Jak policzyć wskaźniki logistyczne?

03.01.2023

 

Key Performance Indicators, czyli kluczowe wskaźniki efektywności, znane również jako KPI, są ważnym narzędziem, służącym do definiowania efektywności działań i obiektywnej oceny, czy osiągamy nakreślone przez przedsiębiorstwo cele. Dotyczy to nie tylko logistyki, ale również innych obszarów i branż, które mierzą się z dynamicznym rozwojem i zmiennymi realiami rynkowymi. W logistyce Key Performance Indicators mają jednak szczególne znaczenie – z jednej strony pomagają wyznaczać klarowne, mierzalne cele, a z drugiej – weryfikować i optymalizować procesy oraz ponoszone koszty logistyczne. Najważniejsze kluczowe wskaźniki efektywności zebrał dla Was Paweł Bobiński, Członek Zarządu w Logifact-Systems.

 

 

Paweł Bobiński

Członek Zarzadu

 w Logifact-Systems

 

  • Definicja KPI

 

Na początku zacznijmy od definicji KPI. W skrócie: są one najważniejszymi wskaźnikami, dzięki którym organizacja może stale monitorować postępy w osiąganiu wcześniej założonego celu. Key Performance Indicators pozwalają na mierzalne określenie czy firma (lub określone jej komórki) w efektywny sposób realizują swoją strategię. Definicja KPI może zatem wydawać się bardzo ogólna i pojemna, ale w dużej mierze wynika to z jej bardzo szerokiego zastosowania.

 

  • Kluczowe wskaźniki efektywności – zróżnicowanie

 

Zakres Key Performance Indicators jest bowiem bardzo rozległy i jest ściśle powiązany ze specyfiką pracy danego przedsiębiorstwa, działu czy pracownika. Dobór prawidłowych logistycznych wskaźników KPI może się więc diametralnie różnić w zależności od wyżej wymienionych czynników. W oparciu o inne kluczowe wskaźniki efektywności będzie pracować zespół zajmujący się sprzedażą (którego kluczowym KPI może być na przykład liczba nowo pozyskanych klientów), a o jeszcze inne – dział zakupów czy zarządzania zasobami ludzkimi.

 

  • Kluczowe wskaźniki logistyczne

 

Wracając jednak stricte do logistyki – dla niektórych ważniejsze będą zatem np. wskaźniki z informacjami związanymi z transportem, zaś dla innych bardziej istotne będą wskaźniki logistyczne, które obejmują np. rotację towaru w magazynie, łańcuch dostaw, produkcję czy zaangażowanie kapitału wynikające ze stanów magazynowych, a jeszcze dla innych ważne będą wydajność kompletacji, terminowość dostaw, koszty transportu etc.

 

  • Kluczowe wskaźniki efektywności – znaczenie

 

Bez względu jednak na typ przedsiębiorstwa lub osobę zainteresowaną, wskaźniki efektywności zawsze powinny być dobrane do strategicznych i operacyjnych celów logistycznych (zarówno ilościowych jak i jakościowych). Wskaźnik jest „kluczowy” wówczas, gdy pozwala na podejmowanie konkretnej decyzji, a więc gdy się odnosi do konkretnego zagadnienia związanego z ustalonymi celami i do konkretnego okresu.

 

  • Dobór KPI

 

Dobrze dobrane KPI sprawia, że na podstawie odpowiednich wskaźników można np. przeprowadzić analizę kosztów i korzyści dla planowanej inwestycji w sprzęt czy automatykę magazynową lub ocenić potencjalną lokalizację dla nowej inwestycji czy oszacować zapotrzebowanie na pracowników.

 

Key Performance Indicators na co dzień pomagają więc niejako kontrolować procesy i mogą wcześnie wskazać, jeżeli nastąpią nagłe zmiany, na które trzeba zareagować. Przykładowo -pozwalają odnotować szybki wzrost zamówień do skompletowania i wysłania i podjąć działanie, gdy w poszczególnym obszarze powstaje problem (na przykład wynikający z nadmiaru lub braku zleceń do skompletowania).

 

Dobrze dobrane KPI pozwala szybko rozpoznać problemy w procesie, znaleźć przyczynę i zareagować w sposób, który zoptymalizuje wydajność magazynu. Zwróćmy zatem uwagę na kilka najważniejszych wskaźników logistycznych, które mogą decydować o szeroko rozumianym sukcesie przedsiębiorstwa i jego magazynu.

