Magazyn e-commerce – jakie są jego potrzeby i wymagania?

 

Procesy logistyczne w magazynach obsługujących kanał e-commerce charakteryzują się specyficznymi cechami i wymaganiami, które wynikają z samej charakterystyki handlu online – wiążą się z dużą dynamiką zmian, szybkością realizacji, zaawansowanymi rozwiązaniami technologicznymi czy niestandardową wielkością i strukturą stanów magazynowych. Jednoczesnym wyzwaniem są rosnące wymagania klientów sklepów internetowych. Podstawowym celem jest zapewnienie klientom jak najlepszych doświadczeń zakupowych, których główną składową jest szybkie przygotowanie zamówień oraz ich sprawna, bezproblemowa dostawa. O tym, czym charakteryzuje się magazyn e-commerce, tłumaczy w poniższym tekście Krzysztof Obroślak, Kierownik Projektu w Logifact-Systems.

 

 

 

 

  Krzysztof Obroślak

Kierownik Projektu

 w Logifact-Systems

 

 

Magazyn e-commerce. Wymagania dotyczące dostaw

 

 

Zakupy internetowe cieszą się coraz większą popularnością. Jej wzrost wynika z szeregu różnych czynników, spośród których bardzo ważnym wydaje się wybuch pandemii COVID-19, którego doświadczyliśmy już ponad 3 lata temu. Koronawirus niejako napędził szereg przemian społecznych, ekonomicznych i biznesowych: przyspieszył proces cyfryzacji zasobów w organizacjach, zmienił tryb pracy i nauki ze stacjonarnego na zdalny lub hybrydowy i wreszcie: zwiększył zainteresowanie zakupami online, które – szczególnie w dobie kwarantanny i izolacji – stanowiły rozsądną i bezpieczną alternatywę dla tradycyjnych, stacjonarnych transakcji. Jak zauważył dr Andrzej Bobiński, Prezes Logifact-Systems, „e-handel nie jest już (…) stosunkowo niewielkim rynkowym segmentem, a bardzo rozsądną alternatywą dla handlu tradycyjnego. Mimo braku lockdownu, który poniekąd był jednych z akceleratorów zainteresowania zakupami online, boom na e-commerce nie słabnie.”

 

Z danych firmy badawczej PMR, opublikowanych w listopadzie ubiegłego roku wynika, że lata 2022-2027 przyniosą wzrost wartości sektora e-commerce w Polsce z 92 do ponad 140 miliardów złotych.

 

Co nieunikniony wzrost oznacza dla branży e-commerce? Cóż, bez wątpienia konieczność dostosowania się do niego i dotrzymania mu tempa. Rosnąca popularność sklepów internetowych z jednej strony przełoży się na konieczność obsługi większych wolumenów, a z drugiej – spełniania coraz wyższych wymagań klientów końcowych.

 

 

Magazyn dla e-commerce. Czym się charakteryzuje?

 

Niestandardowa struktura stanów magazynowych

 

Bardzo często magazyny e-commerce muszą obsługiwać bardzo szeroki asortyment produktów, przy jednocześnie niewielkim zapasie pojedynczych SKU. Umiejętne, skrupulatne i sprawne zarządzanie stanem magazynowym ma fundamentalne znaczenie, bo pozwala uniknąć opóźnień w dostawach czy braków określonych produktów.

 

Należy też pamiętać, o strategii zarządzania zapasem, która zakłada, że nie wszystkie oferowane w witrynie WWW produkty są dostępne w magazynie (szczególnie te bardzo wolno obrotowe) i są zamawiane przez magazyn ze źródeł zewnętrznych tylko na potrzeby przyjętych już do realizacji zamówień. Mówimy wtedy o procesie „order for order”.

