Dokumenty magazynowe. Poznaj najważniejsze z nich!

Co jest niezbędne do sprawnego funkcjonowania magazynu? Bez wątpienia – odpowiednia infrastruktura i sprzęt, dobra organizacja pracy i zarządzanie procesami przepływu, przeszkolony i wykwalifikowany personel czy w końcu… towary, które trafiają do magazynu, opuszczają go i są w nim składowane. To jednak nie wszystko – równie istotnym elementem są dokumenty magazynowe, które są nośnikiem tysięcy informacji na temat przepływu materiałów, stanów magazynowych i stanu realizacji procesów magazynowych. Bez ich prawidłowego obiegu magazyn nie może pracować w sposób wydajny i efektywny. Najważniejsze z nich zebrał dla Was Albert Grudzień, Sales Manager i Senior Business Consultant WMS w Logifact-Systems.

 

 

 

 

Albert Grudzień

Sales Manager i Senior Busienss Consultant

 w Logifact-Systems

 

 

 

 

Na samym początku warto zdefiniować, czym właściwie są dokumenty magazynowe. Mówiąc najprościej — są to papierowe lub elektroniczne zapisy danych, związane z pracą magazynu. Prawidłowy obieg dokumentów magazynowych dostarcza informacji na temat rodzaju obrotu magazynowego, poszczególnych etapów realizacji danego procesu oraz zapewnia poprawną organizację magazynu w zakresie zasad i przebiegu procesu magazynowania, oraz jego bezpieczeństwa.

 

Obecnie tradycyjne formy papierowej dokumentacji wypierane są przez elektroniczne, co wynika z rozpowszechnienia systemów klasy WMS do zarządzania pracą magazynów. Zastosowanie systemów WMS pozwala na zapisywanie wielu informacji dotyczących materiałów i towarów w kompleksowej bazie danych, która znacząco optymalizuje proces gromadzenia i wymiany informacji.

 

 

Jak ważny jest obieg dokumentów w magazynie?

 

 

Prawidłowy obieg dokumentów magazynowych to absolutny fundament sprawnie funkcjonującego magazynu z bardzo prostej przyczyny: długi obieg dokumentów frustruje wszystkie działy zaangażowane w proces — począwszy od magazynu, który musi zadbać o ręczne uzupełnienie danych i wystawienie odpowiednich dokumentów przyjęcia i wydania towaru, po dział księgowości, który musi dbać o kompletność dokumentacji i rzetelne rozliczenie. Jeśli obieg dokumentów oparty jest na papierowych kopiach, które przekazywane są z działu do działu, łatwo o przeoczenie czy zagubienie ważnych danych oraz o znaczne wydłużenie czasu trwania operacji obiegu dokumentów.

 

Zła organizacja pracy magazynu, w którym realizacja procesów obywa się bez sprawnego systemu zarządzania pracą tego magazynu, sprawia, że do wykonywania określonych czynności związanych z codzienną pracą, w tym generowania dokumentów magazynowych, potrzeba większej ilości pracowników, niż byłoby to konieczne, gdyby wszystkie procesy były odpowiednio zaplanowane i zautomatyzowane.

 

 

Zasady dokumentowania obrotu magazynowego

 

 

Przy prowadzeniu dokumentacji magazynowej kluczowe jest ścisłe i staranne przestrzeganie kilku najważniejszych reguł. Trzymanie się ich zdecydowanie ułatwia zorganizowanie prawidłowego obiegu informacji w magazynie, utrzymanie poprawnego stanu magazynowego oraz zapewnienie spójności i wiarygodności danych magazynowych.

 

Bez wątpienia ogromne znaczenie ma kompletność, która oznacza, że wszelkie operacje i transakcje związane z obrotem magazynowym powinny być dokładnie udokumentowane — i to niezależnie od tego, czy jest to przyjęcie zewnętrzne, wewnętrzne, zwrot, wydanie do klienta czy wydanie materiałów na produkcję. Po drugie — prawidłowy obieg dokumentów magazynowych powinien charakteryzować się spójnością. To oznacza, że formularze, szablony i szeroko rozumiane procedury dokumentacyjne powinny być jednolite.

 

Kolejną zasadą jest dokładność i staranność — prowadzona dokumentacja powinna być możliwie jak najdokładniejsza i odzwierciedlać faktyczny stan magazynu. Każdy dokument powinien być ponadto opatrzony datą wykonania danej transakcji, a także podpisany i zatwierdzony przez wymagane do tego osoby.

