System WMS, czyli klucz do efektywnej logistyki magazynowej

 

System WMS to coraz popularniejsze rozwiązanie usprawniające działanie nowoczesnych, inteligentnych magazynów. Zapewnia szybszy przepływ informacji w obrębie organizacji, odwzorowuje magazyn w środowisku cyfrowym i wreszcie – optymalizuje oraz ułatwia pracę magazynierów.

 

Czym właściwie jest, jak działa i czemu służy? Wszystko wyjaśnia:

 

Robert Olek

Z działu IT Logifact-Systems

i kierownik wieluńskiego oddziału firmy

• Co to jest system WMS?

   

WMS (skrót od Warehouse Management System, czyli System Zarządzania Magazynem) to zintegrowany system informatyczny, który w sposób ciągły śledzi i analizuje procesy przepływu materiału w magazynie oraz w czytelny sposób przedstawia stan realizacji tych procesów pracownikom kierującym pracą magazynu (dla mniejszych magazynów jest to na ogół jedna osoba).

 

Na podstawie dostarczanych przez WMS (w trybie on-line) niezbędnych informacji, pracownik zarządzający podejmuje możliwie optymalne działania sterujące procesami magazynowymi.
Podjęte przez pracownika zarządzającego decyzje system WMS przetwarza na konkretne zadania do wykonania, które automatycznie przekazuje drogą radiową (na ręczne lub wózkowe terminale) do możliwie optymalnie wybranych pracowników magazynowych.

 

Wykonywaniem przez pracowników magazynowych przydzielonych im zadań steruje całkowicie system WMS. Na terminalach radiowych pracowników magazynowych pojawiają się komunikaty prowadzące pracowników, w czytelny i jednoznaczny sposób, „krok po kroku” przez wykonanie zleconych im czynności. System żąda potwierdzenia każdego wykonanego zadania a wypadku stwierdzenia jakiejkolwiek nieprawidłowości system niezwłocznie powiadamia o tym pracownika zarządzającego, który może na podstawie bardzo konkretnej informacji o przyczynie i miejscu wystąpienia nieprawidłowości podjąć odpowiednie działania.

 

System WMS automatycznie archiwizuje przebieg wykonania poszczególnych zadań (kto, kiedy, jaka czynność, jaki towar, na jakie zlecenie, itp.) co oznacza, że niezbędne informacje są kompletne, bezbłędne i dostępne praktycznie natychmiast. Zbierane informacje wykorzystywane są zarówno do bieżącego zarządzania magazynem jak i analizowania danych historycznych w celu ciągłej optymalizacji procesów logistycznych.

 

Prawidłowe działanie systemu WMS wymaga odwzorowania magazynu w wirtualnym środowisku. W systemie WMS można odtworzyć budowę magazynu (zarówno od strony konstrukcji fizycznych jak i stref funkcjonalnych), rodzaj towaru, jego położenie i rozmieszczenie, a także cały szereg procesów, zachodzących w środowisku magazynowym.

 

Obecność systemu WMS pozwala na podgląd i śledzenie „cyklu życia” towaru – od jego wejścia, przez składowanie, aż do opuszczenia magazynu. Najprościej mówiąc, WMS to więc oprogramowanie, które pozwala na podgląd pracy magazynu w systemie informatycznym oraz sterowanie jego pracą.

 

• Zalety systemu WMS

   

Już na etapie projektowania magazynu warto rozważyć implementację systemu WMS w swojej organizacji. Wszystkie korzyści, które niesie za sobą wdrożenie systemu WMS, sprowadzają się do dwóch pojemnych pojęć: uproszczenia pracy magazynu i jej optymalizacji (co powinno zaowocować redukcją kosztów i poprawą konkurencyjności).