 

Wprowadzanie innowacji ma spełniać kilka celów: między innymi usprawniać działanie przedsiębiorstwa, optymalizować działanie procesów w organizacji, zwiększyć satysfakcję pracowników z wykonywanej pracy, ułatwić ją i wreszcie: wzmocnić konkurencyjność organizacji na tle innych przedsiębiorstw.

 

Szybkość i terminowość

 

Dla klientów sklepów internetowych równie istotne są szybkość i terminowość dostaw. Współczesnym standardem jest wysyłka zamówienia w tym samym dniu, w którym wpłynęło ono do systemu. Magazyn e-commerce wymaga zoptymalizowania procesów w taki sposób, by zamówienia były gotowe do wysyłki w możliwie jak najkrótszym czasie lub trafiły do klienta we wskazanym przez niego terminie. Terminowa i bezproblemowa dostawa w dużej mierze determinuje satysfakcję klienta z dokonanych zakupów.

 

Śledzenie i informowanie

 

Sama błyskawiczna dostawa jednak nie wystarczy. Coraz częściej bowiem klienci sklepów internetowych oczekują możliwości sprawdzenia statusu realizacji w czasie rzeczywistym. To oznacza, że magazyn e-commerce powinien być w stanie raportować do platformy e-commerce o stanie w jakim znajduje się dane zamówienie np. „wpłynęło do magazynu”, „w kompletacji”, „oczekuje na wysyłkę”, „wysłane z magazynu”, itp. Dalszym etapem jest śledzenie statusów dostawy zamówienia do klienta, za które na ogół odpowiada firma kurierska. Całościowo możemy mówić o systemie śledzenia dostaw pozwalającym na regularne aktualizacje statusu zamówień, dzięki którym klienci mogą być informowani o postępie realizacji zakupów dokonanych w sklepie internetowym.

 

 

 

 

Technologia i automatyzacja

 

Przy większych operacjach e-commers’owych logistyka magazynowa wymaga zastosowania zaawansowanych rozwiązań technologicznych i narzędzi opartych na automatyzacji. Obecność systemów do zarządzania magazynem, znanych jako system WMS, potrzebna jest już w wypadku stosunkowo niewielkich przedsięwzięć dotyczących handlu internetowego, a dla większych operacji niezbędne staje się zastosowanie systemów automatyki magazynowej (np. przenośniki, sortery, magazyny automatyczne, automaty do kompletacji, automaty do pakowania, itp.)  oraz wyspecjalizowanych robotów (np. roboty transportowe czy kompletacyjne). Automatyzacja i robotyzacja pozwala przede wszystkim na przyspieszenie realizacji zamówień oraz minimalizuje ilości popełnianych błędów, co – jak wspomniałem w powyższym akapicie – jest dla klienta nie bez znaczenia.

 

Integracja z różnymi partnerami logistycznymi

 

Magazyny e-commerce muszą współpracować z różnymi firmami kurierskimi, co oznacza, że powinny być zdolne do łatwej integracji z różnymi środowiskami, systemami i partnerami – tak, by sprawnie przekazywać i dostarczać zamówienia do klienta.

 

Staranne pakowanie

 

Odpowiednie opakowanie jest istotne, aby uniknąć uszkodzeń w trakcie dostawy i zminimalizować możliwość zwrotów, dlatego w tej kwestii nie ma miejsca na kompromis! Dostawy zamówień z magazynów e-commerce muszą być starannie zapakowane, aby transport produktów był bezpieczny.

 

Zwroty i obsługa reklamacji

 

Choć zwroty i reklamacje mają miejsce również w tradycyjnych sklepach stacjonarnych, w przypadku sklepów internetowych ten proces może być bardziej skomplikowany. Wiąże się to z określonymi procedurami logistycznymi, które muszą być wykonane w przypadku takiego zwrotu. Nie bez znaczenia są też przepisy prawa – w wielu krajach prawo konsumenckie określa okres, w którym klient może zwrócić towar i w jakim terminie może liczyć na zwrot środków lub wymianę wadliwego towaru.

