Projektowanie magazynu i jego kluczowe znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa.

 

Efektywna realizacja wszystkich procesów magazynowych nie byłaby możliwa, gdyby nie odpowiednio zaprojektowany magazyn. Trudno zatem przecenić rolę fachowego projektowania magazynu, które przekłada się po realizacji na lepsze wykorzystanie przestrzeni, wyższą wydajność i jakość oraz pozwala zminimalizować koszty funkcjonowania. Roli projektowania magazynu szczegółowo przyjrzał się Krzysztof Obroślak, Kierownik Projektu w Logifact-Systems.

 

 

 

Krzysztof Obroślak

Kierownik Projektu

 w Logifact-Systems

 

 

Na to, czy magazyn funkcjonuje w sposób wydajny i optymalny, wpływ ma wiele różnych czynników takich jak: prawidłowo zaprojektowane procesy magazynowe, odpowiednio do potrzeb dobrane i zwymiarowane wyposażenie techniczne oraz infrastruktura czy rozmiar dostępnej przestrzeni magazynowej, ale również zasoby ludzkie ich liczba i poziom wyszkolenia zarówno jeżeli chodzi pracowników magazynowych jak i kadrę kierowniczą. Nie bez znaczenia jest również specyfika branży, z którą związany jest konkretny magazyn. Inaczej działa na przykład magazyn leków czy kosmetyków, a inaczej funkcjonuje magazyn przeznaczony do obsługi towarów z branży tekstylnej czy odzieżowej. Podstawą jest jednak zawsze prawidłowy projekt magazynu – to on bowiem warunkuje optymalizację wszystkich procesów zachodzących w tym obszarze.

 

Układ magazynu

 

Żeby zrozumieć, jak istotne jest planowanie magazynu, warto zacząć od przedstawienia, jakie elementy składają się na magazyn. Używając podziału na tak zwane strefy funkcjonalne, w pierwszym rzędzie należy uwzględnić:

 

• strefę załadunku i rozładunku, obsługującą dostawy i załadunek towarów, składającą się z doków załadunkowych;

• strefę przyjęć zawierającą bufory wejściowe (na potrzeby krótkoterminowego składowania rozładowywanych towarów) oraz powierzchnie na potrzeby kontroli wejściowej i formowania jednostek magazynowych;

• strefy składowania, z podziałem w zależności od różnych technologii składowania, do których kierowane są przyjęte towary uformowane w jednostki magazynowe;

• strefy kompletacji, z podziałem w zależności od różnych technologii kompletacji, w których realizowane jest zbieranie przyjętych zamówień (zleceń wydania);

• strefę wysyłki towarów zawierającą bufory wyjściowe (na potrzeby krótkoterminowego składowania skompletowanych i przygotowanych do wysyłki towarów) oraz powierzchnie na potrzeby kontroli wyjściowej, pakowania i przygotowania do wysyłki.

• Strefy VAS (Value Added Services) / Co-Packing / Produkcji magazynowej

 

Powierzchnie dodatkowe takie jak biura, powierzchnie socjalne, ładownie wózków, itp. nie są zaliczane do stref funkcjonalnych, ale muszą być również uwzględnione w projekcie magazynu, jeżeli znajdują się bezpośrednio w jego obrębie.

 

Projektowanie magazynu – dlaczego jest tak istotne?

 

Przy planowaniu magazynu jedną z kluczowych kwestii jest optymalizacja układu magazynu – a więc umiejętne wykorzystanie dostępnej przestrzeni tak, by każdy z wyżej wymienionych stref i obszarów był odpowiednio rozmieszczony w magazynie, miał odpowiednią ilość miejsca, a korzystanie z niego było wygodne i nie generowało problemów.

Posłużmy się zresztą praktycznym przykładem: zbyt duża odległość od strefy kompletacji do strefy wysyłki może wydłużyć proces przygotowania zamówienia do wysłania, obniżyć wydajność pracowników magazynu, a w nieco dłuższej perspektywie – może przełożyć się na wzrost niezadowolenia klientów.

