Etapy wdrożenia WMS

18.10.2021

 

Wdrożenie systemu WMS jest często złożonym, trudnym i wielowymiarowym procesem, wymagającym zaangażowania zarówno po stronie dostawcy oprogramowania, jak i klienta czy innych zainteresowanych stron (na przykład dostawców automatyki magazynowej).

 

Jednak podstawowe etapy każdego wdrożenia można łatwo podzielić na kilka części – zaczynając od szeroko rozumianego procesu handlowego, przez wstępną koncepcją aż po obsługę powdrożeniową i opiekę serwisową.

 

Poszczególne kroki wdrożenia systemu WMS przedstawia na łamach naszego bloga:

 

 

Paweł Bobiński

Członek Zarządu

 w Logifact-Systems

  • Wdrożenie WMS – etap handlowy

     

Oczywiście, zanim proces wdrożenia informatycznego systemu do zarządzania magazynem, znanego jako WMS, ruszy w pełni, konieczne jest pozyskanie klienta. Nazywamy ten etap handlowym, ponieważ koordynują go właśnie pracownicy odpowiedzialni za sprzedaż. Spoczywa na nich spora odpowiedzialność, bo w dużej części od nich zależy, czy klient zdecyduje się na współpracę.

 

Etap handlowy powinien rozpocząć się od szczegółowego zapoznania z procesami logistycznymi w firmie i uzyskania odpowiedzi na pytania: jakiego typu są to procesy? Jak duże są przepływy magazynowe i jaka jest ich charakterystyka? Czy jest przewidziana automatyzacja procesów?

 

Równie istotne jest jednak zapoznanie się ze szczegółowymi oczekiwaniami klienta. Nie można ich pominąć! To one determinują kształt finalnej oferty, która powinna być rzetelna i uwzględniać rzeczywiste potrzeby klienta.

 

  • Wdrożenie WMS – koncepcja

     

Zwieńczeniem procesu handlowego jest, rzecz jasna, pozyskanie klienta i podpisanie z nim umowy. To jednocześnie początek drugiego etapu, czyli opracowania koncepcji. W zależności od specyfiki magazynu, złożoności procesów logistycznych i stopnia automatyzacji ten proces może potrwać od kilku dni (w magazynie z prostymi, manualnymi procesami) do kilku tygodni (w dużych centrach dystrybucyjnych z wysokim stopniem automatyzacji).


Na tym etapie klient wciąż ma do odegrania bardzo istotną rolę: to wspólnie z nim trzeba doprecyzować wszystkie dotychczasowe ustalenia, podjęte w pierwszym etapie. W oparciu o nie powstaje szczegółowa specyfikacja systemu, która opisuje wszystkie funkcjonalności oprogramowania oraz interfejsy z systemami, z którymi WMS będzie wymieniał się danymi.

Tak naprawdę specyfikacja definiuje wszystkie istotne dla obsługi magazynu przebiegi: od sposobu wspomagania zarządzania procesami magazynowymi zaczynając, a kończąc na definicjach etykiet, umieszczanych na jednostkach wysyłkowych!

 

  • Wdrożenie WMS – przygotowanie systemu i interfejsów do uruchomienia w magazynie

     

Kiedy znamy już koncepcję systemu i jego założenia, nadchodzi czas na kolejny krok: przygotowanie sytemu. To w tym momencie następuje parametryzacja istniejących rozwiązań standardowych oraz prace programowe nad rozszerzeniami w celu dostosowanie systemu do wymagań, określonych w opracowanej koncepcji. Także tutaj czas realizacji może diametralnie się różnić: proste przypadki mogą zająć 2-3 tygodnie, zaś te najbardziej złożone i skomplikowane nawet do kilkunastu tygodni.

 

Równolegle do prac nad przygotowaniem systemu trwają prace nad przygotowaniem interfejsów pomiędzy systemem WMS i systemami z nim współpracującymi (np. ERP, sterowanie automatyką, sterowanie produkcją, etc.). Na tym etapie, oprócz niezbędnych prac po stronie systemu WMS, konieczne jest również odpowiednie dopasowanie interfejsów po stronie systemów z którymi WMS będzie wymieniał dane.

Gdy interfejsy będą gotowe do pełnienia funkcji integracyjnych, a system zarządzania magazynem przygotowany do uruchomienia, można rozpocząć testy. Jeśli zakończą się one pomyślnie, można przejść do następnego kroku.

 

  • Wdrożenie WMS w magazynie

     

Opracowany, przygotowany i zintegrowany z otoczeniem (za pomocą interfejsów) system WMS w kolejnym etapie zostaje poddany procesowi wdrożenia w magazynie.

Po instalacji oprogramowania w docelowym środowisku informatycznym (na bazach testowych) następuje pierwszy krok uruchomienia w magazynie, który ma charakter testowy. Teraz WMS musi być bardzo wnikliwie sprawdzony w rzeczywistym środowisku magazynowym, czyli przy docelowej konfiguracji funkcjonalnej magazynu oraz zastosowaniu docelowego wyposażenia technicznego (regały, wózki, automatyka, etc.) i rzeczywistych produktów. To też czas szkoleń użytkowników i testów integracyjnych (wspólna praca systemów WMS, ERP, MFC, etc.). O pomyślnym „zaliczeniu” testów można mówić, gdy uda się potwierdzić prawidłową pracę systemu w rzeczywistych warunkach magazynowych.


Następstwem zakończenia testów jest tzw. go-live (przejście do pracy produkcyjnej), wiążące się z przygotowaniem bazy produkcyjnej, wprowadzeniem niezbędnych danych i przełączeniem systemu ze środowiska testowego na produkcyjne. Podobnie jak w przypadku przygotowania i koncepcji, rozpiętość czasowa wdrożenia jest dosyć spora. Ten etap może trwać od 2-3 do kilkunastu tygodni.

 

  • Asysta powdrożeniowa i dalszy rozwój

     

Mogłoby się wydawać, że uruchomienie systemu WMS w środowisku magazynowym kończy sprawę. Nic bardziej mylnego – rola dostawcy systemu do zarządzania magazynem nie może się ograniczać jedynie do instalacji i początkowego uruchomienia oprogramowania w magazynie.

 

Tak zwana asysta powdrożeniowa to jeden z kluczowych aspektów całego wdrożenia, bo obejmuje wsparcie klienta, często nawet 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu, w razie ewentualnych problemów i usterek. W takich sytuacjach konieczna jest szybka reakcja, bo ewentualne utrudnienia nie mogą negatywnie wpłynąć na tempo pracy i dochodzenie do pełnej wydajności magazynu. W ramach asysty wdrożeniowej często odbywają się też uzupełniające szkolenia, a także przeprowadza się optymalizację ergonomii całego systemu. Ostatnie elementy to sporządzenie dokumentacji powykonawczej, tzw. „wygrzanie” i odbiór systemu – najczęściej w ciągu tygodnia do nawet trzech tygodni.


Zakończenie wdrożenia po odbiorze inwestycji, oczywiście, niekoniecznie musi kończyć współpracę między wykonawcą a klientem. System WMS można udoskonalać i poszerzać o nowe funkcjonalności, a przecież każdy chce się rozwijać i iść do przodu! Często klienci podpisują umowy serwisowe, dające możliwość udoskonalania i rozbudowy oprogramowania i wykraczające poza standardowy okres gwarancyjny, w którym usuwa się usterki.

    Masz pytania? Skontaktuj się z nami!

    * Pole wymagane