 

Fundamentalne znaczenie ma również odpowiednia archiwizacja — dokumenty powinny być z jednej strony bezpieczne i przechowywane zgodnie z polityką firmy, a z drugiej — łatwo dostępne dla wszystkich osób, które potrzebują do nich dostępu.

 

 

Rodzaje dokumentów magazynowych. Podział dokumentów magazynowych

 

 

Dokumenty magazynowe dzieli się na dwa główne rodzaje. W zależności od obrotu towarów mamy do czynienia z dokumentami magazynowymi przychodowymi, czyli związanymi z towarami, które trafiają do magazynu, dokumentami magazynowymi rozchodowymi, czyli tymi, które dotyczą towarów wydawanych z magazynu. Za ich pomocą dokumentuje się wszelkie czynności związane z obrotem towarami w magazynie — od przyjęć do wydania towaru.

 

Dokumenty przychodowe

 

Dokumenty przychodowe to wszelkie zapisy, wystawiane w procesie przyjmowania towaru przez magazyn niezależnie od źródła pozyskania go. Dokumenty przychodowe muszą zatem powstać zarówno przy przyjęciu dostawy zewnętrznej, przyjęciu zwrotów czy przyjęciu wewnętrznym np. towarów z produkcji czy powstałych w wyniku tworzenia zestawów w procesie konfekcjonowania. Specyficznym dokumentem przychodowym jest protokół inwentaryzacji, który może podnieść stan magazynowy a zatem stanowi przychód. Należy również pamiętać o korektach stanu (w tym wypadku na plus) w sytuacji, gdy oprócz numeru artykułu śledzone są jego cechy, w takim przypadku po wykryciu błędu np. w numerze serii, wprowadzenie poprawki również generuje odpowiedni przychód. Jeżeli w magazynie działa odpowiednio zaawansowany system WMS dokumenty przychodowe generują się automatycznie w wyniku obsługi przez personel magazynowy, poszczególnych operacji magazynowych np. po zatwierdzeniu wyników kontroli wejściowej dla danej dostawy automatycznie generuje się elektroniczny dokument PZ, który również automatycznie przesyłany jest z WMS do systemu ERP. W przypadku braku wsparcia przez informatyczny system zarządzania magazynem manualne wygenerowanie dokumentów przychodowych należy do obowiązków pracowników magazynu.

 

Dokumenty rozchodowe

 

Dokumenty rozchodowe są wystawiane w momencie wydawania towaru z magazynu niezależnie od celu wydania. Dokumenty rozchodowe muszą zatem powstać zarówno przy wydaniu zewnętrznym dla określonego odbiorcy czy kontrahenta jak i przy wydaniu wewnętrznym np. na produkcję czy do strefy kompletacji na potrzeby budowania zestawów. Podobnie jak w przychodach specyficznym dokumentem rozchodowym jest protokół inwentaryzacji, który może obniżyć stan magazynowy a zatem stanowi rozchód. Należy również pamiętać o korektach stanu (w tym wypadku na minus) w sytuacji, gdy oprócz numeru artykułu śledzone są też jego cechy. Jeżeli w magazynie działa odpowiednio zaawansowany system WMS dokumenty rozchodowe generują się automatycznie w wyniku obsługi przez personel magazynowy poszczególnych operacji magazynowych np. po kompletacji i spakowaniu danego zamówienia klienta automatycznie generuje się elektroniczny dokument WZ, który również automatycznie przesyłany jest z WMS do systemu ERP. Podobnie jak dla dokumentów przychodowych w przypadku pracy bez wsparcia WMS manualne wygenerowanie dokumentów rozchodowych należy do obowiązków pracowników magazynu.

 

MM (przesunięcie międzymagazynowe)

 

Trzecią, dodatkową kategorią jest dokument MM (przesunięcie międzymagazynowe), czyli — innymi słowy — potwierdzenie przemieszczenia materiałów w obrębie magazynów należących do tego samego przedsiębiorstwa. Specyficznymi elementami takiej dokumentacji są dokumenty MW (wydania z magazynu) oraz MP (przyjęcia do magazynu), które pozwalają zweryfikować, czy wydany towar dotarł do miejsca docelowego.

 

 

 

 

Najważniejsze dokumenty magazynowe

 

PZ (przyjęcie zewnętrzne)

 

Dokument przyjęcia zewnętrznego jest wystawiany po zatwierdzeniu kontroli wejściowej, dokumentuje przychód towarów, czyli przyjęte do magazynu towary. Dokument przyjęcia PZ powinien zawierać numer dokumentu, ale również uwzględniać datę wystawienia dokumentu, datę przyjęcia towaru, jego oznaczenie i ilość, dane wystawiającego dokument, dane dostawcy, podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu, podpis dostawcy i podpis pracownika dokonującego odbioru towaru.

