Czym jest inwentaryzacja magazynu?

 

Inwentaryzacja magazynu to działanie zalecane dla każdego przedsiębiorstwa. Celem tego procesu jest zaktualizowanie stanu zaksięgowanego (na ogół prowadzonego w systemie ERP) do faktycznego stanu magazynu. Dzięki poprawnie przeprowadzanej inwentaryzacji przedsiębiorca jest w stanie określić i zmierzyć skuteczność zarządzania zapasami magazynowymi dla poszczególnych zasobów, o czym na łamach naszego bloga przekonuje Robert Osiński kierownik projektu w Logifact-Systems.

 

 

 

 

Robert Osiński

Kierownik Projektu

 w Logifact-Systems

 

 

Inwentaryzacja magazynu – co to?

 

Inwentaryzacja magazynów jest procesem prowadzonym w celu dokładnego zliczenia, identyfikowania i ewidencjonowania wszystkich fizycznych zasobów lub aktywów będących w posiadaniu podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe. Zasoby podlegające inwentaryzacji mogą obejmować produkty, surowce, sprzęty, materiały biurowe oraz wiele innych rzeczy, będących istotną częścią prowadzonego przedsiębiorstwa. Ze względu na to pomiary składu majątkowego prowadzone są w wielu jednostkach pomiarowych np. liczenie sztuk, ważenie, pomiar długości, powierzchni oraz objętości.

 

Cele inwentaryzacji magazynu

 

Inwentaryzacja magazynu zwana też spisem z natury to szereg czynności zorientowany na wiele różnych celów.

 

Prowadzenie przedsiębiorstwa w kontrolowany i dokładny sposób

 

Jednym z najistotniejszych aspektów prowadzenia organizacji lub przedsiębiorstwa jest zachowanie dokładności i szczegółowości w dokumentach, tak aby nie pojawiały się nieścisłości, które mogą doprowadzić do strat finansowych. Jednocześnie przedsiębiorstwo jest w stanie płynnie funkcjonować monitorując czy fizyczna ilość zasobów zgadza się z ilościami zapisanymi w księgach rachunkowych.

 

Wykrywanie braków i nadmiarów

 

Dzięki regularnemu przeprowadzaniu inwentaryzacji przedsiębiorstwa są w stanie na bieżąco wykrywać brakujące zasoby lub ewentualne nadmierne ilości danego dobra, co pozwala w rozsądny sposób zarządzać zasobami i unikać strat, które wiążą się z nieodpowiedzialnym prowadzeniem przedsiębiorstwa.

 

Ocena wartości

Przeprowadzanie inwentaryzacji ma nieocenione znaczenie przy oszacowaniu wartości zasobów, co jest istotne do celów rachunkowych i finansowych. Warto jeszcze zaznaczyć, że proces inwentaryzacji jest wymagany według polskiego prawa od każdego podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe na koniec roku obrotowego. Ze względu na to wyniki inwentaryzacji powinny być starannie dokumentowane, tak aby w razie potrzeby wykorzystać je jeszcze podczas audytów, kontroli podatkowych oraz do celów raportowania finansowego.

Pomoc przy planowaniu oraz zarządzaniu

 

Przeprowadzenie inwentaryzacji nie dość, że powinno odbywać się na koniec każdego roku podatkowego, aby zawrzeć wyniki w ewidencji firmy to zaleca się aby przeprowadzać ją na tyle często na ile jest to możliwe, w celu zwiększenia świadomości pracowników, tak aby posiadali wiedzę potrzebną do jak najbardziej wydajnej i efektywnej pracy. Dzięki wynikom przeprowadzonej inwentaryzacji można dokładnie rozplanować zakupy, produkcję oraz zarządzanie zapasami. Świadomy przedsiębiorca zdaje sobie bowiem sprawę z tego, iż zbilansowany sposób prowadzenia biznesu, do którego przyczynia się analiza wyników inwentaryzacji jest kluczem do osiągnięcia sukcesu.

 

Metody inwentaryzacji

Inwentaryzacja nie jest procesem, który każda działalność przeprowadzi w jeden, taki sam określony sposób. Oczywiście zawsze zostają zachowane pewne schematy, których pominięcie mogłoby być problematyczne i szkodliwe dla samej organizacji.

 

Na czym polega inwentaryzacja magazynu?

