Wdrożenie systemu WMS — najczęstsze błędy i problemy.

 

Wdrożenie systemu WMS to złożony, długotrwały i pracochłonny proces, w znacznym stopniu niezależny od wielkości magazynu, czy stopnia skomplikowania zachodzących w nim procesów logistycznych i biznesowych. Integracja z innymi systemami, takimi jak ERP, TMS, systemy sterowania automatyką magazynową czy kurierskie, może dodatkowo skomplikować proces wdrażania. W związku z tym, podczas wdrażania systemu mogą pojawić się błędy wynikające z działań i/lub zaniechań róznych stron biorących udział w projekcie. Najważniejsze z nich zebrał Adrian Borek, Kierownik Projektu w Logifact-Systems

 

 

 

Adrian Borek

Kierownik Projektu 

 w Logifact-Systems

 

Czym jest System WMS?

 

System WMS (Warehouse Management System) to zaawansowane oprogramowanie, które służy do śledzenia, kontroli i analizy procesów zachodzących w magazynie oraz do wspomagania w czasie rzeczywistym zarządzania przepływem towarów w magazynie a także zarządzania zapasem magazynowym w celu zapewnienia sprawnej, bezbłednej i wydajnej pracy magazynu. WMS jest szczególnie korzystny w magazynach wysokiego składowania, umożliwiając precyzyjne śledzenie towarów i zarządzanie zapasami. Magazynowy system informatyczny usprawnia i automatyzuje procesy zachodzące w magazynach. Obejmuje m.in. przyjmowanie towarów, optymalizację procesu kompletacji zamówień, pakowanie, wysyłkę, inwentaryzację, kontrolę zapasów oraz wiele innych magazynowych zadań.

Korzyści płynące z wdrożenia WMS:

Zwiększona efektywność operacyjna

 

System WMS optymalizuje przepływ towarów w magazynie i usprawnia zarządzanie procesami magazynowymi, co prowadzi do szybszej realizacji zamówień, mniejszej liczby błędów i wyższej wydajności. Innymi słowy: magazyn pracuje szybciej, efektywniej i wydajniej, a pracownicy wykonują swoje zadania w optymalny i maksymalnie bezpieczny sposób. Integracja systemu ERP dodatkowo zwiększa efektywność WMS, zapewniając płynny przepływ informacji oraz weryfikację zgodności dostaw z zamówieniami.

Obniżenie kosztów operacyjnych

 

System zarządzania magazynem pomaga obniżyć koszty na skutek wzrostu wydajności pracy oraz poprzez  automatyzację procesów, optymalizację wykorzystania przestrzeni magazynowej i redukcję strat magazynowych. Podnosi to rentowność magazynu, a zaoszczędzone środki mogą zostać zainwestowane w rozwój innych obszarów funkcjonowania magazynu, czy całego przedsiębiorstwa.

Lepsza obsługa klienta

 

Szybka i sprawna i terminowa realizacja zamówień połączona z wysoką ich bezbłędnością dokładność dostaw, jakie niesie system magazynowy, mają bezpośredni wpływ na opinię klientów. To bardzo prosty mechanizm: jeśli zamawiane przez nich produkty będą dostarczane na czas i bezproblemowo, szansa, że ponownie dokonają zamówienia, będzie znacznie większa.

 

Łatwiejsze wdrożenie nowych pracowników

System w czytelny i prosty sposób prezentuje pracownikom magazynowym zadania na terminalach radiowych (ręcznych oraz wózkowych) i tym samym prowadzi ich „krok po kroku” przez ich wykonanie. Tym samym wydajna praca nie wymaga już doświadczenie na danym odcinku pracy czy znajomości towaru i jego rozłożenia w magazynie.

 

Wsparcie w podejmowaniu decyzji

 

System WMS może być wyposażony w moduł raportowania i analiz, za pomocą którego kadra zarządzająca magazynem ma dostęp do danych logistycznych — na przykład na temat wydajności pracowników magazynu, czy efektywności operacyjnej. Dzięki raportom i analizom podejmowanie trudnych decyzji biznesowych jest znacznie łatwiejsze, bo poparte i uzasadnione twardymi, mierzalnymi danymi.