 

Paradoksalnie bowiem skomplikowana architektura i złożoność narzędzia ma na celu wprowadzenie całego szeregu ułatwień na wielu poziomach. Posłużmy się zresztą praktycznymi przykładami: WMS może odciążać pracowników magazynowych z ich dotychczasowej pracy… na przykład poprzez identyfikację miejsc i towarów za pomocą kodów kreskowych, która sprawia, że pracownicy nie muszą znać dokładnej lokalizacji konkretnego towaru – wystarczy, że „wie” to system i sam „prowadzi” pracownika w miejsce, w którym znajduje się poszukiwany ładunek. Uogólniając ustne lub papierowe instrukcje (np. listy kompletacyjne) zostają zastąpione precyzyjnym algorytmem prowadzącym pracownika magazynowego „krok po kroku” przez wykonanie nawet bardzo trudnych i złożonych procesów logistycznych.

 

Odwzorowanie magazynu w systemie informatycznym sprzyja również optymalizacji przestrzeni magazynowej. Im większa skala jego działalności, tym ma ona większe znaczenie!

 

• System WMS a magazyn

   

System WMS, oprócz odwzorowywania budowy czy układu magazynu, rejestruje również wiele zmiennych cech samych towarów – na przykład wymiary, serię czy datę ważności konkretnych produktów. Takie informacje, dostępne z poziomu oprogramowania informatycznego, do którego pracownicy mają wgląd, ułatwiają zarządzanie składowaniem oraz rotacją materiałów. Mnogość i różnorodność danych, które zbiera i przetwarza system, usprawnia również pracę osób odpowiedzialnych za strategiczne decyzje biznesowe, które z pomocą WMS mogą wygenerować cały szereg zaawansowanych raportów i analiz na temat pracy magazynu. Zebrane dane mogą posłużyć jako podstawa do dalszych optymalizacji pracy magazynu.

 

Narzędzia WMS są więc pomocne w zarządzaniu magazynem na poziomie tak operacyjnym, jak strategicznym.

 

• Jak działa WMS?

   

Zarządzanie magazynem wspomagane przez system informatyczny jest możliwe na dwa sposoby: poprzez korzystanie z WMS Warehouse Management System jako osobnego narzędzia komunikującego się z pozostałymi systemami poprzez specjalnie przygotowane interfejsy wymiany danych lub jako modułu systemu klasy ERP, który wspiera organizację w dużo szerszym zakresie (a więc również obszarami takimi, jak rachunkowość, księgowość czy produkcja). To pokazuje kolejną, niesamowicie istotną zaletę WMS: uniwersalność.

 

Dostawcy WMS nieustannie rozwijają swoje oprogramowanie, dzięki czemu można je łączyć i integrować z mnóstwem narzędzi: od wspomnianych środowisk ERP, przez oprogramowanie, z którego korzystają kurierzy i przewoźnicy, po narzędzia wspierające automatykę magazynową i wózki systemowe. Szczególnie istotna jest właśnie automatyka – dzięki połączeniu jej z WMS magazyn staje się nie tylko inteligentny, ale i zrobotyzowany, co w jeszcze większym stopniu ułatwia pracę magazynierów. Systemy WMS można także zintegrować ze sklepami internetowymi, co, zwłaszcza w czasach boomu na e-commerce i konieczności obsługi dużej liczby małych zleceń w krótkim czasie, jest nie bez znaczenia.

 

• WMS – zastosowanie

   

Uniwersalność i wszechstronność systemu WMS ma dodatkowy wymiar – takie oprogramowanie ma zastosowanie w różnych branżach z niemal każdym rodzajem asortymentu: od żywności, leków, kosmetyków, przez elektronikę, ubrania, materiały budowlane i meble, po surowce, półfabrykaty i komponenty do produkcji. Prowadzi to do wniosku, że w każdej organizacji i każdej branży system WMS może wyglądać nieco inaczej. Zależy to od całego szeregu czynników – układu magazynu, specyfiki danej branży, jej wymagań oraz rodzaju towarów, dostępnych narzędzi, z którymi system WMS powinien być zintegrowany czy wreszcie – dodatkowych oczekiwań i wymagań klienta i jego specyficznych potrzeb.

 

Efekty prawidłowego wdrożenia systemu WMS to poprawa skuteczności, wydajności i płynności procesów magazynowych, a także odciążenie pracowników magazynu.