Najpopularniejsze mity na temat wdrożenia WMS w magazynie

 

Nie sposób polemizować z tezą, że systemy klasy WMS zyskują coraz większą popularność. Korzyści z ich wdrożenia i znaczenie dla rozwoju branży logistyki magazynowej są niepodważalne.

 

Wzrost zainteresowania oprogramowaniem do zarządzania magazynem sprawia jednak, że na temat WMS powstało wiele mitów i błędnych przekonań, które zakłamują rzeczywistość. Wytypowaliśmy najważniejsze z nich po to, by je zweryfikować i obalić. Autorem tekstu jest:

 

 

Andrzej Bobiński

Prezes Zarządu

 w Logifact-Systems

• Mit 1. Im szybciej, tym lepiej

   

Nieustannie powtarzamy i podkreślamy, że wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem to żmudny i czasochłonny proces, wymagający dokładnego wsłuchania się w potrzeby klienta, zrozumienia ich i opracowania rozwiązań, które wpiszą się w jego oczekiwania. Na łamach naszego bloga pisaliśmy już o poszczególnych etapach wdrożenia WMS i szerzej omówiliśmy je tutaj [https://logifact.pl/blog/etapy-wdrozenia-wms/].

Najogólniej rzecz ujmując – szybkość wdrożenia systemu WMS nigdy nie powinna być podstawowym czynnikiem determinującym wybór klienta. Zdecydowanie ważniejsza jest sama jakość obsługi i oprogramowania. Lepiej postawić na dopracowanie systemu i skonfigurowanie go na miarę określonych potrzeb, eliminację usterek czy uważne, cierpliwe testy oprogramowania niż na przyspieszenie procesu za wszelką cenę. W przypadku tworzenia i wdrażania oprogramowania WMS pośpiech jest zdecydowanie złym doradcą.

 

• Mit 2. Wdrożenie WMS trwa wszędzie tyle samo

   

Kolejne z błędnych przekonań również dotyczy czasu trwania procesu wdrożenia. Nie ma bowiem określonego z góry realnego terminu stworzenia i uruchomienia systemu WMS w środowisku magazynowym klienta. Należy przyjąć, że nie ma dwóch takich samych wdrożeń, ponieważ oczekiwania dwóch różnych klientów (nawet z tej samej branży) mogą się diametralnie od siebie różnić – podobnie zresztą, jak specyfikacja magazynu (np. stopień jego automatyzacji), branża, dla jakiej magazyn jest przeznaczony, liczba pracowników czy rodzaj oprogramowania, którego klient używał dotychczas.

 

Rozpiętość czasowa jest więc szeroka – w przypadku mniej zaawansowanych wdrożeń mogą być to 2-3 miesiące, zaś dla większych, bardziej złożonych magazynów taki proces może trwać do 6 miesięcy a w trudnych przypadkach nawet 8-10 miesięcy.

 

• Mit 3. Sukces wdrożenia zależy jedynie od dostawcy

   

Sprawne wdrożenie systemu WMS nie powiedzie się bez współpracy po stronie klienta. Nie ma na to cienia szans! Dostawca oprogramowania owszem, opracowuje koncepcję i przygotowuje system, ale to klient musi dokładnie określić swoje oczekiwania. Nawet gdy już uda się wypracować klarowną koncepcję i kształt systemu, klient wciąż musi wykonać szereg czynności, na przykład przygotować interfejs i środowisko testowe po stronie systemu ERP, środowisko testowe w magazynie (jak najbardziej zbliżone do rzeczywistego), odpowiednio oznakować magazyn etykietami adresowymi czy przygotować niezbędne dane stałe: o produktach, jednostkach ładunkowych, kontrahentach, etc.