 

WMS – klucz do nowoczesnego zarządzania magazynem

 

Wdrożenie systemu WMS należy postrzegać nie w kategorii kosztów, a z nieco szerszej perspektywy i potraktować jako inwestycję. Uruchomienie systemu magazynowego zwraca się na ogół dość szybko i nie mam tu na myśli wyłącznie nakładów finansowych. Program magazynowy — jak wskazałem powyżej — poprawia obsługę klienta, wspiera w podejmowaniu świadomych biznesowych decyzji, czy zwiększa bezpieczeństwo pracowników. Dla przedsiębiorstw, które chcą zoptymalizować swoje procesy magazynowe i osiągnąć przewagę konkurencyjną, to narzędzie praktycznie nieodzowne. WMS integruje się z łańcuchem dostaw, co zwiększa przejrzystość, wydajność i oszczędności.

 

 

 

 

 

 

Magazynowy system informatyczny (System WMS). Klucze do udanego wdrożenia

 

Wdrożenie systemu WMS to złożony i skomplikowany proces, w który zaangażowany muszą być dwie strony projektu — zarówno zespół wdrożeniowy, jak i zespół reprezentujący odbiorcę, czyli klienta zamawiającego oprogramowanie WMS. Udział obu stron i efektywna kooperacja to klucz do sukcesu całego przedsięwzięcia. Temat ten już zgłębiali na naszym blogu Paweł Klimczewski oraz Sylwester Nowicki. W procesie wdrożenia na obie strony projektu czyha jednak wiele zagrożeń. Zebraliśmy te najważniejsze, których szczególnie warto się wystrzegać i które mogą zakłócić prawidłowość procesu wdrożeniowego.

Niedopilnowany harmonogram i… budżet 

 

Zbyt optymistycznie ustalony harmonogram całego projektu to dość częsty błąd, który pojawia się w trakcie projektu systemu. Niedostarczenie prac na określony czas z jednej ze stron projektu negatywnie wpływa na stan projektu. Podobna kwestia to niedoszacowanie budżetu, w ramach którego ma zostać zrealizowany projekt. Oba te błędy niosą ryzyko w postaci potencjalnych opóźnień oraz przekroczenia kosztów, tym samym wpływając na efekt końcowy i zadowolenie klienta. Trudno zresztą się temu dziwić.

Zły dobór osób i brak zaangażowania 

 

Dobór zespołu projektowego ma równie kluczowe znaczenie — jeśli po jednej i po drugiej stronie nie ma osób znających procesy w przedsiębiorstwie, w którym wdrażany jest system, szanse na pozytywny efekt końcowy maleją. Kompetencje i posiadanie odpowiednich kwalifikacji do pełnienia swoich obowiązków mają bardzo duże znaczenie dla sukcesu wdrożenia, a wytypowanie osób, które nie będą spełniać tych kryteriów, może negatywnie wpłynąć na płynność realizacji wdrożenia. Zestaw umiejętności, kompetencji i dobór osób to niejedyna kwestia mająca fundamentalne znaczenie w kontekście zespołu wdrożeniowego. Równie istotne jak posiadane kompetencje jest zaangażowanie osób biorących udział w projekcie. Poprzez zaangażowanie rozumiem w tym przypadku realizację obowiązków w określonym terminie i wykonywania ich na odpowiednio wysokim poziomie. Braki na tym polu również mogą negatywnie wpłynąć na rezultat projektu, na termin planowanego uruchomienia produkcyjnego, powstanie dodatkowych kosztów czy — w skrajnych przypadkach — nawet zawieszenie projektu.

