Czym kierować się przy wyborze systemu WMS?

19.01.2022

Dynamiczny rozwój oprogramowania służącego do zarządzania pracą magazynu, klasy WMS, spowodował następstwo w postaci wysokiego nasycenia rynku podobnymi rozwiązaniami.

Zasadne zatem wydaje się pytanie: jak spośród wielu systemów WMS wybrać ten najlepszy i jakimi właściwie kryteriami należy się kierować, by mieć pewność, że podejmujemy słuszną decyzję?
Na ten temat na naszym blogu wypowiada się:

Sylwester Nowicki

Sales Manager

Senior Business Consultant WMS

w Logifact-Systems

• Wybór systemu WMS – „długość życia”, doświadczenie i uniwersalność

   

Postępujący rozwój technologiczny i pojawiające się nowe wyzwania w branży logistyki magazynowej spowodowały, że na rynku pojawiło się wiele „młodych”, rozwijanych od niedawna systemów o dosyć krótkiej historii „życia”.

Często jest ona tożsama i pokrywa się z doświadczeniem jego dostawcy. O wiele lepiej bowiem postawić na współpracę z doświadczonym przedsiębiorstwem, mogącym pochwalić się dłuższą historią, w czasie której oprogramowanie rozwijało się, ewoluowało i stawało coraz skuteczniejszym.

Bardzo ważne jest też doświadczenie dostawcy, zdobyte podczas kolejnych, skutecznych procesów wdrożeniowych. Bardzo prosto przyjąć więc założenie, że im dany dostawca dłużej z powodzeniem funkcjonuje na rynku i im większym dysponuje doświadczeniem, tym większa szansa na końcowy sukces. Czynnik ten przekłada się na niemal każdy aspekt późniejszej pracy z danym systemem i dzięki opracowanej metodyce pozwala na wypracowanie stabilnego rozwiązania – odpornego na nieprzewidziane sytuacje, „dojrzałego” oprogramowania.

Osobna kwestia to otwartość systemu na rozwój i możliwość integracji z narzędziami zewnętrznymi – na przykład systemami ERP, MFC, automatyką magazynową, systemami zarządzania transportem TMS, API firm kurierskich czy integratorami ich usług.
Im szerszy jest obszar narzędzi, z którymi system WMS może być zintegrowany, tym oprogramowanie jest bardziej uniwersalne i wszechstronne oraz łatwiej je dopasować do potrzeb konkretnego klienta.

• Wybór systemu WMS – aspekt technologiczny i intuicyjność

   

Oczywiście w przypadku wyboru systemu WMS należy uwzględnić szeroko pojęty kontekst technologiczny.

Z jednej strony coraz szerzej korzysta się z rozwiązań opartych na systemie Android, również w profesjonalnych warunkach. Rośnie również znaczenie automatyki magazynowej, na integrację z którą oprogramowanie do zarządzania magazynem powinno być otwarte i dostosowane.
Bardzo ważne jest, by WMS potrafił zarządzać automatyką również wówczas, gdy dostawca tego typu rozwiązań nie dysponuje systemem klasy MFC – wówczas zadanie zarządzania automatyką powinien móc „przejąć” dostawca systemu WMS, oraz mieć w tym aspekcie odpowiednie kompetencje oraz doświadczenie. Inna kluczowa cecha to otwartość na korzystanie z szeregu danych, tworzenie raportów dedykowanych i podłączanie ich do systemu raportowego – to dziś bezwzględny wymóg, wiele mówiący o konkurencyjności i jakości oprogramowania.

Z drugiej jednak strony – nie chodzi tylko i wyłącznie o wykorzystywanie najnowocześniejszych technologii, ale również o wsparcie Klientów, którzy korzystają ze starszych narzędzi, i dostosowanie się do ich możliwości czy ograniczeń.
Tutaj płynnie przechodzimy do kolejnej kwestii: przejrzystości i łatwości korzystania z systemu.
Należy bowiem mieć na uwadze, że nie wszyscy Klienci mieli styczność z bardziej rozbudowanym systemem klasy WMS, co oznacza, że „obcowanie” z oprogramowaniem powinno być proste, intuicyjne i dynamiczne – a co za tym idzie, nawet przy tak wysokim stopniu złożoności dawać możliwość szybkiego reagowania na wyzwania, mogące wystąpić w codziennej pracy magazynu.

• Skalowalność systemu WMS

   

Oprogramowanie WMS na poziomie operacyjnym ma usprawniać działanie magazynu i ułatwiać kontrolę wszystkich procesów zachodzących w jego obrębie. Patrząc jednak w szerszej perspektywie, korzyści jest więcej – to m.in. optymalizacja kosztów, poprawa jakości obsługi Klienta i zwiększenie konkurencyjności czy krótki zwrot z inwestycji.
Nie będzie więc ryzykownym stwierdzenie, że systemy WMS sprzyjają rozwojowi i wzrostowi organizacji. Gdy przekłada się to na wzrost liczby procesów zachodzących w magazynie, oprogramowanie WMS powinno zostać rozwinięte tak, by sprostać tym wymaganiom. Ujmując to najprościej – system WMS powinien być skalowalny, a więc „rosnąć” wraz ze wzrostem organizacji i pojawianiem się kolejnych wyzwań, z jakimi ta musi się mierzyć.

Skalowalność jest rozumiana również jako uniwersalność: dla przykładu oprogramowanie logifact® WMS funkcjonuje zarówno w niewielkich magazynach, w których obsługą procesów zajmuje się kilka osób, ale także w ogromnych centrach logistycznych, w których z oprogramowania w jednej chwili może korzystać kilkuset pracowników.

Tak szeroka skalowalność systemu pozwala już na wczesnym etapie zacząć korzystać z profesjonalnego systemu WMS oraz jednocześnie pozwala na wzrost zatrudnienia i przepływów, operacji czy kartotek bez ryzyka dojścia do krańca możliwości systemu. Jest to bardzo ważny czynnik, który należy wziąć pod uwagę przy podjęciu ostatecznej decyzji.

• Obsługa powdrożeniowa i doradztwo logistyczne

   

Na koniec zwróćmy uwagę również na szeroko pojętą obsługę klienta. Po pierwsze – niesłychanie istotnym kryterium wyboru systemu WMS powinien być poziom obsługi powdrożeniowej, czyli szeroko pojętej opieki serwisowej już po finalnym wdrożeniu systemu WMS, mającej na celu zwalczanie potencjalnych usterek i zapobieganie ewentualnym przestojom w pracy magazynu.

Rekomendowanym rozwiązaniem jest w tym przypadku zastosowanie serwisu w oparciu o dedykowane warunki SLA oraz zastosowanie takiej obsługi, która z jednej strony zapewni ciągły rozwój systemu, a z drugiej spełni nawet największe wymogi co do nowych funkcjonalności.
Obsługa serwisowa nawet w wymiarze 24 godzin przez 7 dni w tygodniu jest dziś na porządku dziennym i stanowi niepodważalny standard. Dobry dostawca musi być gotowy by spełnić najbardziej wymagające warunki!

Po drugie zaś – zapoznając się z ofertą dostawcy oprogramowania WMS, warto zweryfikować, czy oferuje on również usługi doradztwa logistycznego.
WMS powinno się wybierać po doprecyzowaniu, co chcemy osiągnąć i jak chcemy zorganizować swoje procesy, a nie w oparciu o to, jak magazyn funkcjonuje obecnie. Doradztwo doświadczonego partnera jest ogromną wartością dodaną dla samego systemu WMS.