Ważny jest również rozmiar konkretnych stref – zbyt niska pojemność strefy składowania może skutkować tym, że przyjętych towarów nie będzie można pomieścić i będą zalegać w nieprzeznaczonym do tego miejscu.

 

Optymalne wykorzystanie kubatury jest zatem uzależnione od odpowiedniego układu magazynu. Dobry plan i przemyślany koncept pozwalają na najlepsze wykorzystanie przestrzeni, która jest w danym magazynie dostępna i pozwala zapobiec ewentualnym problemom, mogącym wystąpić podczas użytkowania magazynu. Ma to ogromny wpływ na szeroko pojętą wydajność pracy magazynu i jej optymalizację.

 

Nie będzie przesadą stwierdzenie, że projekt magazynu jest fundamentem i szkieletem dobrze działającego magazynu. To projekt decyduje o tym, czy magazyn będzie funkcjonować w sprawny i efektywny sposób.

 

 

 

Jak zaprojektować magazyn? Etapy projektowania

 

Projekt magazynu – analiza i weryfikacja danych

 

Zaprojektowanie magazynu to złożony i skomplikowany proces. Najlepiej zacząć go od analizy, mającej na celu sprawdzenie wszystkich dostępnych danych i wyciągnięcie na ich podstawie konstruktywnych wniosków, pomocnych przy dalszym projektowaniu magazynu. Takie analizy i weryfikację mogą objąć:

 

• dane o produktach – podział na logistyczne grupy towarowe, ilości artykułów (indeksów) dla każdej z grup, właściwości fizyczne produktów w poszczególnych grupach, cechy produktów (np. podział na partie, data ważności, numery seryjne, itp.)

• przepływy materiałowe na wejściu – liczbę dostaw i linii w dostawach, ilości przyjmowanych jednostek ładunkowych (palet jednorodnych, palet mieszanych, kartonów, towarów gabarytowych, itp.)

• operacje wymagane w procesie przyjęcia dostawy- kontrola ilościowa i jakościowa, rejestracja cech produktu np. serii, daty ważności, właściciela, rejestracja numerów seryjnych, etykietowanie, przepakowanie, ważenie, pomiar temperatury, itp.

• przepływy materiałowe na wyjściu – dobowy rozkład i struktura wysyłek, liczba zamówień i ich struktura (ilość linii i sztuk), ilości i struktura wydawanych jednostek ładunkowych (palet jednorodnych, palet mieszanych, kartonów/pojemników, towarów gabarytowych, itp.) powtarzalność SKU w ramach zamówień, sposób pakowania, wysyłki i załadunku

• operacje wymagane w procesie przygotowania skompletowanych zamówień do wydania – kontrola wyjściowa, rejestracja numerów seryjnych, etykietowanie, pakowanie, ważenie, pomiar temperatury, itp.

• przepływy wewnątrzmagazynowe

• stany magazynowe – wielkość i obrotowość zapasu magazynowego w sztukach (lub w innych jednostkach miary np. kg, m) i w jednostkach magazynowych z dokładnością do indeksu lub grupy towarowej, liczbę indeksów magazynowych, aktualne sposoby składowania

 

Należy pamiętać, że najpierw zbierane i analizowane są dane dla stanu obecnego, natomiast później, po ustaleniach dotyczących rozwoju (zarówno ilościowego jak i w strukturze dostaw, zamówień, artykułów, zapasu, itp.), uzyskane w pierwszym etapie prac wyniki muszą zostać przetransponowane na docelowe dane projektowe uwzględniające prognozowane zmiany.

