System WMS a wsparcie kadry kierowniczej w codziennej pracy

Wprowadzenie systemu WMS w magazynie ma wpływ na funkcjonowanie całej organizacji. Jego uruchomienie w dużym stopniu usprawnia pracę personelu magazynowego, ale jest też istotne ze strategicznego punktu widzenia kadry zarządzającej. System WMS ułatwia też pracę i wspiera kadrę kierowniczą, odciążając ich w codziennych obowiązkach i pomagając w mierzeniu się z codziennymi wyzwaniami. Szereg tych korzyści wymieniamy w naszym artykule.

 

Co to jest WMS?

 

System informatyczny działający w czasie rzeczywistym, wspomagający operacyjne zarządzanie magazynem, zajmujący się analizą i śledzeniem w trybie ciągłym wszystkich procesów zachodzących w magazynie ze szczególnym uwzględnieniem przepływów zarówno materiałów, jak i informacji, dostarczający niezbędnych informacji do oceny sytuacji bieżącej i podejmowania możliwie optymalnych decyzji zarządczych – tak, najprościej i w jednym zdaniu, można opisać, czym jest system WMS (Warehouse Management System).

 

Dla prawidłowej organizacji logistyki magazynowej takie oprogramowanie jest współcześnie nieodzowne, ponieważ dane zebrane przez WMS mogą dostarczyć kadrze kierowniczej pełne informacje na temat stanu realizacji wyżej wymienionych procesów.

 

Możliwości systemu WMS

 

Co za tym idzie, system magazynowy nie tylko daje możliwość wglądu i kontroli tego, jak funkcjonuje magazyn, ale i – dzięki zgromadzonym danym i ich analizie – możliwość optymalizacji i usprawniania tych procesów w rozumieniu długofalowej strategii, a także podejmowanie możliwie jak najlepszych decyzji operacyjnych dotyczących funkcjonowania magazynu, które można przekazywać personelowi magazynowemu w postaci bieżących, konkretnych zadań.

 

Wdrożenie systemu magazynowego

 

Konieczność wdrożenia systemu WMS wynika z wielu różnych czynników. System magazynowy stanowi odpowiedź z jednej strony na coraz bardziej dynamiczny rozwój technologiczny, a także zmieniające się potrzeby i specyficzne wymagania klientów, związane z intensywnym rozwojem segmentu usług na przykład z obszaru e-commerce. Wydajniejszy, sprawniej funkcjonujący i lepiej zorganizowany magazyn stanowi dziś o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa, a jego wykorzystanie pozwala na podniesienie jakości świadczonych usług.

 

WMS – korzyści z wdrożenia

 

Wybór dostawcy systemu WMS powinien być poprzedzony wnikliwą i uważną analizą – to przecież poważna, długoterminowa inwestycja, która może mieć wyraźny wpływ na organizację pracy magazynu i to na wiele kolejnych lat – tak samo jak na przykład wdrożenie nowego systemu ERP. Dostawca prawidłowo wybranego i wdrożonego systemu WMS na ogół staje się wieloletnim partnerem biznesowym.

 

Zdecydowanie trzeba jednak zaznaczyć, że wspomniany wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa jest jednoznacznie pozytywny – oprogramowanie WMS wspiera pracowników w realizacji ich codziennych zadań (szerzej pisał o tym na naszym blogu Krzysztof Obroślak), a także pomaga zarządowi w kwestii optymalizacji kosztów operacyjnych magazynu i budowania przewagi konkurencyjnej – tu zachęcam do lektury tekstu Sylwestra Nowickiego.)

 

WMS a kadra kierownicza

 

W tym tekście skupimy się jednak na tym, co właściwie na wdrożeniu zyskuje kadra kierownicza, a więc pracownicy decyzyjni, znajdujący się na szczeblu pomiędzy kadrą zarządzającą a personelem. To na kadrze kierowniczej spoczywa duża odpowiedzialność za szeroko rozumianą prawidłową organizację pracy magazynu i zarządzanie całym zespołem. Na przykładzie naszego oprogramowania logifact®WMS postaram się pokazać istotne obszary, w których uruchomienie systemu klasy WMS może przynieść multum korzyści dla kierowników magazynu.

 

 

System WMS a nadzór i kontrola

 

Po pierwsze, magazynowy system informatyczny daje kadrze kierowniczej bogate możliwości nadzoru i to nad kilkoma różnymi aspektami. Za sprawą systemu WMS z jednej strony kierownik magazynu dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu zyskuje niezbędną kontrolę w czasie rzeczywistym nad procesami magazynowymi, na przykład szczegółową wiedzę o postępie realizacji danego zadania oraz nad przepływem towarów z dokładnością do jednostek magazynowych i ich zawartości w obsługiwanym procesie. Kontrola wszelkich procesów związanych z funkcjonowaniem magazynu ma bowiem fundamentalne znaczenie.

 

Kontrola towarów

 

Wreszcie zaś – WMS daje możliwość kontroli stanów magazynowych, która zapewnia aktualne i rzeczywiste dane o wolumenie zapasów i ich rozmieszczeniu w magazynie, a ponadto pozwala na stworzenie pełnej historii dokumentów magazynowych (RW, PW, PZ, WZ) i innych ruchów w obrębie magazynu (np. przyjęcia towaru).