 

WZ (wydanie na zewnątrz)

 

Wydanie na zewnątrz to dokument wystawiany po zatwierdzeniu wydania, dokumentuje wydane z magazynu towary. W tym dokumencie magazynowym powinny znaleźć się informacje na temat numeru dokumentu, samego towaru (cena jednostkowa, ilość wydawanego towaru, oznaczenie), daty (wydania towaru i wystawienia dokumentu), a także podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu i dane wystawiającego oraz odbiorcy.

 

PW (przyjęcie wewnętrzne)

 

Dokument wystawiany po dokonaniu przychodu produktu w strefie konfekcjonowania. Tutaj analogicznie powinny znaleźć się takie dane, jak numer dokumentu, data wystawienia, data przyjęcia towaru, jego ilość i oznaczenie, dane wystawiającego oraz podpis osoby, która jest upoważniona do wystawienia tego dokumentu, a także podpis odbiorcy i dostawcy.

 

RW (rozchód wewnętrzny)

 

Rozchód wewnętrzny to dokument wystawiany po dokonaniu rozchodu produktu w strefie konfekcjonowania. Często stanowi on potwierdzenie wydania towaru na przykład na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa. Oprócz informacji na temat samego towaru, niezbędnych podpisów i dat powinien zawierać informacje na temat źródła pobrania materiału czy oznaczenia jednostki przedsiębiorstwa, do której należy przypisać koszt.

 

Wycofanie z wysyłki (zwrot wewnętrzny)

 

Dokument wystawiany po zakończeniu procesu wycofania towaru z wyjazdu. Stanowi potwierdzenie, że skompletowane towary nie zostały wydane, tylko z powrotem odesłano je do magazynu.

 

Dokument inwentaryzacji

 

To po prostu dokument wystawiany po zatwierdzeniu inwentaryzacji. Dokumentuje wykonany proces inwentaryzacji i w zależności od wyników stanowi dokument przychodowy lub rozchodowy.

 

Braki i nadwyżki

 

To nic innego, jak dokument wystawiany po rozliczeniu braków i nadwyżek na terenie magazynu.

 

Listy załadunkowe

 

Ten rodzaj dokumentu magazynowego jest wystawiany po zatwierdzeniu załadunku samochodu, dokumentuje jednostki wysyłkowe załadowane na samochody.

 

Wyniki kontroli dostawy

 

To dokument wystawiany po zatwierdzeniu kontroli wejściowej. Dokumentuje rozbieżności pomiędzy awizem (zawiadomieniem o wysyłce towaru) a wynikami kontroli wejściowej.

 

Jak WMS usprawnia obieg dokumentów?

 

Trudno w kontekście sprawnego obiegu dokumentów magazynowych nie wspomnieć o magazynowym systemie informatycznym, znanym jako WMS.

 

WMS to narzędzie, pozwalające na śledzenie i kontrolę w czasie rzeczywistym wszelkich procesów zachodzących na terenie magazynu (również tych związanych z przepływem towaru). WMS na wielu poziomach wspiera pracowników magazynowych i kadrę kierowniczą magazynu, również w kontekście obiegu i generowania dokumentów magazynowych.

 

Usprawnienie to polega między innymi na automatycznym wystawianiu dokumentów magazynowych czy przepływie dokumentów poprzez interfejsy wymiany danych pomiędzy systemem WMS a systemami klasy ERP.

 

System WMS pozwala jednocześnie na ograniczenie lub całkowitą eliminację zużycia papieru w magazynie, digitalizację wszelkich dokumentów związanych z operacjami magazynowych, generowanie dokumentów dotyczących operacji magazynowych w czasie rzeczywistym, skrócenie czasu oczekiwania na dostarczenie dokumentów do pracownika magazynu, nadawanie poszczególnym użytkownikom uprawnień dostępu do określonych dokumentów.

 

Co oznacza to w praktyce? To proste — jeśli przedsiębiorstwo nie dysponuje odpowiednimi narzędziami wspierającymi obieg dokumentów magazynowych, w tym przede wszystkim systemu WMS, to traci dostęp do ważnych danych… i ryzykuje, że magazyn będzie funkcjonować w sposób mniej efektywny. To z kolei przekłada się na niższą rentowność magazynu, a co za tym idzie — obniża potencjał jej dalszego rozwoju i konkurencyjność.