Raporty magazynowe – jak mogą wspierać funkcjonowanie magazynu?

Raporty magazynowe są bardzo cennym źródłem zróżnicowanych i kompleksowych informacji na temat wszelkiego rodzaju magazynowych operacji. To narzędzie wspierające analizę, kontrolę, monitorowanie i sprzyjające optymalizacji pracy magazynu. Jakie dane wspierają zarządzanie magazynem? Na naszym blogu tłumaczy to Paweł Klimczewski, dyrektor ds. wdrożeń w Logifact-Systems.

 

 

 

Paweł Klimczewski

Dyrektor ds wdrożeń

 w Logifact-Systems

 

 

 

Operacyjne wskaźniki magazynu

 

 

Jak wymiernie ocenić, czy magazyn działa w sposób wydajny  i niezakłócony, a ponadto wszystkie operacje realizowane są w prawidłowy sposób? Oczywistym jest, że nie można zrobić tego orientacyjnie i „na oko”. Jest wręcz przeciwnie – należy wykorzystać do tego operacyjne wskaźniki oceny pracy magazynu i zastosowanie ich należy do jednych z głównych zadań kierowników magazynu.

 

Do przykładowych wskaźników operacyjnych należą między innymi wskaźnik poziomu usług (zdolność magazynu do dostarczania towarów zgodnie z oczekiwaniami klientów, wyrażany jako procent zamówień dostarczonych na czas), czy wskaźnik wykorzystania przestrzeni (stosunek zajętej przestrzeni magazynowej w stosunku do całkowitej dostępnej przestrzeni w magazynie).

 

To oczywiście nie wszystko – do przykładowych wskaźników operacyjnych należą również wydajność personelu (liczba obsłużonych linii zamówień na godzinę pracy lub na przykład czas niezbędny do wykonania określonej operacji magazynowej), wskaźnik popełnionych błędów, określający liczbę błędów występujących podczas realizacji operacji magazynowych i wyrażany jako odsetek błędów w stosunku do wszystkich wykonanych operacji.

 

Powyższe wskaźniki to oczywiście jedynie przykład – możliwości twardej, mierzalnej analizy funkcjonowania magazynu są o wiele szersze i mogą uwzględniać jeszcze więcej różnych czynników.

 

 

Informatyczne systemy magazynowe – czym są?

 

 

Trudno oczywiście nie wspomnieć o roli, jaką w kontekście raportów, generowania danych i analizy funkcjonowania magazynu odgrywają informatyczne systemy magazynowe, znane szerzej jako WMS (Warehose Management System, tj. System Zarządzania Magazynem). To narzędzie, które odpowiada za szeroko rozumiane wsparcie zarządzania procesami magazynowymi, a także śledzenie, kontrolowanie i analizowanie ich przebiegu w czasie rzeczywistym.

 

Dzięki systemowi WMS wszystkie stanowiska pracy i urządzenia są zintegrowane i stanowią centralnie zarządzaną, wspólną sieć, a struktura magazynu, dane o produktach, typy jednostek ładunkowych i procesy przepływu materiałów są odwzorowane w cyfrowym środowisku.

 

Zbierane przez Warehouse Management Systems informacje o przebiegu procesów są przetwarzane i przekazywane do pracowników kierujących pracą magazynu, którzy dzięki oprogramowaniu mają stały wgląd w przebieg i aktualny status wszystkich procesów.

 

Do zadań kierowników magazynu należy podejmowanie na podstawie tych danych optymalnych decyzji zarządczych, a co za tym idzie – optymalizacji pracy magazynu i ciągłego doskonalenia magazynu.

 

Dostępność raportów tworzonych przez system WMS stanowi ogromne ułatwienie, a same raporty są bardzo wartościowym źródłem informacji na ten temat. System WMS ma bowiem szeroki wachlarz raportów standardowych, dotyczących niemal każdego procesu.

 

Co więcej, oprogramowanie klasy WMS oferuje również szerokie możliwości rozbudowy tych raportów na podstawie zbieranych przez system danych. Raporty te dostarczają niezbędne informacje potrzebne do analizy wydajności pracowników, wolnych przestrzeni magazynowych oraz wielkości przepływu towarów przez magazyn.

 

Stan zapasów

 

Raporty tworzone przez system WMS mogą być poświęcone zapasom magazynowym i obejmować aktualne informacje na temat typu, ilości czy lokalizacji określonych produktów na terenie magazynu.

 

Takie raporty mogą nieść odpowiedź na pytanie, które produkty są aktualnie dostępne, które wymagają uzupełnienia, a które powinny w pierwszej kolejności opuścić magazyn. Generowanie raportów na temat stanów magazynowych pozwala też na śledzenie rotacji zapasów, identyfikację towarów o niskiej rotacji, ale również unikać sytuacji, w których brakuje towarów, na które występuje popyt.

 

Analiza przepływu towarów

 

Raporty generowane przez system WMS mogą być też wartościowym źródłem informacji na temat przepływu towarów – a więc ruchu towarów w magazynie, począwszy od przyjęcia aż po wysyłkę.

 

Wgląd do takich danych umożliwia analizę czasu realizacji zamówień, identyfikację tzw. wąskich gardeł, czyli miejsc, w których mają miejsce ewentualne przestoje i zakłócenia ciągłości pracy magazynu, a w konsekwencji – wykorzystanie takich danych raportowych prowadzi do optymalizacji procesów magazynowych, wzrostu efektywności i poprawy obsługi klienta.

 

Analiza wydajności personelu

 

Kolejnym niezwykle kluczowym aspektem, który może być uwzględniany w raportach generowanych przez WMS, jest wydajność pracowników magazynowych. System WMS może bowiem generować raporty, które monitorują wydajność pracowników magazynu. Taki raport może obejmować informacje na temat czasu pracy, liczby zrealizowanych zamówień, opóźnień czy ewentualnych błędów.

 

Tego typu informacje mogą być bardzo pomocne dla kadry kierowniczej przy identyfikowaniu ewentualnych problemów, podejmowaniu decyzji organizacyjnych i personalnych, które są oparte na rzetelnych danych. Miarodajne informacje na temat wydajności personelu mogą pomóc na przykład w ustaleniu sprawiedliwego, opartego na merytorycznych przesłankach systemu premiowego dla najwydajniejszych pracowników magazynowych.

 

 

 

Wykorzystanie przestrzeni magazynowej

 

Raportowanie może też obejmować wykorzystanie przestrzeni magazynowej – zajętość regałów, ilość wolnego miejsca, informacje na temat składowania produktów o różnych gabarytach, procent wykorzystania wszystkich stref magazynowych etc. Dostępność tych danych daje możliwość podejmowania optymalnych decyzji zarządczych na temat planowania układu magazynu i zwiększenia jego wydajności.