 

Powołajmy się tu zresztą na logifact®WMS, które umożliwia odwzorowanie stanu zapasów z poziomu indeksu, jednostki magazynowej, stref oraz lokacji magazynowej. Nasze oprogramowanie daje również możliwość rejestracji wykrytych nadwyżek produktowych lub wręcz przeciwnie – braków w stanach magazynowych.

 

WMS a inwentaryzacja

 

Jedną z funkcjonalności, jaką powinien charakteryzować się system magazynowy WMS powinien być też rozbudowany moduł inwentaryzacji (za której prawidłowy przebieg odpowiedzialny jest przecież właśnie najczęściej kierownik magazynu). Taki moduł powinien oferować możliwości dokonywania zarówno inwentaryzacji ciągłej, jak i cząstkowej, a ponadto umożliwiać prowadzenie czynności inwentaryzacyjnych przy jednoczesnej ciągłej pracy magazynu.

 

Wszystkie wyżej wymienione funkcjonalności pozwalają na między innymi efektywne wykorzystanie zasobów, usystematyzowanie procesu planowania, pozwalają usprawnić funkcjonowanie magazynów, a także przekładają się na sprawniejszą obsługę składanych zamówień, podniesienie wydajności pracy magazynu i poprawę świadczonych usług. W szerszej perspektywie WMS może wspierać automatyzację łańcucha dostaw, usystematyzować procesy biznesowe.

 

Bieżące zadania i obsługa procesów

 

System zarządzania magazynem nie powinien wspierać kierownika magazynu jedynie w zadaniach skupionych na nadzorze i kontroli, ale również obsłudze innych bieżących zadań – zaczynając od radzenia sobie w obliczu sytuacji wyjątkowych i awaryjnych, przez procesy przepływu towarów w produkcji, obsługę kontrahentów oraz dodatkowych usług, takich jak tworzenie zestawów czy co-packing.

 

Co szczególnie istotne, system WMS może być też bardzo pomocny dla wsparcia zadań spedycyjnych magazynu (wliczając w to planowanie transportów zewnętrznych, tworzenie tras i zarządzanie nimi czy zarządzanie pracą magazynu w oparciu o harmonogram wysyłek).

 

 

 

Raporty i optymalizacja

 

Skuteczne procesy analityczne prowadzone podczas codziennej pracy są dziś nieodzowne. System WMS, poza kontrolą i obsługą procesów zachodzących w magazynie, powinien również oferować szeroki wachlarz narzędzi analitycznych, służących do generowania różnorodnych i szczegółowych raportów (zarówno standardowych, jak i spersonalizowanych), służących do szeroko rozumianego ciągłego doskonalenia magazynu. Takie raporty dostarczają niezbędne informacje potrzebne do analizy wydajności tak personelu magazynowego, jak i sprzętu czy samej kubatury magazynowej i pozwalają rozwiązywać problemy niekompletności danych.

 

Umiejętna interpretacja wygenerowanych danych z oprogramowania magazynowego sprawia, że kierownik magazynu może wyciągnąć z raportu konstruktywne wnioski, wytypować ograniczenia zakłócające prawidłowe funkcjonowanie magazynu, zmodyfikować organizację pracy magazynu tak, by jego działanie było jeszcze bardziej optymalne i wydajne i by pozwolić na lepsze wykorzystanie zasobów. Dzięki optymalizacji pracy magazynu zyskują tak kadra zarządzająca, jak i kierownik magazynu czy personel. Zdobyte i przetworzone przez systemy magazynowe dane dają też szansę na zautomatyzowanie zarządzania jakością produkcji i sprzyjają w usprawnieniu modelu komunikacji pomiędzy pracownikami magazynu.

.

 

WMS a pracownicy i ocena ich pracy

 

Częstym problemem, z jakim mierzą się kierownicy magazynów, jest duża rotacja wśród personelu magazynowego. System WMS w istotnym stopniu pozwala na uniezależnienie się od tej rotacji i sprawia, że nie jest ona tak dotkliwa i odczuwalna dla sprawnego funkcjonowania całego magazynu – system WMS powinien być bowiem tak zaprojektowany, by korzystanie z niego było proste i intuicyjne, niezależnie od obłożenia ogromną ilością realizowanych operacji.

 

Przygotowanie i szkolenie pracowników

 

W przypadku logifact®WMS czas przeszkolenia pracowników magazynowych i przygotowania ich do pracy w nowym „środowisku” jest bardzo krótki i może potrwać nawet zaledwie kilka godzin. Nie wymaga to umiejętności korzystania ze skomplikowanej infrastruktury magazynowej, znajomości specyfiki konkretnego magazynu ani nawet wiedzy na temat towarów czy miejsc składowania, ponieważ pracownicy są prowadzeni w swojej pracy przez magazynowy system informatyczny.

 

Ocena wydajności pracowników

 

Wspomniane już wyżej nadzór, kontrola i precyzyjne raporty o przebiegu wykonanych czynności są w kontekście pracowników szczególnie istotne, ponieważ umożliwiają obiektywną ocenę pracowników magazynowych, a więc ich wydajność i bezbłędność. Dzięki temu kierownik magazynu, na podstawie bezstronnych kryteriów, może wprowadzić klarowny, bardziej sprawiedliwy system wynagradzania i premiowania pracy personelu.