Zapasy magazynowe – jak WMS może wspierać zarządzanie zapasami?

O sprawnej, wydajnej pracy magazynu w dużej mierze stanowi efektywne zarządzanie zapasami magazynowymi. Czym właściwie są zapasy magazynowe, dlaczego mają tak istotne znaczenie i jak system WMS może wspierać zarządzanie zapasami magazynowymi? Odpowiedzi na te pytania przygotował dla Was Sylwester Nowicki, Sales Manager i Senior Business Consultant WMS w Logifact -Systems.

 

 

 

Sylwester Nowicki

Sales Manager i Senior Busienss Consultant WMS

 w Logifact-Systems

 

 

 

 

Zapasy magazynowe – czym są?

 

 

Temat związany z zapasami magazynowymi od zawsze w logistyce był zagadnieniem szczególnie ważnym. Dla każdej branży, bez znaczenia czy mówimy o przedsiębiorstwie produkcyjnym czy zajmującym się dystrybucją, zapasy magazynowe stanowią fundamenty i zaplecze do pełnej obsługi przepływów materiałowych.

 

Jak zawsze – warto zacząć oczywiście od zdefiniowania, czym właściwie są zapasy magazynowe. Mówiąc najprościej – to nic innego jak określona ilość dóbr materialnych, składowanych fizycznie w magazynie w celu zaspokojenia bieżących i przyszłych potrzeb przedsiębiorstwa, zarówno związanych z produkcją, jak i dystrybucją i sprzedażą.

 

 

Rodzaje zapasów magazynowych

 

 

Istnieje co najmniej kilka kryteriów podziału zapasów magazynowych. Można je podzielić ze względu na rodzaj składowanego produktu (towary gotowe, półfabrykaty, surowce i materiały pomocnicze), ich wartość (tj. zapasy wysokiej i niskiej wartości), czas przechowywania, sposób użycia (bezpośrednie, wymagane w procesie produkcyjnym, oraz pośrednie, niewykorzystywane w procesie produkcyjnym, ale niezbędne do prowadzenia magazynu) czy stopień przetworzenia (zapasy gotowe i w toku, czyli będące w trakcie procesu produkcyjnego).

 

Strukturę zapasów magazynowych w uproszczeniu podzielić możemy na rezerwy płytkie oraz rezerwy głębokie, w zależności od tego jak w konkretnym momencie rozkładają się przepływy w magazynie, tak dynamicznie steruje się tymi rezerwami.

 

Jedno z najpopularniejszych kryteriów podziału zapasów obejmuje funkcjonalność, a więc ich rolę i zastosowanie. Na bazie tego podziału możemy wyróznić następujące rodzaje zapasów:

 

Zapasy bezpieczeństwa

 

To część zapasów przeznaczonych do wykorzystania w niespodziewanych sytuacjach, na przykład gdy nagle zwiększy się popyt na którąś z kategorii produktowych;

 

Zapasy sezonowe

 

Wykorzystywane w przypadku spodziewanych zmian popytu na określone produkty; zapotrzebowanie na nie gwałtownie wzrasta w określonych sezonach;

 

Zapasy cykliczne

 

Wykorzystywane w celu długiego zaspokajania regularnego popytu na określone produkty;

 

Martwe zapasy

Zapasy towarów, które powinny zostać usunięte z magazynu, generują koszty składowania i których nie da się w żaden sposób wykorzystać;

 

Zapasy spekulacyjne

 

Zapasy utworzone przed wzrostem popytu, oparte na wykorzystaniu koniunktury i oczekiwaniu, że ich sprzedaż wzrośnie.

 

 

Dlaczego gospodarka zapasami jest tak istotna?

 

 

Zapasy stanowią kluczowy element tzw. aktywów obrotowych w przedsiębiorstwie. Stanowią swoiste zabezpieczenie przedsiębiorstwa przed wahaniami popytu i podaży, a ich obecność może zagwarantować  ciągłość dostaw w łańcuchu logistycznym i uchronić przed niepewnością dostaw.

 

 

 

 

Oczywiście – nie wystarczy samo zgromadzenie jak największej ilości zapasów w magazynie. Kluczowe znaczenie ma ich optymalne wykorzystanie i zarządzanie w przestrzeni magazynowej. Pozwala to uniknąć nadmiernego gromadzenia, marnotrawstwa i utraty wartości składowanych towarów, a co za tym idzie – narażenia się na wynikające z tego koszty.