 

  • Rodzaje wskaźników logistycznych – przykładowe KPI

 

  • Średni stan magazynu

 

Ten wskaźnik określa, ile towaru (ogólnie, ale też z dokładnością do grup towarowych i artykułów) jest średnio przetrzymywane w magazynie w danym okresie. W zależności od potrzeb, może być to wskaźnik ilościowy lub wartościowy.

  • średni stan magazynu = (stan początkowy + stan końcowy) / 2

 

W wypadku, gdy chcemy przeanalizować dłuższy okres czasu możemy uwzględnić w kalkulacji większą ilość pomiarów, aby uzyskać większą dokładność wskaźnika. Przykładowo średni stan magazynu w zakresie danego roku fiskalnego przy uwzględnieniu stanu końcowego każdego miesiąca:

  • średni stan magazynu (rok) = (stan początkowy roku + 12 stanów na koniec miesiąca) / 13

 

Optymalnie dobrane KPI pozwalają na sprawniejsze kontrolowanie procesów w magazynie.

 

  • Stopień wykorzystania magazynu

 

Wartość tego wskaźnika pokazuje, jaki procent lokacji pozostaje jeszcze do wykorzystania w magazynie i jak duże przestrzenie są wykorzystywane w danym momencie. Może np. wskazywać na to, że zbliżamy się do maksymalnej pojemności magazynu.

 

  • Stopień wykorzystania magazynu = liczba zajętych miejsc / liczba miejsc składowania

 

Jeżeli w magazynie występują zróżnicowane strefy składowania np. składowanie palet i składowanie pojemników to stopień wykorzystania magazynu powinien być wyliczany oddzielnie dla każdej strefy.

 

  • Rotacja zapasów (wskaźnik obrotowości)

 

Miernik ten określa jak często „obracamy” towarem w magazynie w ciągu określonego przedziału czasowego, czyli jak często towar w pełni opuszcza magazyn, po czym stan jest znów odtworzony.

Można wyliczyć średnią na cały magazyn lub dla określonej części asortymentu. Im wyższy jest ten wskaźnik, tym częściej obracamy towarem i tym bardziej wydajne mamy procesy magazynowe. Podobnie jak w przypadku stanów magazynowych, można do tego wskaźnika podejść od strony wartościowej lub ilościowej.

  • rotacja zapasów = (koszt wyrobów sprzedanych) / (średni stan magazynu (według ceny zakupu lub kosztu produkcji))

 

  • rotacja zapasów = (rozchód (ilościowo)) / (średni stan magazynu (ilościowo))

 

Kluczowe wskaźniki efektywności mogą obejmować m.in. stan rotacji zapasów.

 

  • Cykl rotacji zapasów (zapas w dniach)

 

Określa jak długo towar (jeżeli potrzebne z dokładnością do artykułu) znajduje się w magazynie zanim zostanie sprzedany lub zużyty w produkcji. Czyli przy „normalnym”, tj. przeciętnym zużyciu, cykl rotacji podaje nam liczbę dni aż do wyczerpania zapasów. Bardzo wysoki wskaźnik oznacza wysokie bezpieczeństwo (dużo czasu, aby uzupełnić zapasy zanim one nam się skończą) ale jednocześnie mamy duży koszt związany z magazynowaniem. Poniżej przykład dla wyliczenia cyklu rotacji zapasów w dniach:

  • cykl rotacji zapasów (w dniach) = (średni stan magazynu) / (średni rozchód na dzień)

 

Należy pamiętać, że wielkość „zapasu w dniach”, może być zależna od przyjętego okresu rozliczeniowego. Przy okresie rocznym otrzymujemy wartości „mocno” uśrednione, które mogą się różnić od wartości wyznaczonych dla miesiąca o szczytowej sprzedaży.

 

  • Zaangażowanie kapitałowe

 

Im więcej towaru posiadamy w magazynie, tym więcej mamy w nim związanego kapitału – a z tym mogą być związane wysokie koszty kapitałowe.

