Wdrożenie systemu WMS – rola klienta.

 

Na uruchomienie WMS, czyli systemu zarządzania magazynem, bez wątpienia powinny zdecydować się przedsiębiorstwa, które chcą usprawnić procesy magazynowe i doprowadzić do zwiększenia efektywności operacyjnej. Przed podjęciem ostatecznej decyzji o wdrożeniu i wyboru dostawcy warto jednak pamiętać, że sukces wdrożenia zależy od zaangażowania samego klienta, czyli odbiorcy oprogramowania. Bez niego trudno osiągnąć pełnię korzyści wynikających z implementacji oprogramowania WMS mówi – Paweł Klimczewski, Dyrektor ds. wdrożeń w Logifact -Systems.

 

 

 

 

Paweł Klimczewski

Dyrektor ds. wdrożeń

 w Logifact-Systems

 

Magazynowy system informatyczny – więcej niż wybór dostawcy

 

Wbrew pozorom rola klienta we wdrożeniu systemu zarządzania magazynem WMS nie ogranicza się wyłącznie do wyłonienia providera, czyli dostawcy systemu. Cały proces wdrożenia – który często może trwać nawet kilka miesięcy – wymaga sporych pokładów zaangażowania właśnie po stronie odbiorcy. Bez niego samo wdrożenie może nie przynieść oczekiwanych efektów.

 

Wdrożenie WMS. Zrozumienie unikalnych potrzeb firmy i zdefiniowanie celów

 

Oczywiście, decyzja o wyborze dostawcy narzędzia, jakim jest system WMS, jest często poprzedzona żmudnym researchem i długimi rozmowami z potencjalnymi providerami. Zanim jednak klient dokona wyboru, powinien zacząć od najważniejszej kwestii, czyli… zidentyfikowania i zrozumienia, jakie są właściwie aktualne potrzeby jego firmy. W końcu to przecież on zna je najlepiej! Dopiero zdefiniowanie tych potrzeb pomaga ewentualnemu dostawcy w dokładnym określeniu skali projektu, uwzględniającej specyfikę branżową, infrastrukturę magazynową i procesy logistyczne zachodzące na terenie magazynu klienta, a co za tym idzie – w opracowaniu oferty przez dostawcę.

 

Definiowanie celów wdrożenia

 

Kiedy znane są już potrzeby klienta, a sam dostawca systemu – wybrany, dobrze byłoby zdefiniować na bazie tych potrzeb klarowne, mierzalne cele, które można osiągnąć z pomocą systemu WMS. Tu również odbiorca oprogramowania jest nieodzowny – to on bowiem odgrywa fundamentalną rolę przy ustalaniu priorytetów, określaniu swoich oczekiwań względem oprogramowania i wyznaczeniu dostawcy KPI, czyli kluczowych wskaźników efektywności, które niejako determinują sukces wdrożenia.

 

 

 

 

Testy i feedback

 

To użytkownik systemu, czyli klient, dysponuje informacją zwrotną, która dla dostawcy jest niezwykle wartościowym źródłem wiedzy. Klient, który testuje oprogramowanie WMS podczas wdrożenia, pomaga w identyfikowaniu ewentualnych błędów, przystosowaniu systemu do rzeczywistych potrzeb użytkownika, słowem – to sam klient w pewnym sensie ulepsza oprogramowanie magazynowe. Również po samym wdrożeniu klient powinien monitorować wyniki funkcjonowania systemu – sprawdzać jego efektywność, identyfikować obszary wymagające optymalizacji i regularnie komunikować się z przedstawicielem providera. Wszystko to pozwala na bieżące udoskonalanie oprogramowania, a co za tym idzie – usprawnianie wszystkich procesów magazynowych w organizacji.

 

Dostosowanie systemu do struktury organizacyjnej

 

System magazynowy, zanim zostanie finalnie uruchomiony, powinien zostać dopasowany do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, które jest klientem. Tę najlepiej znają pracownicy i przedstawiciele tego przedsiębiorstwa. Zadania klienta w tym obszarze obejmują przygotowanie interfejsów systemów zarządzania, z którymi system WMS będzie współpracować – np. ERP, TMS, MFC – ale również stworzenie odpowiednich środowisk testowych dla tych systemów i przygotowanie infrastruktury oraz niezbędnych produktów i materiałów testowych. Zaangażowanie klienta na tym etapie ma wpływ na efekt końcowy oraz na akceptację systemu przez pracowników przedsiębiorstwa – w tym zarówno kadrę kierowniczą, jak i personel magazynu.

 

Szkolenie i przygotowanie personelu

 

Klient powinien być aktywnie zaangażowany w proces szkolenia personelu – system zarządzania magazynem powinni poznać nie tylko szeregowi pracownicy magazynowi, ale również kadra kierownicza czy eksperci odpowiedzialni za obszar logistyki magazynowej, którzy muszą mieć przecież styczność z systemem na co dzień. Udział w szkoleniach w zakresie obsługi nowego systemu ułatwia przyzwyczajenie się do nowej organizacji pracy i zmiany dotychczasowych procesów, a także niweluje ewentualny opór i niechęć do zmian ze strony pracowników magazynowych.

 

System WMS (Warehouse Management System). Klient determinuje sukces!

 

Współpraca klienta i dostawcy Systemu WMS stanowi klucz do efektywnego i skutecznego zarządzania logistyką. Jego aktywne zaangażowanie od etapu analizy potrzeb po fazy testowania i szkoleń, aż po monitorowanie i doskonalenie po wdrożeniu, sprawia, że system staje się bardziej dopasowany do rzeczywistych wymagań firmy. Nie będzie więc ryzykownym założenie, że zaangażowanie klienta w całym procesie wdrożenia jest jednym z istotnych czynników sukcesu!