Zaangażowanie klienta przy wdrażaniu systemu WMS
14.12.2022
Wdrożenie systemu zarządzania – bez względu na to, czy mówimy o systemie klasy WMS, ERP, MES czy innym systemie o podobnej złożoności, jest bardzo trudnym wyzwaniem. Sukces realizacji wiąże się z wysoką odpowiedzialnością nie tylko po stronie dostawcy systemu WMS, ale również po stronie samego zamawiającego. W dzisiejszym tekście zwrócimy uwagę właśnie na to, jak ważne jest zaangażowanie klienta przy wdrożeniu systemu informatycznego na przykładzie systemu do zarządzania magazynem klasy WMS. Jest ono bezwzględnym warunkiem powodzenia wdrożenia, o czym na naszym blogu przekonuje:
Sylwester Nowicki
Sales Manager i Senior Business Consultant WMS
w Logifact-Systems
-
System WMS. Czym jest?
WMS to skrót od Warehouse Management System. W tłumaczeniu na język polski oznacza to nic innego, jak „system zarządzania magazynem”.
W największym skrócie oprogramowanie WMS jest zintegrowanym informatycznym systemem magazynowym, który wspiera procesy magazynowe, zarządzanie nimi, śledzenie, kontrolowanie i analizę tych procesów w czasie rzeczywistym.
-
Cel wdrożenia systemu WMS
Z punktu widzenia klienta celem wdrożenia systemu WMS szczególnie istotne jest osiągnięcie poprawy wydajności magazynu przy jednoczesnym wzroście jakości świadczonych usług (minimalizacja błędów, terminowość, etc.) a także poprawa komfortu i jakości samego zarządzania magazynem.
.Oprogramowanie jest zaprojektowane tak, by obejmować kontrolą i nadzorem wszystkie procesy magazynowe (na przykład przyjęcia dostaw do magazynu, kompletację, wysyłkę zleceń etc.), zapewniać ciągłość działania magazynu i funkcjonowania wszystkich procesów logistycznych, wspierać i odciążać w wykonywaniu bieżących zadań pracowników magazynowych i redukować ich ewentualne błędy.
-
Efekty wdrożenia systemu WMS
Wszystko to przekłada się wyższą wydajność magazynu, minimalizację kosztownych błędów w kompletacji i unikania zakłócających pracę magazynu incydentów. W nieco szerszej perspektywie przekłada się to na wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa i wzmocnienie jego pozycji.
-
System WMS – rola dostawcy systemu
Za wdrożenie WMS odpowiedzialny jest oczywiście jego dostawca na czele ze specjalnie przygotowanym zespołem projektowym. Taki zespół musi charakteryzować się doskonałą znajomością specyfiki procesów magazynowych, być doskonale obytym z szeroko rozumianymi procesami logistycznymi, rozumieć, jak wygląda struktura magazynu, jak działa magazyn, od jakich czynników zależy jego wydajność, a także doskonale rozumieć potrzeby klientów.
-
Koszt wdrożenia systemu WMS
Oczywiście należy pamiętać, że inwestycja w system WMS – niezależnie od wielkości firmy – wymaga poniesienia odpowiednich nakładów finansowych, choć jest to oczywiście uzależnione od oczekiwań klienta i finalna wycena uwzględnia bardzo różne kryteria. Z reguły jednak wdrożenie systemu do zarządzania magazynem relatywnie szybko się zwraca.
Mimo, że to bardzo zaawansowane i złożone oprogramowanie, czasem wystarczy kilka tygodni, by realnie odczuć korzyści z wdrożenia WMS i zobaczyć, że implementacja systemu rozwiązała wiele problemów, zakłócających sprawne zarządzanie magazynem (nawet tych, które mogą wydawać się błahe i mało znaczące), a ponadto zaczęła realnie wspierać pracowników magazynu w wykonywaniu ich obowiązków, co przełożyło się na wzrost wydajności i funkcjonalności magazynu.
-
System WMS. Współpraca dostawcy i klienta jest kluczowa
Wbrew pozorom rola klienta podczas wdrażania WMS nie kończy się jednak na wyborze odpowiedniego systemu WMS czy wdrażającego oprogramowanie tej klasy i po prostu poniesienia nakładów inwestycyjnych.
Niematerialnym „kosztem”, jaki musi on ponieść, jest szeroko pojęte zaangażowanie. Podczas wdrażania systemu WMS klient powinien pozostawać blisko całego procesu.
To w końcu w dużej mierze on będzie głównym użytkownikiem oprogramowania WMS i przecież to jego magazynem zarządzać będzie wdrażany system! Zarówno dostawcy systemu WMS, jak i klienci, w całym procesie w równym stopniu odgrywają decydującą rolę.