 

Magazyny e-commerce muszą zatem być przygotowane do obsługi zwrotów i reklamacji oraz zapewnienia sprawnej procedury zwrotu towarów.

 

Przystosowanie do wzmożonej aktywności w okresach promocji i sezonowych szczytów

 

Magazyny obsługujące e-commerce muszą być przygotowane na wzmożoną aktywność w okresach promocji, jak Black Friday czy Cyber Monday, oraz w sezonach świątecznych. Zwiększony wolumen zamówień, często dwukrotny lub wyższy, stanowi duże wyzwanie logistyczne, dlatego odpowiednie planowanie i organizacja są kluczowe.

 

 

Magazyn dla e-commerce. Proces kompletacji zamówień e- commerce

 

 

W kontekście magazynów e-commerce trudno nie poświęcić kilku osobnych akapitów samej kompletacji zamówień. Jej prawidłowa i sprawna realizacja wpływa nie tylko na poziom satysfakcji klienta, ale również ma przełożenie na rentowność przedsiębiorstwa i decyduje o efektywności pozostałych procesów w magazynie.

 

W przypadku magazynów e-commerce możemy wyróżnić trzy najpopularniejsze metody kompletacji zamówień, charakterystyczne właśnie dla obsługi tego kanału.

 

Pierwszym z nich jest multi-order-picking, czyli kompletacja wielu zamówień w jednej drodze kompletacyjnej, z założeniem że każde zamówienie jest kompletowane do osobnej jednostki kompletacyjnej. Ten sposób kompletacji stosowany jest ze względu na strukturę zamówień e-commerce tj. niewiele pozycji z niewielką liczbą sztuk na pozycji, a co za tym idzie, zamówienia są małogabarytowe i bardzo często mieszczą się w niewielkich pojemnikach czy kartonach.

 

Drugi sposób polega na agregacji wielu zamówień, a następnie na ich rozsortowaniu. Wiele zamówień jest łączonych w jedno duże, zagregowane zamówienie, które jest kompletowane do jednej jednostki kompletacyjnej. Następnie w strefie sortowania następuje rozłożenie skompletowanego towaru do jednostek wysyłkowych dedykowanych pod źródłowe zamówienia klientów.

 

Trzecie wyjście to agregacja zamówień jednopozycyjnych i jednosztukowych. Działa podobnie jak wyżej wymieniony sposób, ale w tym przypadku nie ma potrzeby sortowania towaru w dedykowanej strefie sortowania. Wystarczy na stanowiskach pakowania spakować każdą sztukę w oddzielną jednostkę wysyłkową.

 

 

 

 

Rozwiązania stosowane w strefach kompletacji

 

Oprócz samych metod kompletacyjnych charakterystycznych dla magazynów e-commerce warto zwrócić również uwagę na popularne rozwiązania w strefach kompletacji takich jak:

 

• System przenośników transportujący jednostkę kompletacyjną przez poszczególne sekcje kompletacyjne – jednostka kompletacyjna dojeżdża na peron kompletacyjny, osoba kompletująca dokłada do niej towar znajdujący się w lokacjach przy peronie a następnie kieruje jednostkę do kolejnej sekcji, w której pracuje kolejna osoba;

• Stacje kompletacyjne połączone układem przenośników z magazynem automatycznym. Dzięki nim osoba kompletująca nie musi pokonywać drogi kompletacyjnej i odwiedzać poszczególnych miejsc pobrania, bo pracuje w trybie goods-to-person;

• Put-to-light – układ lampek i wyświetlaczy stosowany np. w strefie sortowania, wspomagający odkładanie towaru do właściwych jednostek wysyłkowych dedykowanych pod zamówienia klientów; taki układ może być zastosowany również na wózkach kompletacyjnych, kiedy użytkownik zbiera wiele zamówień w jednej drodze kompletacyjnej;

