Master data w magazynie: dlaczego dane produktowe decydują o skuteczności WMS?

 

Paleta wjeżdża do magazynu, skaner odczytuje kod, a system w ułamku sekundy wskazuje, gdzie ją odłożyć. Ta decyzja systemu nie jest przypadkowa, wspierana jest danymi o produkcie zapisanymi w kartotece towaru jeszcze zanim paleta pojawiła się przy bramie. To dane podstawowe produktu są jednym z kluczowych źródeł informacji, na podstawie których system może prawidłowo dobrać lokację dla przyjmowanej jednostki. Kiedy dane są niekompletne, problem nie zostaje w systemie, tylko przenosi się na halę: towar trafia w złe miejsce a magazynier traci czas na korygowanie błędu, którego mógł uniknąć.

 

 

 

Czym właściwie jest master data w magazynie?

 

Master data to dane referencyjne opisujące produkt na tyle precyzyjnie, żeby system WMS mógł prawidłowo realizować i automatyzować procesy magazynowe, takie jak składowanie, kompletacja i wydanie towaru.. Bez tych danych WMS może działać wyłącznie na uproszczonych założeniach, co w przypadku wymagających branż/produktów może okazać się niewystarczające.

 

Za każdą decyzją systemu stoi konkretny parametr

 

Zanim towar trafi na regał, system musi wiedzieć o nim kilka rzeczy: 

• wymiary produktu: długość, szerokość, wysokość,
• waga jednostkowa i dla opakowań zbiorczych,
• jednostki miary i hierarchia opakowań (sztuka, karton, paleta),
• kod GTIN /EAN,
• klasa ADR (o ile istotna),
• warunki przechowywania, istotne zwłaszcza w branżach regulowanych, takich jak farmacja,
• cechy produktu, takie jak numer serii, data ważności, data produkcji,
• strategia wydawania towaru – najczęściej FIFO bądź FEFO, strategia kolejności kompletacji, na przykład cięższe artykuły na spodzie palety.

 

FIFO oznacza wydawanie towaru w kolejności przyjęcia, a FEFO według daty ważności, niezależnie od kolejności przyjęcia. Różnica robi się istotna tam, gdzie produkt ma termin przydatności.

 

Co się dzieje, gdy jeden z tych parametrów zawodzi?

 

Wystarczy jeden błędny wpis w kartotece, żeby cały łańcuch decyzji poszedł w złą stronę:

 

Błędny parametr	Skutek w magazynie
Niepoprawne wymiary lub waga	System błędnie określa parametry jednostki magazynowej lub zajętość lokacji co prowadzi do nieprawidłowej oceny dostępnej pojemności lokacji. W przypadku wysyłek system dobiera nieoptymalną jednostkę wysyłkową dla zamówień z produktami, których parametry logistyczne są błędne
Błędny kod GTIN / EAN	Pomyłki przy weryfikacji towaru podczas przyjęcia, w kompletacji i kontroli wyjściowej
Błędna lub brakująca klasa ADR	Towar może być przechowywany, obsługiwany  lub przewożony w nieodpowiednich warunkach
Brak cech produktu (np. seria, data ważności)	Brak informacji niezbędnych do prawidłowej obsługi towaru w magazynie
Błędna strategia wydawania	Towar wydawany w nieodpowiedniej kolejności – występuje np.  ryzyko przeterminowania
Brak reguł kolejności kompletacji	Ryzyko uszkodzenia produktów, np. ciężki artykuł ułożony na delikatnym
Błędne dane opakowaniowe	Nieoptymalne jednostki kompletacyjne, dodatkowe przepakowywanie

 

Jeden błąd rzadko kończy się na jednym etapie

 

Master data oddziałuje na cały łańcuch procesów. Przy przyjęciu błędne dane zatrzymują cały przepływ lub prowadzą do niewłaściwej lokalizacji. W składowaniu brak informacji o wymaganiach dotyczących przechowywania lub obsługi produktu zwiększa ryzyko niezgodności z normami lub wymaganiami bezpieczeństwa. Przy kompletacji błędny kod GTIN/EAN generuje pomyłkę trudną do wychwycenia bez dodatkowej kontroli. Przy kompletacji i wysyłce błędne dane o wymiarach i wadze produktów powodują, że system nie może optymalnie dobrać opakowań i sposobu ułożenia towaru do wysyłki.

 

Zanim system zostanie wdrożony, warto sprawdzić dane u źródła

 

Przed wdrożeniem warto przejść przez kartoteki produktów i upewnić się, że każdy indeks ma komplet danych: dokładne wymiary i wagę, poprawny kod GTIN/EAN, pełną hierarchię opakowań, przypisaną klasę ADR tam, gdzie ma to zastosowanie, cechy potrzebne do obsługi towaru w magazynie oraz ustalone strategie wydawania i kompletacji. Im wcześniej te dane zostaną zweryfikowane, tym mniejsze ryzyko, że błędy wyjdą na jaw dopiero podczas pracy produkcyjnej magazynu.

 

Kiedy warto wrócić do master data w magazynie, który już działa?

 

Czasem problem ujawnia się dopiero po długim okresie pracy systemu. Powtarzające się pomyłki w kompletacji, towar trafiający do złych lokalizacji, zapas wydawany w niewłaściwej kolejności albo reklamacje po uszkodzeniach w transporcie to sygnał, żeby wrócić do źródła danych.

 

Jak możemy pomóc?

Zespół Logifact wspiera firmy zarówno przy przygotowaniu danych produktowych do wdrożenia systemu WMS, jak i podczas audytu master data w magazynach już korzystających z systemu. Jeśli podejrzewasz, że źródłem problemów w Twoim magazynie są nieprecyzyjne dane produktowe, skontaktuj się z nami.