 

 

Optymalizacja zapasów magazynowych – podstawowe zadania

 

 

Tym sposobem przechodzimy do terminu, który w kontekście zapasów magazynowych ma absolutnie fundamentalne znaczenie – optymalizacji. Optymalizacja zapasów magazynowych to proces dążenia do ograniczenia do minimum stanu posiadania towarów na magazynie oraz związaną z tym redukcją kosztów. Optymalizacja zapasów niesie za sobą cały szereg korzyści: „odmraża” środki pieniężne ulokowane w zapasach magazynowych, obniża koszty związane z zamawianiem i magazynowaniem surowców, produktów i towarów, a co za tym idzie – poprawia płynność finansową firmy, jej rentowność i zwiększa zysk przedsiębiorstwa, wynikający właśnie ze wspomnianego obniżenia kosztów.

 

Optymalizacja jest procesem skomplikowanym, żmudnym, czaso- i pracochłonnym, ale możliwym – a nierzadko wręcz niezbędnym – do przeprowadzenia w każdym przedsiębiorstwie, które przechowuje zapasy magazynowe zarówno w związku z procesem produkcyjnym, jak i handlowym. Z jednej strony proces ten powinien być poprzedzony wnikliwą analizą, obejmującą aktualne trendy, sezonowość, peak-i sprzedażowe, zmiany rynkowe, a z drugiej – uwzględniać możliwość precyzyjnego oszacowania wydatków i kontrolę nad kosztami stałymi.

 

 

Zapasy magazynowe a system WMS

 

 

Należy pamiętać, że w każdej firmie produkcyjnej czy handlowej, odpowiednie zarządzanie zapasem magazynowym pozwala na zachowanie odpowiedniej wydajności w magazynie, co w dzisiejszych realiach jest szczególnie ważne, kiedy przedsiębiorstwa borykają się z zaburzonymi łańcuchami i niepewnością dostaw.

 

W kontekście optymalnego zarządzania zapasami magazynowymi i ich optymalizacji trudno zatem nie wspomnieć o tym systemie zarządzania magazynem, znanym jako WMS. Oprogramowanie klasy WMS pozwala na zapewnienie sprawnej i dynamicznej pracy magazynu oraz kontrolę i zarządzanie przepływami w taki sposób, by zapewnić optymalną ilość towaru niezbędnych do obsługi procesów magazynowych.

 

Oprogramowanie WMS wyposażone jest również w moduł, który pozwala dokonywać ciągłej analizy pod kątem tego, jaki stan magazynowy dla danego produktu warto utrzymywać w magazynie. Pozwala zaobserwować jakie produkty stają się tymi mniej rotującymi, co bezpośrednio przekłada się na podejmowanie odpowiednich decyzji o zakupach, a to – w konsekwencji – przekłada się na efektywniejsze zarządzanie finansami w przedsiębiorstwie.

 

Odpowiednia wiedza o przepływach, rotacji towarów w magazynie oraz umiejętna analiza wszystkich potrzebnych danych pozwala na podejmowanie trafnych decyzji zakupowych i optymalizuje koszty, wynikające z lepszego zarządzania zapasami magazynowymi. Bez systemu WMS nie byłoby to możliwe – to właśnie oprogramowanie tej klasy gromadzi niezbędne dane i umożliwia ich szeroko zakrojoną analizę w czasie rzeczywistym.

 

Dzięki systemowi WMS towary płynnie wchodzą do magazynu, ale równie płynnie z niego wychodzą, co przekłada się na minimalizację kosztów wynikających m.in. z przeterminowania się niektórych produktów.

 

 

System WMS – niezbędny dla optymalizacji zapasów magazynowych

 

 

Jeśli kadrze zarządzającej przedsiębiorstwem zależy na optymalizacji zapasów, a co za tym idzie – finansów przedsiębiorstwa, decyzja o zainwestowaniu we wdrożenie systemu WMS wydaje się nieodzowna, zwłaszcza, gdy firma doświadcza dynamicznego rozwoju – system WMS niejako wspiera „obsłużenie” związanego z tym wzrostu. Ponadto WMS pozwala na podejmowanie odpowiednich decyzji biznesowych, związanych z wydatkami na zapas magazynowy, przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniego stopnia wypełnienia magazynu towarami, które faktycznie powinny być zamówione w odpowiednich ilościach.