• Pick-by-light – to również układ lampek i wyświetlaczy, ale wspomagający pobieranie towarów z poszczególnych lokacji kompletacyjnych, może być zastosowany w sekcjach kompletacyjnych do których jednostka kompletacyjna transportowana jest za pośrednictwem przenośnika i zatrzymuje się na peronie;

• Sortery automatyczne, do najczęściej stosowanych zaliczyć można: sortery typu Tilt Tray z przechylnymi tacami pozwalającymi na zrzucenie znajdujących się na nich przedmiotów do specjalnych zrzutni, sortery typu push z popychaczami, sortery typu cross belt (z poprzecznymi pasami) wykorzystywane są do sortowania produktów szczególnie delikatnych i transportowania ich bezpiecznie do odpowiedniej zrzutni, czy sortery typu bomb-bay stosowanymi często w magazynach odzieżowych – gdzie przenośnik z zapadniami zrzuca transportowany towar do jednostek kompletacyjnych znajdujących się bezpośredni pod nim

 

 

Składowanie, pakowanie i kontrola towarów w magazynach e- commerce  

 

Choć fundamentalne znaczenie w procesie obsługi zamówień dla biznesu e-commerce ma kompletacja, warto pochylić się również nad kwestią składowania towarów, a także ich kontrolą i pakowaniem.

 

Składowanie dużej części produktów nie odbywa się w jednorodnych jednostkach magazynowych (np. na paletach lub pojemnikach); najczęściej trzeba stosować systemy składowania dla produktów o niewielkim zapasie – takie jak np. regały półkowe. Żeby wykorzystać kubaturę magazynu, bardzo często stosowanym rozwiązaniem jest wykorzystywanie antresoli. Zarządzanie kompletacją i ruchem jednostek kompletacyjnych pomiędzy poszczególnymi piętrami antresoli wymaga często zaimplementowania zaawansowanych algorytmów w systemie klasy WMS. W przypadku zastosowania automatyki magazynowej możemy mieć do czynienia z automatycznymi magazynami półkowymi czy szafami windowymi.

 

Z kolei podczas procesów kontroli i pakowania bardzo często następuje wydruk różnorodnych dokumentów magazynowych – np. etykiet logistycznych, dokumentów WZ czy faktur. Ponadto zamówienia z magazynów e-commerce są najczęściej nadawane kurierem, a to wymaga od magazynowego systemu WMS komunikacji z ich systemami w celu wygenerowania przesyłki i wydrukowania przypisanej do niej etykiety kurierskiej.

 

Czy logistyka magazynowa ewoluuje wraz z rozwojem e- commerce?

 

Nie ulega wątpliwości, że tak. Rozwój branży e-commerce napędza rozwój logistyki magazynowej, a rozwiązania w tym obszarze dostosowują się do obsługi rozdrobnionego zapasu i niewielkich zamówień. Specyficzna struktura zapasu, dostaw i wydań wymusza przygotowywanie nowych rozwiązań zarówno jeśli chodzi o technologię magazynowania, technologię transportu jak i zarządzanie przepływem towarów przez systemy klasy WMS.

 

Magazyn w branży e-commerce. Czy lepiej postawić na outsourcing magazynu czy rozbudowę własnego magazynu?

 

Niestety, w tym wypadku nie ma jedynej słusznej odpowiedzi. Wybór między rozbudową własnego magazynu a outsourcingiem usług logistycznych zależy od wielu czynników, takich jak specyfika działalności, budżet, wzrost i zapotrzebowanie na przestrzeń magazynową, a także preferencje i cele firmy. Trudno wskazać, które rozwiązanie jest lepsze, ponieważ to zależy od indywidualnych potrzeb, sytuacji i priorytetów przedsiębiorstwa. Wiele firm decyduje się na hybrydowe podejście. Przed podjęciem decyzji warto przeprowadzić analizę kosztów, korzyści i ryzyka dla obu opcji oraz porozmawiać z ekspertami branżowymi.