomniane systemy wspomagające kompletację takie jak Pick-by-Light, Pick by Voic, Put to Light, itp., a także urządzenia automatyki magazynowej – na przykład przenośniki, układnice, regały automatyczne, systemy shuttle’owe, automaty do kompletacji, roboty transportowe, itp.. Wykorzystanie nowoczesnych technologii zdecydowanie ułatwia pracę personelowi magazynowemu, minimalizuje ryzyko powstawania błędów i sprawia, że pracownikom magazynowym pracuje się zdecydowanie szybciej i wydajniej.

 

Po trzecie – trudno nie wspomnieć o magazynowym systemie informatycznym, znanym jako WMS. To oprogramowanie, które służy do śledzenia, kontroli i nadzoru wszystkich procesów na terenie magazynu, związanych zarówno z pracą personelu, jak i przepływem towaru. Oprogramowanie tej klasy dysponuje szeregiem modułów, usprawniających pracę magazynu, również w kontekście kompletacji. Dobry, funkcjonalny system WMS jest w stanie pogrupować zamówienia, przetworzyć je na odpowiednie listy kompletacyjne dla pracowników magazynowych i nadzorować ich wykonanie przez operatorów. Oprogramowanie tej klasy jest w stanie posortować zamówienia, wygenerować do nich odpowiednie zadania na terminale radiowe i wreszcie przeprowadzić operatora krok po kroku przez cały proces kompletacji, pakowania czy sortowania. 

 

.