Tutaj warto zaznaczyć, że poszczególnych etapach wdrożenia systemu WMS na naszym blogu szczegółowo pisał już Paweł Bobiński, Członek Zarządu w Logifact-Systems – jeśli chcecie poznać wszystkie etapy wdrożenia systemu WMS, gorąco zachęcamy do zapoznania się z jego tekstem. Nie we wszystkich tych etapach – na przykład przy samym projektowaniu oprogramowania – zamawiający ma bezpośredni udział, ale jego zaangażowanie na innych polach jest absolutnie nieodzowne.
-
Wdrożenie systemu WMS – pierwszy etap
Zanim bowiem dostawca zaprojektuje system dostosowany do potrzeb klienta, musi uważnie go wysłuchać, by dokładnie zrozumieć jego oczekiwania. Bez odpowiedniego zaangażowania kluczowych osób dostawca nie będzie w stanie, nawet przy najlepszej praktyce, zaprojektować system WMS w taki sposób, by osiągnąć maksymalnie najlepszy efekt i by uzyskać możliwe najwyższą użyteczność oprogramowania zarządzającego magazynem.
Przy odpowiednim zaangażowaniu personelu zamawiającego oraz dostawcy wdrażającego system WMS, cały projekt stworzenia i uruchomienia systemu zarządzania magazynem od początku do końca jest prowadzony w sposób pragmatyczny i bezpieczny.
Wróćmy jednak do samego początku. Proces współpracy pomiędzy klientem a dostawcą oprogramowania WMS powinien zostać rozpoczęty od wnikliwej analizy procesów magazynowych zachodzących u zamawiającego.
To tak naprawdę pierwszy etap prac, które należy wykonać, przygotowując się do wdrożenia systemu WMS i finalnego uruchomienia oprogramowania w środowisku produkcyjnym. Już na przykładzie pierwszego etapu prac przy wdrożeniu systemu WMS należy wziąć pod uwagę odpowiednie zaangażowanie tak po stronie zespołu wdrożeniowego, jak i po stronie zamawiającego.
To klient musi dokładnie opisać, jakie konkretnie procesy zachodzą w środowisku magazynowym, z jakimi wyzwaniami, problemami i barierami się zmaga czy wreszcie – jakie problemy konkretnie chciałby rozwiązać. Zamawiający bezwzględnie musi bowiem wskazać, jakie nadrzędne cele oraz oczekiwania ma względem samej dostawy i wdrożenia systemu WMS. Według dobrych praktyk w tego typu projektach, powinien on z zaangażowaniem uczestniczyć w pracach projektowych, by uzyskać te cele możliwie najmniejszym nakładem kosztów.
Zespół wdrożeniowy po zebraniu danych i zapoznaniu się ze wszystkimi istniejącymi procesami powinien dokonać rzetelnych analizy i na tej podstawie wypracować klarowną koncepcję systemu, która będzie spełniać stawiane warunki.
-
Wdrożenie systemu zarządzania magazynem – testy oprogramowania
Oprócz wsparcia dostawcy systemu w określeniu swoich potrzeb i analizie procesów logistycznych, zaangażowanie klienta musi objąć również szkolenia i testy oprogramowania. Aktywny udział w szkoleniach (prowadzonych przez dostawcę WMS) dla przyszłych kierowników, liderów i administratora WMS jest warunkiem koniecznym dla ich późniejszych efektywnych działań. Odpowiednio wyszkoleni kierownicy i liderzy szkolą następnie pracowników magazynowych przygotowując ich do wydajnej pracy. Równie ważnym zadaniem wymagającym znacznego nakładu pracy i zaangażowania ze strony klienta są testy. Uruchamiany system należy bardzo dokładnie sprawdzić i przetestować przed przełączeniem systemu na tzw. działanie produkcyjne.
W tym etapie, nazywanym samodzielną pracą testową zamawiającego (ale prowadzoną pod nadzorem dostawcy), bardzo ważne jest by pracownicy magazynu mogli w testowych warunkach, „potrenować” pracę w oparciu o oprogramowanie WMS a także przygotować się do obsługi systemu i zarządzania magazynem po wdrożeniu.
Najlepiej, by odbywało się to w warunkach rzeczywistych, w jakich przyjdzie pracować już po tzw. Go-Live. Taka praca na testowych zleceniach w warunkach realnych w magazynie pozwala z jednej strony na weryfikację umiejętności zdobytych podczas szkoleń z drugiej zaś na nabranie niezbędnej wprawy i pewności w działaniu a także minimalizuje ryzyko niespodzianek oraz błędów po przejściu na pracę produkcyjną.
Na etapie całego procesu ważne są również niezwykle inne zadania, z którymi to właśnie klient musi się zmierzyć – przygotowanie interfejsów po stronie systemów zarządzania współpracujących z WMS (np. ERP, TMS, MFC, etc.) oraz odpowiednich środowisk testowych po stronie tych systemów, przygotowanie środowiska na potrzeby testów w magazynie oraz produktów i materiałów koniecznych do przeprowadzenia tych testów, oznakowanie magazynu etykietami adresowymi czy przygotowanie dane stałych o produktach, kontrahentach, jednostkach ładunkowych itd.