Błędy w komunikacji

 

Oczywiście nie można pominąć również aspektu związanego z szeroko pojętą komunikacją. Odpowiednia wymiana informacji, spostrzeżeń i doświadczeń pomiędzy stronami wdrożenia wpływa na kształt współpracy oraz wzajemne zrozumienie. Pierwszy taki błąd może wystąpić już na etapie handlowym, zanim właściwie rozpocznie się proces projektowania oprogramowania. Ten błąd to nieprzeprowadzenie dostatecznie dokładnej analizy potrzeb klienta oraz/lub ich niezrozumienie. Jeśli nie będziemy umieli zdefiniować przyczynę problemów, z którymi zmaga się klient lub w ogóle nie będziemy rozumieli natury tych problemów, projekt wdrożeniowy już od początku jest skazany na niepowodzenie.

 

Warto też zwrócić uwagę na kolejny błąd, jakim jest brak komunikacji między zespołami, zwłaszcza między kierownikami projektów po obu stronach wdrożenia — w takich sytuacjach szczególnie ważna jest szybkość wymiany i potwierdzania danych informacji. Dobrą praktyką w tym zakresie jest przeprowadzanie krótkich, cyklicznych statusów projektowych, w trakcie których obie strony weryfikują i podsumowują dotychczasowe ustalenia.

 

W kategorii błędów komunikacyjnych szczególnie rażącym jest jednak… ignorowanie feedbacku od pracowników magazynowych. To właśnie oni są końcowymi użytkownikami oprogramowania, dlatego w ich głos szczególnie warto się wsłuchać. Chodzi nie tylko o spostrzeżenia dotyczące błędów w oprogramowaniu, ale również na temat problemów, z jakimi zmagają się w codziennej pracy.

Brak dokładnych testów

 

Etap uruchomienia testowego to najważniejszy etap przed uruchomieniem produkcyjnym dla klienta, u którego wdrażany jest system. Niewystarczająca ilość przeprowadzonych testów dostarczanego systemu WMS (w tym testy interfejsów z systemami zewnętrznymi), ich jakość,  oraz brak odpowiedniego przeszkolenia pracowników to kolejne złe praktyki związane z wdrożeniem.

 

Nie należy również „lekceważyć” wydajności systemu. Błąd ten może dotyczyć magazynów o większych przepływach towarów i tych, które muszą mierzyć się z sezonowymi wzrostami wolumenów zamówień (np. w okresie przedświątecznym czy Black Friday). Wdrożenie systemu WMS powinno być poprzedzone przeprowadzeniem testów wydajnościowych. Dobrą praktyką jest też tzw. odchudzenie systemu, czyli usunięcie zbędnych funkcji i modułów oprogramowania.

 

Wreszcie — podczas pracy produkcyjnej błędnym podejściem jest wgrywanie zmian związanych z poprawą błędów czy wprowadzaniem nowym modyfikacji bezpośrednio na środowisko produkcyjne, bez przeprowadzenia wcześniejszych testów w środowisku testowym.

Brak dokładności

 

Brak wykonania dokładnej dokumentacji, w tym specyfikacji funkcjonalnej, również możemy zaliczyć do błędów w trakcie wdrożenia. To ona jest fundamentem programowania i przygotowywania systemu WMS, który zostanie oddany do klienta.

Nieodpowiednia infrastruktura magazynowa

 

Duże znaczenie na pełne wykorzystanie możliwości jakie oferuje system WMS ma odpowiednia infrastruktura techniczna zarówno, jeśli chodzi o wyposażenie magazynu jak i o infrastrukturę IT. Odpowiednio zorganizowane strefy funkcjonalne magazynu, ergonomiczne stanowiska kompletacji, kontroli i pakowania, wydajny transport wewnętrzny, na wymaganym poziomie działająca sieć radiowa i peryferia, serwery o odpowiedniej wydajności to wszystko czynniki niezbędne do uzyskania wartości dodanej z zastosowania systemu WMS w magazynie. Niedostatki na tym polu mogą stanowić przyczynę poważnych zagrożeń w osiągnięciu zakładanych celów.