 

Projekt magazynu – planowanie procesów

 

Następnym krokiem przy projektowaniu magazynu jest określenie sposobów przyjęcia, magazynowania i wydania, co pozwoli na zaprojektowanie wszystkich procesów i dobór technologii do ich prawidłowej obsługi. To właśnie na tym etapie konieczne jest podjęcie decyzji na temat sposobu kompletacji, a takich sposobów – ze względu na rodzaj, wielkość strumienia i strukturę zamówień – może być wiele. Ten etap wymaga rozważenia takich podstawowych sposobów kompletacji jak prosta kompletacja jednostopniowa czyli bezpośrednie zbieranie zamówienia do jednostki wysyłkowej, multi order picking czyli realizacja w jednej drodze wielu zamówień jednocześnie czy też kompletacja dwustopniowa polegająca najpierw na zbiorczym przygotowaniu artykułów dla wielu zamówień a następnie na ich rozsortowaniu na konkretne zamówienia. Na tym etapie projektowania magazynu należy też wziąć pod uwagę procesy transportowe takie jak np. wprowadzanie jednostek magazynowych z wejścia do stref składowania, transport skompletowanych jednostek do stref kontroli i pakowania a później do buforów wyjściowych, sposób przekazania jednostek pomiędzy strefami funkcjonalnymi czy sekcjami kompletacyjnymi.

 

Projekt magazynu – dobór narzędzi

 

To właśnie na tym etapie dobierane i odpowiednio do potrzeb wymiarowane jest wyposażenie techniczne czyli takie szeroko rozumiane narzędzia jak różnego typu wózki widłowe (podnośnikowe, kompletacyjne, załadunkowe, itp.), regały czy też urządzenia wchodzące w skład tzw. automatyki magazynowej, czyli zestaw urządzeń, najczęściej zintegrowanych z informatycznym systemem zarządzania magazynem, mających na celu zapewnienie obniżenia kosztów pracy w magazynach, zwiększenia ich wydajności i uproszczenia niektórych procesów.

 

Projekt magazynu – obliczenia

 

Aby mieć pewność, że przestrzeń magazynową uda się wykorzystać w maksymalnie efektywny i przemyślany sposób, konieczne jest wykonanie kluczowych obliczeń i szacunków. To między innymi:

 

• Obliczenie wymaganej powierzchni magazynowej, wymaganej liczby lokacji odkładczych w regałach, powierzchni składowania, powierzchni buforowej, środków tra i automatyki magazynowej;

• Oszacowanie czasów cykli transportowych, pracochłonności procesów, a co za tym idzie – wymaganej liczby pracowników magazynowych i urządzeń, wiążących się z nakładami i kosztami.

 

Projektowanie magazynu – zarządzanie pracą

 

Podczas projektowania magazynu warto wziąć pod uwagę bardzo istotny czynnik: magazyn powinien być zaplanowany tak, by jego obsługa była prosta i ergonomiczna z punktu widzenia pracownika i jednocześnie, żeby kadra kierownicza mogła w efektywny sposób zarządzać pracą magazynu. Jest to możliwe dzięki wdrożeniu zaawansowanego systemu klasy WMS, kierującego pracą ludzi i urządzeń. System ten wspomaga obsługę procesów magazynowych zarówno na szczeblu kadry kierowniczej jak i pracowników magazynowych. Dba o poprawne przyjęcie i kontrolę wejściową dostaw, o to, by przyjmowany w dostawie towar był możliwie szybko rozlokowany w strefie składowania. WMS jest też istotnym wsparciem przy kompletacji, podczas której niejako „prowadzi” pracownika przez kolejne zadania cząstkowe, dzięki czemu ten może łatwo i szybko odnaleźć i bezbłędnie pobrać wskazane towary. W dalszym przebiegu WMS wspomaga procesy kontroli wyjściowej, pakowania, przygotowania towarów do wysyłki i załadunku.

 

Planowanie magazynu – długoterminowa inwestycja

 

Warto pamiętać, że, projektując przestrzeń magazynu, bezwzględnie należy myśleć w nieco szerszej perspektywie i widzieć w magazynie długoterminową inwestycję, co oznacza, że należy uwzględnić to, co mogą przynieść kolejne lata – warto wziąć pod uwagę między innymi prognozowane wzrosty sprzedaży czy szeroko rozumiany rozwój procesów biznesowych, które mogą nastąpić w ciągu kilku najbliższych lat i które mogą zmienić rynek magazynów. Przyjęcie tej wieloletniej perspektywy jest niezbędne i nieodzowne.