  • zaangażowanie kapitałowe = średni stan magazynu × (koszty nabycia / ilość)

 

  • Wskaźniki logistyczne – zarządzanie procesami magazynowymi

 

Razem z informacjami na temat liczby pracowników w danym obszarze magazynu (powiązanym z określonymi procesami magazynowymi), wskaźniki wydajnościowe pomagają w monitorowaniu ilości zrealizowanych zadań w danym obszarze i przedziale czasowym. Na podstawie tych wskaźników szybko rozpoznamy, gdy wydajność w poszczególnym obszarze się zmienia i będziemy w stanie zareagować. Porównując je z zapotrzebowaniem, wskaźnik wydajności pracownika pozwoli nam również dobrać optymalną liczbę pracowników. Wydajność można śledzić dla różnych procesów w stosunku do różnych jednostek miary, np.:

 

Przyjęcie dostawy

 

  • średnia wydajność pracowników w liniach = liczba linii (wejście) / liczba pracowników (wejście)

  • średnia wydajność pracowników w paczkach  = liczba paczek (wejście) / liczba pracowników (wejście)

 

Kompletacja zamówień (zleceń wydania)

 

  •  średnia wydajność pracowników w liniach = liczba linii (kompletacja) / liczba pracowników (kompletacja)

  • średnia wydajność pracowników w sztukach = liczba sztuk (kompletacja) / liczba pracowników (kompletacja)

 

  • Liczba zadań

 

Ten parametr określa, ile pracy oczekuje na realizację w danym obszarze magazynu, ile jest właśnie wykonywane i ile już zostało zrealizowane. Na podstawie tej informacji można np. oszacować, jakie mamy zapotrzebowanie na moce przerobowe i ewentualnie dokonać alokacji zasobów z jednego obszaru do drugiego. Przykładowe wskaźniki obejmują:

  • Liczbę awiz oczekujących na przyjęcie, wykonywanych i przyjętych,

  • Liczbę linii awiz oczekujących na przyjęcie, wykonywanych i przyjętych,

  • Liczbę jednostek do wprowadzenia do magazynu i wprowadzonych,

  • Liczbę zleceń wydania oczekujących na kompletację i kontrolę, wykonywanych i zakończonych,

  • Liczbę linii/sztuk oczekujących na kompletację, kompletowanych i skompletowanych

  • Liczbę jednostek oczekujących na kontrole wyjściową i skontrolowanych.

 

Skuteczność realizowanych procesów logistycznych ma wpływ na sukces przedsiębiorstwa i zadowolenie klientów.

  • Poprawność kompletacji

 

W każdym procesie logistycznym liczy się oprócz kosztów i czasu również jakość wykonanej usługi. Przykładowym wskaźnikiem odnoszącym się do jakości jest poprawność kompletacji, ale w podobny sposób można również podejść do innych procesów logistycznych, jak np. poprawność w dostawie. Wskaźnik ten określa (dla przyjętego okresu rozliczeniowego), ile pozycji zostało skompletowanych poprawnie z uwzględnieniem wszystkich zleconych i skompletowanych pozycji:

  • poprawność kompletacji zamówienia = liczba pozycji skompletowanych poprawnie / liczba wszystkich pozycji skompletowanych ogółem

 

Proces kompletacji zamówień powinien być weryfikowany twardymi, mierzalnymi danymi.

 

  • Czas realizacji zlecenia (order lead time)

 

Określa jaki czas mija od momentu przyjęcia zlecenia do realizacji, do momentu, gdy zlecenie opuszcza magazyn. Wielkość tego czasu pozwala ocenić poziom wydajności magazynu.

  • Czas realizacji zlecenia = data i godzina przyjęcia zlecenia – data i godzina wysyłki

 

Dla magazynów o wymaganej bardzo dużej wydajności (np. e-commerce) czas realizacji zlecenia liczony jest w godzinach w mało dynamicznych magazynach nierzadko są to dni.

 

Określenie KPI pozwala sprawnie zarządzać pracą magazynu

 

  • Key Performance Indicators – jak je zmierzyć?

 

Aby dobrze zmierzyć KPI, niezbędne są dobre dane – poprawne i dostępne w krótkim czasie. Przede wszystkim w wypadku zarządzania magazynem i sterowania procesami na co dzień szybka dostępność do informacji jest kluczem do optymalizacji wydajności magazynu. W tym wypadku bardzo przydatne są odpowiednie systemy które wspierają dyspozytora lub kierownika w pracy codziennej i pozwalają błyskawicznie podnieść prawidłowe decyzje.

 

Przykładowym narzędziem są dashboardy w dyspozytorni, które na żywo wyświetlają odpowiednie KPI i pozwalają – z ich uwzględnieniem – działać i optymalizować kluczowe obszary.

    Masz pytania? Skontaktuj się z nami!

    * Pole wymagane