 

Do bardzo istotnych zadań leżących po stronie klienta należy zaliczyć aktywny i zaangażowany udział w testach oraz szkoleniach prowadzonych na różnych etapach wdrożenia. Równie ważna jest umiejętność sprawnego rozwiązywania pojawiających się podczas wdrożenia problemów oparta na dobrej współpracy z dostawcą. Finalne wdrożenie systemu to zadanie tak dla dostawcy, jak i dla klienta. To też ich wspólny sukces, ponieważ powodzenie przedsięwzięcia wymaga synergii i „grania do jednej bramki”. Proces wdrożenia trwa często wiele miesięcy i wymaga współpracy w atmosferze szacunku i zaufania.

 

• Mit 4. Uruchomienie systemu kończy współpracę między dostawcą a klientem

   

Założenie, że współpracę kończy uruchomienie produkcyjne, jest błędne, bo nie uwzględnia tzw. asysty powdrożeniowej, czyli obsługi klienta, w pierwszym okresie pracy produkcyjnej (Go-Live), na wypadek potencjalnych usterek i błędów. To bardzo istotny etap wdrożenia WMS, nierzadko oznaczający konieczność wsparcia klienta przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu.

 

To jednak nie wszystko, bo gdy, po osiągnięciu założonej wydajności przez magazyn i ustabilizowaniu się systemu WMS, asysta powdrożeniowa zostaje zakończona, na ogół, system objęty zostaje opieką serwisową. Ma ona na celu z jednej strony utrzymanie systemu w ruchu (szybka reakcja na ewentualne usterki) a z drugiej zapewnienie dalszego rozwoju oprogramowania i rozszerzania jego funkcjonalności zgodnie z wymogami stale zmieniającego się otoczenia. Zdarzają się też tzw. rollouty, czyli procesy uruchomienia tego samego systemu ponownie, ale w innej lokalizacji. Pozorny koniec współpracy często więc daje początek innym realizacjom.

 

• Mit 5. Systemy WMS są tylko dla dużych rynkowych graczy

   

Nie ma prostej definicji określającej od jakiego punktu rozwoju firmy warto już wdrożyć system WMS, a kiedy warto się z nim jeszcze wstrzymać – to niemal zawsze kwestia indywidualna, uwarunkowana wieloma przesłankami! Ważne są tu czynniki logistyczne takie jak złożoność procesów magazynowych i wielkość przepływów materiałowych, biznesowe, wśród których istotną rolę pełnią wymagana co do jakość logistyki i bezpieczeństwa prowadzonej działalności, ale nie można też zapominać o takich czynnikach jak możliwości i oczekiwania klienta.

 

Pewne jest jednak, że – wbrew pewnym pozorom – systemy klasy WMS nie są zarezerwowane wyłącznie dla dużych firm czy wręcz rynkowych „gigantów”, czyli np. operatorów dużych centrów logistycznych. To jedno z najbardziej popularnych i mylących wyobrażeń na temat oprogramowania do zarządzania magazynem. Z WMS mogą korzystać również małe przedsiębiorstwa, którym też zależy na usprawnianiu i optymalizacji procesów logistyki magazynowej i zwiększaniu konkurencyjności w swojej branży. To całkowicie naturalne, że mniejsza organizacja chce skrócić czas realizacji zamówienia, poprawić jakość kompletacji, terminowość wysyłek, etc. i rozważa implementację choćby prostego systemu WMS, który zapewnia jednak potrzebne funkcjonalności.

 

• Mit 6. Korzyści będą widoczne od razu

   

Tak, jak wdrożenie często trwa od kilku do kilkunastu tygodni, tak realne odczucie korzyści z wdrożenia systemu WMS również przychodzi z czasem. To przecież złożone oprogramowanie, do obsługi którego trzeba wyszkolonych pracowników, więc logiczne jest, że zrozumienie i „wyczucie” systemu nie przychodzi od razu. Z czasem korzyści z wdrożenia – odciążenie pracowników, usprawnienie ich pracy, skok wydajności magazynu, minimalizacja błędów i zwiększenie kontroli nad przepływami

towarów – stają się wyraźne i wymierne. Co więcej, praca z systemem WMS bardzo często uzmysławia, jak wiele różnych, nawet najbardziej błahych czynników obniżało dotychczasową wydajność magazynu i zakłócało jego pracę.