 

• pierwszym krokiem podczas inwentaryzacji magazynu jest zamknięcie wszystkich otwartych dokumentów, które wpływają na stany magazynu.
• w kolejnym kroku konieczne jest sporządzenie list inwentaryzacyjnych, które będą realizowane przez poszczególnych pracowników bądź zespoły inwentaryzacyjne.
• pracownicy/zespoły inwentaryzacyjne dokonują liczenia produktów oraz ustalają ich stan jakościowy i wymagane cechy (np. seria), rejestrując wynik swojej pracy na np. terminalu ręcznym (inwentaryzacja w magazynie objętym systemem WMS).
• po zrealizowaniu inwentaryzacji następuje porównanie stanu faktycznego (wyników inwentaryzacji ze stanem magazynowym sprzed inwentaryzacji). W przypadku rozbieżności osoba odpowiedzialna za nadzór nad inwentaryzacją (np. powołana w tym celu komisja) może zlecić dodatkowe liczenie, celem ustalenia, czy nie doszło do pomyłki podczas samej inwentaryzacji.
• ostatnim krokiem inwentaryzacji jest zatwierdzenie jej wyników. Gdy komisja uzna, że wynik inwentaryzacji jest wiążący i nie wymaga kolejnych weryfikacji inwentaryzacja zostaje zakończona, zaś stan magazynu zaktualizowany.

 

 

 

 

Działania związane z przeprowadzeniem rzetelnej inwentaryzacji powinny być jednak dopasowane do specyfiki przedsiębiorstwa – np. mały, osiedlowy sklepik nie będzie przeprowadzał inwentaryzacji w ten sam sposób co duży magazyn zaopatrujący wiele sklepów na terenie kraju. Istnieje kilka różnych metod przeprowadzenia inwentaryzacji, a wybór odpowiedniej zależy od zasobów i potrzeb organizacji.

Metody inwentaryzacji magazynu

Najczęściej wykorzystywane metody przeprowadzania inwentaryzacji to:

• metoda pełnej inwentaryzacji polegająca na dokładnym zliczeniu i opisywaniu dostępnych zasobów,

• metoda próbna opierająca się na oszacowaniu ilości całkowitej zasobów na podstawie zliczonej próby (metoda jest często wykorzystywana, gdy ilość dostępnych dóbr jest na tyle wysoka, że ciężko byłoby zliczać wszystko z osobna),

• metoda ciągła natomiast polega na regularnym kontrolowaniu i zliczaniu produktów  w ciągu roku i na podstawie regularnych działań inwentaryzacyjnych przeprowadza się szacunkowe obliczenia na koniec roku obrotowego.

Jakie korzyści płyną ze skutecznej, regularnej inwentaryzacji?

Minimalizacja strat i nadużyć

Organizacje przeprowadzające regularne inwentaryzacje są w stanie skuteczniej wykrywać nadużycia związane z nielegalnym wykorzystaniem zasobów należących do firmy, częściej identyfikują i eliminują nieprawidłowości w ewidencji księgowej czy zarządzaniu zasobami, co przyczynia się do uniknięcia strat wynikających z braków, kradzieży, zniszczeń oraz przestarzałego towaru. Wykrycie ewentualnych nadużyć z pomocą spisu faktycznego stanu magazynowego umożliwia też rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za nadzór nad zapasami.

 

Weryfikacja stanu zasobów

 

Weryfikacja czy stan odnotowany w ewidencji księgowej zgadza się ze stanem rzeczywistym zasobów jest kluczowa w celu prawidłowego rozliczenia finansowego i podatkowego, tak aby nie narazić organizacji na problemy prawne oraz straty finansowe. Analiza wyników inwentaryzacji pozwala wykryć rozbieżności, które mogą wynikać z wielu przyczyn, takich jak błędy w rejestracji transakcji lub błędy ludzkie.

Planowanie i zarządzanie zapasami

 

Istotnym aspektem inwentaryzacji jest również sprawdzenie czy produkty, które organizacje posiadają w ofercie zostają wyprzedane, gdyż magazynowanie produktów, które nie przynoszą dochodu przyczynia się do strat finansowych, których przedsiębiorstwo hipotetycznie mogłoby uniknąć. Proces ten również ułatwia logistykę związaną z prowadzeniem biznesu. Przedsiębiorcy są w stanie szybko uzupełnić braki w zasobach wiedząc czego brakuje na stanie, a jakie produkty znajdują się w optymalnej ilości, co pomaga uniknąć niepotrzebnych wydatków. Dzięki tym zabiegom organizacje również są w stanie dopasować się do panującej ekonomii i uniknąć błędów finansowych. Proces inwentaryzacji nie tylko jest działaniem kontrolnym, ale również jednym z ważniejszych narzędzi w zarządzaniu. Umiejętność analizy wyników inwentaryzacji przyczynia się do zwiększenia efektywności operacyjnej oraz lepszego dostosowania do zmian na rynku.

 

Rola technologii i oprogramowania w inwentaryzacji

 

Gdyby przedsiębiorstwa polegały podczas inwentaryzacji tylko na siłach przerobowych człowieka to procesy, które się na nią składają zajęłyby bardzo dużo cennego czasu, który pracownicy mogliby przeznaczyć na inne zajęcia. Z tego właśnie powodu istotnym narzędziem przy wykonywaniu inwentaryzacji stała się technologia. Wykorzystanie czytników kodów kreskowych oraz specjalistycznego oprogramowania klasy WMS znacznie ułatwia i przyspiesza inwentaryzację magazynu, minimalizując przy tym wszelakie błędy wynikające z tzw. czynnika ludzkiego.